Die Grundlage für Ihren Workflow

Unternehmen

Unternehmen verbinden alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens, die Asana verwenden, in einer einzigen Plattform, die auf der gemeinsamen E-Mail-Domain Ihrer Firma basiert.

Teams

Innerhalb des Unternehmens werden Sie und Ihre Kollegen in Teams unterteilt, um an Ihren Projekten und Aufgaben zusammenzuarbeiten. Jeder Nutzer innerhalb Ihrer Organisation ist Mitglied mindestens eines Teams, aber kann auch zu mehreren Teams gehören.

Projekte

Projekte gestatten es Ihnen, alle zu einer bestimmten Initiative, Zielsetzung oder umfassenden Arbeitsstellung gehörenden Aufgaben zu organisieren. Innerhalb von Projekten werden Sie Abschnitte verwenden, um Ihre Aufgaben anzuordnen.

Aufgaben

Aufgaben sind das grundlegende Element für Aktionen in Asana.

Unteraufgaben

Nutzen Sie Unteraufgaben, um die zu einer Aufgabe gehörende Arbeit in kleinere Schritte aufzugliedern oder um die Arbeit unter mehreren Personen aufzuteilen.

Kommentare

Kommentieren Sie eine Aufgabe, um Fragen zu stellen, zusätzliche Informationen oder Erkenntnisse beizusteuern.

Entscheidungen zur Einrichtung eines Workflows

Um als Nächstes sicherzustellen, dass Ihr Workflow reibungslos funktioniert, sollten Sie einige essenzielle Entscheidungen treffen.

Entscheidung 1: Projekt oder Aufgabe

Die von Teams am häufigsten gestellte Frage ist, ob sie ihren Workflow als Projekt oder Aufgabe einrichten sollten.

Wir empfehlen, mit einem Projekt zu beginnen, um Ihren allgemeinen Workflow zu erfassen.

Ein Projekt bietet Ihnen einen zentralen Ort, um sich mit Beteiligten zu koordinieren. Fügen Sie Aufgaben und Unteraufgaben hinzu, um ausführbare Arbeit zu repräsentieren. Aufgaben, die zu vage sind – wie z. B. „Werbung“ – sind schwer umzusetzen. Schlüsseln Sie die Aufgaben so auf, dass sie ausführbar sind.

Entscheidung 2: Wie Sie Abschnitte verwenden

Wenn Sie überlegen, wie Sie Projektabschnitte verwenden sollten, ist es hilfreich, sich über die zwei Hauptwege klar zu werden, auf denen Arbeit einen Workflow durchläuft: in Abfolgen und Phasen.

Abfolgen

Abfolgen sind wie Checklisten – die Arbeit wird in einer bestimmten Abfolge erledigt, was zu einem letztendlichen Ergebnis führt. Die Planung eines Events oder die Einführung eines neuen Mitarbeiters sind gute Beispiele für Workflows mit festen Abläufen. In diesem Fall sollten Sie für Ihr Projekt die Listenansicht wählen und Abschnitte dafür nutzen, Aufgaben nach Kategorie oder Zeitrahmen zu gruppieren.

Phase

Phasen sind wie Pipelines – ein einzelnes Ergebnis durchläuft bis zu seiner Vollendung eine Reihe von Phasen. Prozesse für Anfragen oder Produktentwicklungspipelines sind gute Beispiele für in Phasen unterteilte Workflows. In diesem Fall sollten Sie für Ihr Projekt die Boardansicht auswählen und Abschnitte verwenden, um die einzelnen Phasen darzustellen. Ihre Aufgaben repräsentieren jedes Ergebnis und Sie bewegen sie von einem Abschnitt zum nächsten, während sie die einzelnen Phasen durchlaufen.

Entscheidung 3: Welche benutzerdefinierten Felder Sie hinzufügen sollten

Sie sollten sich bereits früh Gedanken über benutzerdefinierte Felder machen. Die Art und Weise, wie Sie Ihren Workflow organisieren, automatisieren oder darüber berichten, hängt von den von Ihnen hinzugefügten Feldern ab.

Organisieren

Wie müssen Sie Aufgaben in Ihrem Workflow organisieren? Erstellen Sie Felder für bestimmte Kategorien.

Automatisieren

Wie möchten Sie Ihren Workflow automatisieren? Sie können auf den von Ihnen hinzugefügten Feldern basierende benutzerdefinierte Regeln festlegen.

Bericht erstatten

Worüber müssen Sie in Ihrem Workflow Bericht erstatten? Die Ihnen im Projekt-Dashboard zur Verfügung stehenden Diagramme hängen von Ihren benutzerdefinierten Feldern ab.

Entscheidung 4: Wann Sie Unteraufgaben verwenden sollten

Manchmal ist es notwendig, eine einzelne Aufgabe oder ein einzelnes Ergebnis in kleinere, aufeinanderfolgende Schritte zu unterteilen. Verwenden Sie in solchen Situationen Unteraufgaben.

Hüten Sie sich davor, ganze Workflows zu erstellen, die lediglich aus Aufgaben und Unteraufgaben bestehen. Dies kann im weiteren Verlauf Probleme verursachen, wenn Sie Automatisierung hinzufügen, die Zeitleistenansicht verwenden oder einen Bericht zu erledigter Arbeit erstatten möchten.

Gängige Verwendungszwecke für Unteraufgaben

Falls es sich bei der übergeordneten Aufgabe um eine Anfrage handelt, sollten Sie die Folgeschritte mittels Unteraufgaben erfassen.

Wenn mehrere Personen nötig sind, um Arbeitsergebnisse für eine übergeordnete Aufgabe zu genehmigen, fügen Sie Genehmigungsanfragen als Unteraufgaben hinzu.

Einige Workflows beinhalten Aktionen, die nur unter bestimmten Bedingungen ausgeführt werden können. Zum Beispiel mag ein Team, das Anfragen verwaltet, die Bedingung festlegen, dass zusätzliche Informationen benötigt werden, bevor die Anfrage Fortschritte machen kann. In diesem Fall sollten Sie die Regel anwenden, dass Unteraufgaben hinzugefügt werden müssen, sobald die Aufgabe dieses bestimmte Stadium erreicht.

Wussten Sie schon, dass Sie Unteraufgaben Abschnitte hinzufügen können? Verwenden Sie hierfür die Tastenkombination „Tab + N“

Als allgemeine Faustregel gilt: Wenn Sie mehr als 10 Unteraufgaben hinzufügen, sollten Sie stattdessen die Erstellung eines neuen Projekts mit Aufgaben erwägen.

Entscheidung 5: Ein Projekt oder mehrere Projekte?

Manchmal ist ein Workflow umfangreich genug, um sich über mehrere Projekte zu erstrecken.

Nutzen Sie mehrere Projekte, wenn:

Ihr Workflow sich mit einem anderen Team, das bereits mit seinem eigenen Projekt arbeitet, überschneidet. Zum Beispiel verfolgt ein Team vielleicht die Veröffentlichungen von Storys in einem Projekt nach, während ein anderes Team dasselbe Thema in einem bevorstehenden Meeting diskutieren möchte. Daher fügen die Teams die relevanten Aufgaben zu beiden Projekten hinzu.

Die Phasen Ihres Workflows ein derartig hohes Aufgabenpensum umfassen, dass es zu unübersichtlich werden würde, wenn Sie alles in einem einzelnen Projekt festhalten. Zum Beispiel kann es sein, dass ein Team ein Projekt nutzt, um eine Inbox für Anfragen zu verwalten, in der aber ein hohes Volumen an Anfragen eingeht. Daher erstellt das Team ein separates Projekt, um auf die Anfragen zu reagieren, sobald diese in Bearbeitung sind. Die Teammitglieder verwenden benutzerdefinierte Regeln, um diesen Prozess zu automatisieren.

Entscheidung 6: Wie Sie Projektberechtigungen einrichten

Die Art und Weise, wie Sie Ihre Berechtigungen eingerichtet haben, wird sich auf die Funktion Ihres Workflows auswirken. Sie können Projektmitgliedern entweder Bearbeitungsrechte oder Kommentarzugriffsberechtigungen zuweisen. Kommentarzugriffsberechtigungen gestatten es Teammitgliedern, Projekte anzusehen oder zu kommentieren, ohne diese jedoch bearbeiten zu können.

Für die meisten Workflows werden Sie Projektmitgliedern Bearbeitungsrechte zuweisen müssen, damit sie ihre jeweiligen Aufgaben bearbeiten können. Wir empfehlen, lediglich Kommentarzugriff zu geben, wenn: Ein Projekt für eine große Anzahl von Beteiligten, die selbst für keine der Aufgaben verantwortlich sind, offen sichtbar sein muss. Projekte sensible Informationen beinhalten und Sie versehentliche oder unnötige Änderungen vermeiden möchten.

Erfahren Sie hier alles Wissenswerte zu Berechtigungen.

Nachdem Sie die Grundlage für Ihren Workflow geschaffen haben, ist es an der Zeit, etwas Bewegung ins Spiel zu bringen. Lesen Sie hierfür den nächsten Artikel in dieser Serie