Asana für Vertrieb und Kundenbetreuung

Teams im Vertrieb und der Kundenbetreuung arbeiten meist mit solchen Tools wie E-Mails und Salesforce. Oft haben sie jedoch keinen zentralen Ort, an dem sie ihre Arbeit planen und ausführen können. Das wäre aber nötig, um über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg einen Mehrwert zu schaffen. Die Tipps in diesem Artikel zeigen auf, wie Teams im Vertrieb und der Kundenbetreuung Asana für ihre Arbeit nutzen können.

Allgemeine Tipps für Projekte der Kundenbetreuung

Diese Tipps basieren auf unseren allgemeinen Best Practices für das Projektmanagement, um Teams der Kundenbetreuung und im Vertrieb bei der Durchführung von Übergaben, der Verwaltung der plattformübergreifenden Kommunikation und bei der Nachverfolgung von Handlungspunkten zu unterstützen. Sie erleichtern Ihnen den Einstieg in die Überwachung von Vertriebspipelines oder in die allgemeine Kundenverwaltung.

SCREENSHOT eines Beispielworkflows für den Support bei Pre-Sales-Aktivitäten und welche Funktionen in Asana Ihnen bei jedem Schritt helfen

Ein allgemeiner Prozess der Kundenverwaltung

Für jeden Schritt im Pre-Sales-Prozess gibt es eine eigene Asana-Funktion, die den Arbeitsvorgang beschleunigt.

SCREENSHOT der Integration von Asana und Salesforce zeigt eine To-do-Liste in Salesforce, die zu einer Asana-Aufgabe wird

Salesforce mit Asana integrieren

  1. Integrieren Sie Salesforce mit Asana, um die Prozesse für Neukunden zu skalieren und zu automatisieren und somit bessere Übergaben zu gewährleisten. Die Informationen werden zwischen Asana und Salesforce synchronisiert, sodass beide Systeme auf dem neuesten Stand sind.
  2. Wenn Sie einen Vorgehensleitfaden für Neukunden haben oder bestimmte Vertriebsvorgänge, die Sie häufig wiederholen, können Sie benutzerdefinierte Vorlagen erstellen, um Zeit zu sparen und reibungslose Übergaben zu gewährleisten.
  3. Beginnen Sie mit unseren Projektvorlagen für den Vertrieb oder Vorlagen für Kundenerfolgsteams, um Zeit zu sparen. Außerdem erhalten Sie Tipps für die Erstellung Ihrer eigenen benutzerdefinierten Vorlagen.

GIF der Erstellung eines benutzerdefinierten Feldes in einem Pipeline-Projekt in Asana und dessen Verwendung zum Sortieren Ihres Projekts nach Feldern

Wenn Sie kein CRM-Tool verwenden, können Sie unsere Vorlage für die Kundenverwaltung ausprobieren.

SCREENSHOT der Integration Asana für Outlook oder Gmail für E-Mails, um Aufgaben zu erstellen, Kommentare hinzuzufügen und vieles mehr

Asana und E-Mails

Sorgen Sie dafür, dass wichtige Kundendetails und erforderliche Aktionen nicht in E-Mails verloren gehen. Integrieren Sie Ihre Gmail- oder Outlook-Konten, um E-Mail-Gespräche direkt in Aufgaben und Kommentare in Asana umzuwandeln.

Tipps für Projekte zur Einführung von Neukunden

Die Einführung von Neukunden ist für Ihr Team eine wichtige Phase, in der Bestleistungen gefragt sind. Am besten erreichen Sie diese, indem Sie ein Einführungsprojekt für Kunden einrichten: So kann Asana Ihnen dabei helfen:

SCREENSHOT eines Projektes für die Tagesordnung eines Kundentreffens

  • Erstellen Sie eine Einführungsvorlage, damit Sie schneller und mit den richtigen Schritten für den jeweiligen Kunden beginnen können. Beispielsweise können Sie mit der Salesforce-Integration aus einer Vorlage in Asana automatisch ein Einführungsprojekt für Kunden generieren, wenn eine Salesforce-Opportunity auf „geschlossen und gewonnen“ gesetzt wird.
  • Denken Sie daran, Ihre Kunden zum Einführungsprojekt in Asana einzuladen, damit sie Schulungsmaterialien erhalten, alle Fristen einsehen und Ihr Team kontaktieren können. All das, steht Ihren Kunden an einem Ort zur Verfügung, an dem nichts in E-Mail-Verläufen verloren geht.
  • Erstellen Sie in Ihrem Projekt einen Abschnitt für Meeting-Tagesordnungen, um neue Meeting-Themen hinzuzufügen und sie mit anderen zu teilen.
  • Wenn eine bestehende Aufgabe aus einem anderen Projekt auch für das Einführungsprojekt relevant ist, können Sie die Aufgabe zu mehreren Projekten hinzufügen, ohne die Aufgabe zu duplizieren.
  • Verwenden Sie die mobile App von Asana, um alle kurzfristigen To-dos als Aufgaben im Einführungsprojekt zu erfassen, Notizen zu machen oder relevante Arbeiten von unterwegs oder während eines Meetings einzusehen.

Tipps für Kundenfeedback-Projekte

Im Zuge der Weiterentwicklung Ihrer Kundenbeziehungen erhalten Sie möglicherweise relevantes Feedback, das Ihnen hilft, Verbesserungen vorzunehmen, Fehler zu beseitigen und mehr kundenorientierte Erkenntnisse in Ihren Strategieplan einfließen zu lassen. So könnte das in Asana aussehen:

GIF der Sortierung eines Kunden-Feedback-Projekts in Asana nach Einschätzung der Stimmung, um das Feedback auf einen Blick zu erfassen

  • Mithilfe von benutzerdefinierten Feldern und der Sortierfunktion können Sie Feedback einheitlich erfassen und Tendenzen erkennen. Sie könnten z. B. ein Feld erstellen, um die Anzahl der Kunden zu ermitteln, die dasselbe Feedback abgeben, oder ein Dropdown-Feld für „positives“, „neutrales“ oder „negatives“ Feedback.
  • Wenn das Feedback sofortiges Handeln erfordert, weisen Sie die Aufgabe jemandem zu und geben Sie ein Fälligkeitsdatum an. Die Aufgabe verfügt dann bereits über den notwendigen Kontext für die verantwortliche Person, sodass diese die Aufgabe schneller bearbeiten kann.
  • Erstellen Sie ein Formular, um es Ihren Kunden noch einfacher zu machen, Feedback abzugeben. Sobald das Formular eingereicht wurde, wird es zu einer Aufgabe im Feedback-Projekt, sodass Sie entsprechende Maßnahmen ergreifen können.
  • Teilen Sie das Projekt bereichsübergreifend mit Beteiligten in Ihrem Unternehmen. Laden Sie beispielsweise jemanden aus dem Produktteam ein, damit relevante Kundenmeinungen in dessen Planungsprozess einbezogen werden. Diesen Schritt können Sie auch durch die Erstellung eines benutzerdefinierten Feldes einleiten, welches angibt, für welches Team das Feedback relevant sein könnte.

Weitere Informationsmaterialien für Vertriebs-, Kundenerfolgs- und Kundenbetreuungsteams

Lernen Sie lieber visuell? Möchten Sie sehen, wie unsere Kunden mithilfe von Asana ihre Kunden zufriedenstellen? Schauen Sie sich diese Infomaterialien an:

Infomaterialien Link
Teamspezifische Materialien Vertriebsvorlagen oder Kundenerfolgsvorlagen 
Video-Tutorial „So funktioniert Asana“
Fallstudie Lesen Sie, wie GoSpotCheck, Stride und Social Factor ihren Kundenzyklus in Asana koordinieren.
Treten Sie mit der Community in Kontakt Nehmen Sie an einer bevorstehenden Schulung teil oder starten Sie ein Thema in unserem Community-Forum 

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste unter Zuletzt zugewiesen.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Sichtbar machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie sichtbar gemacht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Geben Sie Tab+N in eine beliebige Aufgabenzeile ein, um einen neuen Abschnitt zu erstellen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.