Was ist ein Workflow?

Übersicht

Der Arbeitsalltag kann oft ziemlich chaotisch sein. Dabei wiederholt sich vieles aber auf vorhersehbare Weise. So gehen wir bei der Einführung neuer Mitarbeiter zum Beispiel immer gleich vor. Auch neue Arbeitsanfragen durchlaufen immer dieselben Phasen. Unsere Arbeit ist geprägt von wiederkehrenden Mustern.

Und diese Muster nennen wir Workflows.

Was ist ein Workflow?

Workflow

Stellen Sie sich Workflows wie Straßen oder Autobahnen vor.

Wie ein Fahrzeug legt die Arbeit einen bestimmten Weg zurück, um ihr Ziel zu erreichen. Ein Workflow kann so klein sein, wie der Weg von Ihrer Haustür bis zum Laden an der nächsten Ecke, er kann aber auch einem länderübergreifenden Autobahnnetz gleichen.

Und genauso wie bei Straßen kann es auch bei Workflows zu Staus, chaotischen Zuständen oder sogar zu abrupten Stopps kommen.

Der Asana Workgraph

Work Graph

Mit Asanas einzigartigem Datenmodell, dem Work Graph, können Sie leistungsstarke Workflows erstellen. Profitieren Sie von automatisierten Prozessen und verabschieden Sie sich von verwirrenden E-Mail-Verläufen und unübersichtlichen Tabellen.

Den Workflow verstehen

Für fast jeden Teil der Arbeit lässt sich ein Workflow erstellen. Er umfasst mehrere Schritte, die wiederholbar sind und systematisch ausgeführt werden.

Der erste Schritt zur Erstellung eines Workflows in Asana ist, zu verstehen, wie der derzeitige Prozess funktioniert.

Den Workflow verstehen

Finden Sie die Start- und Endpunkte Ihres Workflows heraus.

Veranschaulichen wir diesen Schritt anhand eines Beispiels. Ein Team, das für die Bearbeitung von Kundenfeedbacks zuständig ist, erkennt, dass der Workflow dann beginnt, wenn ein Feedback von einem Kunden über einen Mitarbeiter des Kundenserviceteams übermittelt wird. Der Workflow endet, nachdem das Team das Feedback bearbeitet hat, und die Ergebnisse an den entsprechenden Mitarbeiter des Kundenserviceteams übergibt.

Lokales Feld

Erstellen Sie die einzelne Schritte Ihres Workflows vom Anfang bis zum Ende.

Erfassen Sie dabei auch, wer für welche Aufgaben zuständig ist und welche Tools genutzt werden.

Phasen

Fassen Sie die einzelnen Schritte in Phasen zusammen.

Der Phasenverlauf kann sich zum Beispiel in folgende Phasen gliedern: „Anfragen“, „In Bearbeitung“ und „Lösung“.

Oft verwendete Workflow-Phasen

Phasen

Kein Workflow gleicht dem anderen, aber die meisten durchlaufen in irgendeiner Weise die folgenden Hauptphasen:

  1. Planung

    Beispiele für Aktionen in der Planungsphase:
  • Ideenfindung oder Informationsbeschaffung
  • Entgegennahme von Anfragen
  • Priorisierung und Ressourcenplanung für Projekte
  1. Durchführung

    Beispiele für Aktionen in der Durchführungsphase:
  • Entwicklung und Überprüfung von Ergebnissen
  • Fortschrittserfassung der Arbeitsvorgänge
  1. Überprüfung

    Beispiele für Aktionen in der Überprüfungsphase
  • Feedback zu & Genehmigungen von Ergebnissen
  • Berichterstattung an Stakeholder

Ein paar Beispiele:

Arbeitsanfragen

Arbeitsanfragen

Sprints

Sprint-Planung

Bewerber

Erfassung von Bewerbern

Sobald Sie ein Verständnis für Ihren Workflow entwickelt haben, ist es an der Zeit, die Grundlagen für Ihren Workflow zu schaffen. Lesen Sie hierfür den nächsten Artikel dieser Reihe.

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