Planung einer Veranstaltung auf dem Campus

Die Planung einer Veranstaltung auf dem Campus ist in der Regel recht stressig und bringt viel Wirbel mit sich, jede Menge E-Mails und mehr Deadlines, als man bewältigen kann. Ganz gleich, ob Ihre nächste Veranstaltung zehn oder 10.000 Teilnehmer hat, Asana ist das perfekte Tool für die Veranstaltungsplanung mit Ihren Kommilitonen und garantiert, dass Ihr Event reibungslos abläuft.

Einrichten Ihres Veranstaltungs-Projekts

1. Erstellen Sie ein neues Projekt für Ihre Veranstaltung. Geben Sie dem Projekt einen eindeutigen Namen wie „Herbst-Hackathon” oder „Benefiz-Konzert”. Fügen Sie eine ProjektbeschreibungProjektbeschreibungDie Projektbeschreibung ist ein Ort, an dem Teamkollegen Ziele mitgeteilt werden und ein Überblick über das Projekt zu finden ist.Weiterlesen mit einer Übersicht hinzu.
2. Laden Sie andere Kommilitonen und weitere angehende Veranstaltungsplaner Projektmitgliederproject memberWeiterlesen ein, sodass jeder Aufgaben zuweisen und erledigen kann und von wichtigen Updates erfährt.
3. Organisieren Sie Ihren Zeitplan für das Event mit AbschnittenAbschnittenWeiterlesen auf der Grundlage Ihres Workback-Kalenders. Verwenden Sie Überschriften wie „1 Monat vorher”, „Woche von”, „1 Tag vorher” etc.
4. Fügen Sie Aufgaben zu jedem Abschnitt hinzu und stellen Sie sicher, dass jede Aufgabe ein Fälligkeitsdatum, einen Verantwortlichen, wichtige Datei-Anhänge und eine klare Beschreibung hat, damit jeder weiß, wer was bis wann macht.
5. Am Tag Ihrer Veranstaltung können Sie Asana verwenden, um Ihren Zeitplan zu visualisieren, indem Sie Aufgaben mit Fälligkeitsdaten für jeden Schritt hinzufügen, einschließlich des Aufbaus, der Ankunft der Lieferanten, der Ankunft der Gäste, des Essens usw. Im Laufe der Veranstaltung kann Ihr Team Aufgaben von einem mobilen Gerät aus erledigen und so sicherstellen, dass alles nach Plan verläuft.

Laden Sie die Asana-App für iOS oder [Android](https://play.google.com/store/apps/details? id=com.asana.app&hl=en) herunter, für eine flüssige Koordination zwischen Ihnen und Ihrem Planungsteam am Tag der Veranstaltung.

Mehr Möglichkeiten mit Veranstaltungsplanung

Sponsoren erfassen

Sie können auf ganz einfach Sponsoren in Ihr Veranstaltungsprojekt aufnehmen. Mit einer Aufgabe für jeden Sponsor können Sie Unteraufgaben verwenden, um jeden Schritt des Prozesses, einschließlich Kontaktaufnahme, Pitch-Anrufe und Materialien, Verträge und Sponsor Assets, wie Logos und Einzeiler, erfassen. Es kann ein toller Ort sein, um Ideen für Sponsoren zu sammeln und Ihre Fortschritte in Sachen Geldeinwerbung für Ihre Veranstaltung zu verfolgen. Sehen Sie sich unsere Konto-Verfolgungs-Beispiele an, um einen Eindruck zu erhalten.

Kopieren Sie ein Veranstaltungs-Projekt

Wenn Sie Gastgeber einer Reihe von Veranstaltungen oder der gleichen Veranstaltung in regelmäßigen Abständen sind, können Sie eine Projektvorlage zum Duplizieren erstellen. Fügen Sie basierend auf Erfahrungen aus früheren Veranstaltungen Einträge zur Vorlage hinzu. Erstellen Sie für jede neue Veranstaltung in der Reihe ein Duplikat des Projekts. Die Verwendung von Vorlagen macht es einfach, die Veranstaltungsplanung nach Studienabschluss an die nächste Generation weiterzugeben.

Gästeliste im Auge behalten

Behalten Sie den Überblick über Ihre Gäste-Liste in Asana. Verwenden Sie ein Google-Formular für die Gäste, damit sie auf Einladungen antworten können, und integrieren Sie es in Ihre Veranstaltung oder ein neues Projekt. Wenn Gäste auf die Einladung antworten, erscheint ihr Name als eine Aufgabe in Asana. Sie könnten dieses Projekt sogar als die Check-in-Liste verwenden. Wenn der Gast bei Ihrer Veranstaltung erscheint, markieren Sie die Aufgabe auf Ihrem mobilen Gerät als erledigt.

Verwalten von externen Anbietern

Verwenden Sie Ihr Projekt, um Interaktionen mit externen Anbietern zu verwalten. Erstellen Sie eine Aufgabe für jeden Anbieter und Unteraufgaben für jeden Schritt des Prozesses, einschließlich Angebot bekommen, den Vertrag abschließen, den Zeitplan bestätigen und die Rechnung bezahlen. Wenn Sie eine Rechnung in Ihrem E-Mail-Posteingang erhalten, verwenden Sie die E-Mail-Weiterleitung, um eine Aufgabe in Asana zu erstellen.

Vorbei sind die Zeiten, in denen eine Veranstaltung mit einem Klemmbrett oder E-Mails verwaltet wurde. Mit Asana ist Ihr Team organisiert und bestens auf Ihre nächste Veranstaltung vorbereitet. Gleichzeitig sorgen Sie dafür, dass Ihre Gäste das bestmögliche Erlebnis haben.