Planung einer Veranstaltung auf dem Campus

Die Planung einer Veranstaltung auf dem Campus ist in der Regel recht stressig und bringt viel Wirbel mit sich, jede Menge E-Mails und mehr Deadlines, als man bewältigen kann. Ganz gleich, ob Ihre nächste Veranstaltung zehn oder 10.000 Teilnehmer hat, Asana ist das perfekte Tool für die Veranstaltungsplanung mit Ihren Kommilitonen und garantiert, dass Ihr Event reibungslos abläuft.

Einrichten Ihres Veranstaltungs-Projekts

  1. Erstellen Sie ein neues Projekt für Ihre Veranstaltung. Geben Sie dem Projekt einen eindeutigen Namen wie „Herbst-Hackathon” oder „Benefiz-Konzert”. Fügen Sie eine ProjektbeschreibungProjektbeschreibung Die Projektbeschreibung ist ein Ort, an dem Teamkollegen Ziele mitgeteilt werden und ein Überblick über das Projekt zu finden ist. Weiterlesen mit einer Übersicht hinzu.
  2. Laden Sie andere Kommilitonen und weitere angehende Veranstaltungsplaner project member ein, sodass jeder Aufgaben zuweisen und erledigen kann und von wichtigen Updates erfährt.
  3. Organisieren Sie Ihren Zeitplan für das Event mit Abschnitten auf der Grundlage Ihres Workback-Kalenders. Verwenden Sie Überschriften wie „1 Monat vorher”, „Woche von”, „1 Tag vorher” etc.
  4. Fügen Sie Aufgaben zu jedem Abschnitt hinzu und stellen Sie sicher, dass jede Aufgabe ein Fälligkeitsdatum, einen Verantwortlichen, wichtige Datei-Anhänge und eine klare Beschreibung hat, damit jeder weiß, wer was bis wann macht.
  5. Am Tag Ihrer Veranstaltung können Sie Asana verwenden, um Ihren Zeitplan zu visualisieren, indem Sie Aufgaben mit Fälligkeitsdaten für jeden Schritt hinzufügen, einschließlich des Aufbaus, der Ankunft der Lieferanten, der Ankunft der Gäste, des Essens usw. Im Laufe der Veranstaltung kann Ihr Team Aufgaben von einem mobilen Gerät aus erledigen und so sicherstellen, dass alles nach Plan verläuft.

Laden Sie die Asana-App für iOS oder [Android](https://play.google.com/store/apps/details? id=com.asana.app&hl=en) herunter, für eine flüssige Koordination zwischen Ihnen und Ihrem Planungsteam am Tag der Veranstaltung.

Planen Sie Ihre Veranstaltungen auf dem Campus mit Asana-Projekten

Mehr Möglichkeiten mit Veranstaltungsplanung

Sponsoren erfassen

Sie können auf ganz einfach Sponsoren in Ihr Veranstaltungsprojekt aufnehmen. Mit einer Aufgabe für jeden Sponsor können Sie Unteraufgaben verwenden, um jeden Schritt des Prozesses, einschließlich Kontaktaufnahme, Pitch-Anrufe und Materialien, Verträge und Sponsor Assets, wie Logos und Einzeiler, erfassen. Es kann ein toller Ort sein, um Ideen für Sponsoren zu sammeln und Ihre Fortschritte in Sachen Geldeinwerbung für Ihre Veranstaltung zu verfolgen. Sehen Sie sich unsere Konto-Verfolgungs-Beispiele an, um einen Eindruck zu erhalten.

Kopieren Sie ein Veranstaltungs-Projekt

Wenn Sie Gastgeber einer Reihe von Veranstaltungen oder der gleichen Veranstaltung in regelmäßigen Abständen sind, können Sie eine Projektvorlage zum Kopieren erstellen. Fügen Sie basierend auf Erfahrungen aus früheren Veranstaltungen Einträge zur Vorlage hinzu. Machen Sie für jede neue Veranstaltung in der Reihe eine Kopie des Projekts. Die Verwendung von Vorlagen macht es einfach, die Veranstaltungsplanung nach Studienabschluss an die nächste Generation weiterzugeben.

Gästeliste im Auge behalten

Behalten Sie den Überblick über Ihre Gäste-Liste in Asana. Verwenden Sie ein Google-Formular für die Gäste, damit sie auf Einladungen antworten können, und integrieren Sie es in Ihre Veranstaltung oder ein neues Projekt. Wenn Gäste auf die Einladung antworten, erscheint ihr Name als eine Aufgabe in Asana. Sie könnten dieses Projekt sogar als die Check-in-Liste verwenden. Wenn der Gast bei Ihrer Veranstaltung erscheint, markieren Sie die Aufgabe auf Ihrem mobilen Gerät als erledigt.

Verwalten von externen Anbietern

Verwenden Sie Ihr Projekt, um Interaktionen mit externen Anbietern zu verwalten. Erstellen Sie eine Aufgabe für jeden Anbieter und Unteraufgaben für jeden Schritt des Prozesses, einschließlich Angebot bekommen, den Vertrag abschließen, den Zeitplan bestätigen und die Rechnung bezahlen. Wenn Sie eine Rechnung in Ihrem E-Mail-Posteingang erhalten, verwenden Sie die E-Mail-Weiterleitung, um eine Aufgabe in Asana zu erstellen.

Vorbei sind die Zeiten, in denen eine Veranstaltung mit einem Klemmbrett oder E-Mails verwaltet wurde. Mit Asana ist Ihr Team organisiert und bestens auf Ihre nächste Veranstaltung vorbereitet. Gleichzeitig sorgen Sie dafür, dass Ihre Gäste das bestmögliche Erlebnis haben.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.