Aktionen in Ihrem Workflow

Sie haben Ihren Arbeitsablauf eingerichtet. Doch wie sorgt man nun für flüssige Übergaben und automatisierte Vorgänge, die ihn zum Leben erwecken? Wie bringen Sie den „Flow“ in Ihren Workflow?

Dieser Artikel ist Teil 3 einer 3-teiligen Serie. Falls Sie die ersten beiden Artikel noch nicht kennen, können Sie hier nachschauen: Artikel 1 Artikel 2

Workflow Builder

Die ersten Schritte mit dem Workflow Builder

Builder

Sie finden den Workflow Builder als Tab in Ihren Projekten. Mit dieser Funktion lassen sich die Arbeitsschritte festlegen, die Ihre Arbeit von Anfang bis Ende durchläuft. Mit dem Workflow Builder können Sie einen Workflow zwar erstellen, jedoch nicht ausführen. Nachdem Sie den Workflow im Workflow Builder erstellt haben, stehen Ihnen die anderen Projektansichten für die Umsetzung zur Verfügung.

Vier Arten von Aktionen

Unabhängig davon, ob Sie den Workflow Builder verwenden oder nicht, gibt es vier verschiedene Arten von Aktionen, die Sie mit den richtigen Funktionen in Asana verknüpfen können.

1. Initialisierung

Lokales Feld

Bei jedem Arbeitsablauf gibt es einen Startpunkt, an dem die Arbeit beginnt. Abhängig von Ihrem Workflow können Sie die Arbeit auf eine der folgenden Arten beginnen:

  1. Manuell: In manchen Fällen initiiert Ihr Team die Arbeit manuell, etwa wenn Sie beschließen, einen neuen Blogbeitrag für eine bevorstehende Markteinführung zu posten. In diesen Fällen erstellen Sie ein neues Projekt oder eine neue Aufgabe.
  2. Mit einem Formular: Einige Arbeitsabläufe beinhalten einen Erfassungsprozess, bei dem handlungsrelevante Arbeiten durch den Input anderer ausgelöst werden, etwa durch eine Anfrage. Solche Prozesse sind ein idealer Anwendungsfall für Formulare, mit dem Sie Arbeitsanforderungen optimieren und standardisieren können.
  3. Mit einer Aufgabenvorlage: Teams, die immer wieder dieselbe Abfolge von Schritten durch ihren Arbeitsablauf laufen lassen, verwenden Aufgabenvorlagen. Diese Vorlagen sind ideal, wenn Sie eine Aufgabe mit Links zu relevanten Informationen und einer Reihe von Unteraufgaben vorbereiten möchten, zum Beispiel, um den aktuellen Stand von Bewerbern zu erfassen.

2. Übergaben

In zahlreichen Arbeitsabläufen reicht eine Person die Arbeit an eine andere weiter, bis das Projekt schließlich die Ziellinie erreicht. Teams wenden diese gängigen Praktiken für Übergaben an:

Lokales Feld

Manuell neu zuweisen

Die Arbeit wird durch das Hinzufügen von Verantwortlichen zu Aufgaben umsetzbar. In manchen Arbeitsabläufen ist jeweils ein anderes Teammitglied in verschiedenen Phasen für die Arbeit zuständig.

Zum Beispiel, wenn ein Creative Producer eine Anfrage an einen Designer zur Bearbeitung weitergibt. In solchen Fällen sollten Sie die Aufgabe einfach neu zuweisen.

Lokales Feld

Unteraufgaben hinzufügen

Wenn Sie eine Aufgabe in kleinere Schritte aufteilen möchten, um einzelne Ergebnisse von einen Schritt zum nächsten weiterzureichen, fügen Sie Unteraufgaben hinzu.
Ein Team, das zum Beispiel Anfragen verwaltet, verfolgt das jeweilige Ergebnis als Aufgabe in seinem Projekt. Sie fügen Unteraufgaben hinzu, um die Schritte zwischen den einzelnen Phasen des Arbeitsablaufs zu strukturieren.

Lokales Feld

Abhängigkeiten hinzufügen

In manchen Fällen blockiert eine Aufgabe das Vorankommen einer anderen. Verwenden Sie in diesen Fällen Abhängigkeiten. Mit Abhängigkeiten lässt sich darstellen, dass eine Aufgabe durch eine andere blockiert wird.

So muss ein Team, das sich um das Kundenfeedback zu Produkten kümmert, warten, bis das Entwicklungsteam seine Arbeit erledigt hat, bevor die Informationen über das Resultat an das Team gehen, das das Feedback ursprünglich eingereicht hat. Somit fügen sie eine Abhängigkeit hinzu, um zu zeigen, dass eine Aufgabe durch eine andere blockiert wird. Das Festlegen von Abhängigkeiten ist nur für Teams und Unternehmen mit Asana Premium verfügbar.

Lokales Feld

Genehmigungen verwenden

Viele Übergaben müssen erst abgesegnet werden, bevor sie fortgesetzt werden können. Hier kommen Genehmigungen ins Spiel. Genehmigungen sind ein Aufgabentyp, mit dem die verantwortliche Person folgende Optionen hat: „Genehmigen“, „Überarbeiten“ oder „Verwerfen“. Beispielsweise muss ein Designer einen Entwurf von verschiedenen Beteiligten überprüfen und genehmigen lassen, bevor dieser fertiggestellt werden kann. Genehmigungen sind für Asana-Kunden mit Business- oder Enterprise-Abo verfügbar.

3. Überschneidungen

In manchen Arbeitsabläufen überschneidet sich die Arbeit mit der eines anderen Teams oder Tools. Bei solchen Überschneidungen sollten Sie Folgendes beachten:

Lokales Feld

Mehrfachzuordnung von Aufgaben zu Projekten

In Asana lassen sich Aufgaben zu mehreren Projekten gleichzeitig hinzufügen, ohne dass sie dupliziert werden müssen. Aktualisierungen an der Aufgabe werden in beiden Projekten angezeigt. Das bezeichnen wir als Mehrfachzuordnung oder auch Multihoming.

Mit der Mehrfachzuordnung schaffen Sie Transparenz für ein und dieselbe Aufgabe in verschiedenen Projekten und Teams in Asana.

Lokales Feld

Integrationen

Überschneidet sich Ihre Arbeit mit einem anderen Tool, prüfen Sie, ob eine Integration besteht. Wenn ja, können Sie Ihren Arbeitsablauf in beiden Tools miteinander verknüpfen.

Unsere Liste der Integrationen finden Sie hier.

4. Wiederholung

Lokales Feld

In vielen Arbeitsabläufen führt man immer wieder dieselbe Tätigkeit aus, um Fortschritte zu erzielen. Hier bieten sich Regeln an  – einfache Automatisierungen, die manuelle Schritte reduzieren. Regeln sind für Asana Premium-Kunden verfügbar. Weitere Anpassungen stehen Asana Business- und Enterprise-Kunden zur Verfügung.

Lokales Feld

Mit dem Workflow Builder lassen sich in jeder Phase des Workflows lückenlos Regeln erstellen.

Im Grunde lässt sich jede der in diesem Artikel bereits besprochenen Aktionsarten automatisieren. Zum Beispiel:

Auslöser und Aktionen

Initiierung → Wenn einem Projekt per Übermittlung eines Formulars eine neue Aufgabe hinzugefügt wird... → Unteraufgaben zur sofortigen Überprüfung hinzufügen

Übergaben → Wenn ein benutzerdefiniertes Feld aktualisiert wird... → Aufgabe einem bestimmten Teammitglied neu zuweisen

Überschneidungen → Wenn eine Aufgabe in einen bestimmten Abschnitt verschoben wird... → Aufgabe zum Projekt eines anderen Teams hinzufügen

Weitere gängige Regeln für Arbeitsabläufe:

AuslöserAktionen
(Wenn alle neuen Aufgaben in einen bestimmten Abschnitt verschoben werden sollen) Wenn eine neue Aufgabe zu einem Projekt hinzugefügt wird...Aufgabe in einen bestimmten Abschnitt verschieben
(Wenn Aufgaben automatisch als „Erledigt“ erscheinen sollen, wenn Sie sie in einen Abschnitt für erledigte Aufgaben verschieben) Wenn eine Aufgabe in den Abschnitt für erledigte Aufgaben verschoben wird...Aufgabe als erledigt markieren
(Wenn Sie um ein Status-Update für anstehende Aufgaben bitten möchten) Wenn ein Fälligkeitsdatum näher rückt...Kommentar zur Aufgabe hinzufügen

(Wenn Sie einer Projektaufgabe eine verantwortliche Person zuweisen möchten) Wenn eine Aufgabe in einen bestimmten Abschnitt verschoben wird ... | Aufgabe einen Kommentar hinzufügen, in dem die Projektvorlage @erwähnt wird (Wenn eine Genehmigung je nach Antwort des Genehmigenden in eine andere Phase übergehen soll) Wenn eine Genehmigungsaufgabe als „Genehmigt“, „Überarbeitung nötig“ oder „Verworfen“ gekennzeichnet ist | Aufgabe in einen bestimmten Abschnitt verschieben

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