Integration neuer Kunden

Bei der Integration neuer Kunden ist eine Menge Koordination erforderlich. Zwischen E-Mails, Tabellen und der Koordination von Teams gibt es viele Möglichkeiten, etwas zu vergessen. Verfolgen Sie die Arbeit Ihres Teams bei der Integration und Verwaltung von Kunden mit Asana. Sie erhalten eine klare und konstante Kommunikation mit Ihren Kunden aufrecht, damit die Beziehung weiter wachsen kann.

Einrichtung

Sie richten zwei Projekte ein: eines zur internen Verwendung Ihres Teams und eines zwischen Ihrem Team und dem Kunden.

Interne und externe Integrationsprojekte für Kunden und Konto-Manager

Teil eins: Erstellung eines Projekts für eine Kundenimplementierungsvorlage

Dieses Projekt wird nur von Ihren eigenen internen Teams verwendet und dient zur Gewährleistung der planmäßigen Integration des Kunden.

  1. Erstellen Sie ein neues Projekt, das für die Kundenintegration verwendet wird Vorlage zum Kopieren. Name the project “Internal implementation.” (And every time you create a new project from the template, change the name to start with your client’s name.)
  2. Erstellen Sie AufgabenAufgaben Aufgaben sind die grundlegende Einheit für die Arbeit in Asana. Aufgaben können für jede Art von Arbeit stehen, können Arbeit in kleinere Teilaufgaben unterteilen oder Informationen aufbewahren. Weiterlesen , die alle allgemeinen Schritte zur Integration von Kunden umfassen. Diese können von Untersnehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich sein, hier finden Sie einige allgemeine Beispiele:

    • Vertrag unterzeichnen
    • Die wichtigsten Kontakte für das Konto einrichten
    • Kundendaten laden
    • Entwicklung eines Strategieplans
      • Treffen Sie sich mit Ihrem Team, um sicherzustellen, dass alle Schritte im Projekt abgebildet sind.
  3. Erstellen Sie Abschnitte aus Teil eins, um Ihre Integrationsschritte zu kategorisieren. Geben Sie einfach einen Doppelpunkt (:) hinter dem Aufgabennamen ein.
  4. Für alle Aufgaben, auf die das externe Implementierungsprojekt zutrifft (siehe Teil zwei), können Sie [Aufgaben in mehreren Projekten speichern]. Geben Sie Tab + P ein und klicken Sie auf die Schaltfläche +, um ein weiteres Projekt hinzuzufügen.
  5. Sobald Sie Ihre interne Implementierungsvorlage erstellt haben, weisen Sie Ihre Teamkollegen an, ein neues Projekt aus einer benutzerdefinierten Vorlage zu erstellen, wenn sie einen neuen Kunden integrieren, und sie so umzubenennen, dass sie dem Namen des Kunden entspricht und die Aufgaben bzw. Aufgabenbeschreibungen so zu aktualisieren, dass diese dem Namen des Kunden und den jeweiligen Prozessen entsprechen.
  6. Laden Sie wichtige internen Akteure als Projektmitglieder ein, damit diese ihre Arbeit mit dem Kunden im Projekt verfolgen und erforderlichenfalls Statusaktualisierungen bereitstellen können.

Erstellen Sie eine interne Vorlage in Asana, die kopiert werden kann

Teil zwei: Erstellen Sie eine externe Implementierungsvorlage

Diese Vorlage sollte gemeinsam mit dem Kunden genutzt werden, damit er den Integrationsfortschritt überprüfen und Ihrem Team Aufgaben und Fragen senden kann.

  1. Erstellen Sie ein Team mit dem Namen „Kontoverwaltung” oder „Kundenkonten”, in dem Sie alle kundenbezogenen Implementierungs- und Kontoprojekte speichern.
  2. Erstellen Sie ein neues Projekt. Nennen Sie das Projekt „Externe Implementierung”.
  3. Fügen Sie eine ProjektbeschreibungProjektbeschreibung Die Projektbeschreibung ist ein Ort, an dem Teamkollegen Ziele mitgeteilt werden und ein Überblick über das Projekt zu finden ist. Weiterlesen , in der die verschiedenen Abschnitte im Projekt, die Kontaktdaten des Konto-Managers erklärt werden und (falls erwünscht) einen Link zur Anleitung (/guide) hinzu, falls Kunden Fragen zu Asana haben sollten.
  4. Erstellen Sie AbschnitteAbschnitte Über Abschnitte können Teams Aufgabenlisten organisieren. Unterteilen Sie Projekte oder die „Meine Aufgaben”-Liste basierend auf Kategorie, Workflow-Phase oder Priorität. Weiterlesen und geben Sie ihnen die Namen „Referenz”, „Offene Fragen” und „Aktionselemente”. Erstellen Sie Aufgaben, die für Ihren Kundenstamm sinnvoll sind. Sie könnten zum Beispiel Aufgaben für ein Kickoff-Meeting, zum Laden von Daten usw. haben.
  5. Wie bei der internen Implementierung müssen Sie nach der Erstellung Ihr Projekt als Vorlage speichern, indem Sie auf das Dropdown-Feld in der Projektkopfzeile klicken und Als Vorlage speichern auswählen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Teamkollegen neue externe Projekte aus der Vorlage und nicht von Grund auf neu erstellen.
  6. Sobald das Projekt erstellt ist, können Sie die Vorlage für jedes neue Konto kopieren und mit dem Einladen des Kunden und seiner Teamkollegen als Projektmitglieder (diese sind dann aber Gäste in Ihrem Unternehmen) beginnen. Aus Ihrem Team laden Sie auch den Konto-Manager und andere relevante Beteiligte als ProjektmitgliederProjektmitglieder Jemand, der Zugang zu einem Projekt hat und Benachrichtigungen darüber erhält. Weiterlesen ein, damit diese Aufgaben hinzufügen, den Fortschritt verfolgen und bei Bedarf Statusaktualisierungen zur Verfügung stellen können.
    • Jeder einzelne Kunde sieht nur Projekte, zu denen er ins Team eingeladen wurde, er sieht demnach keine anderen Kontoinformationen.
  7. Fügen Sie Aufgaben aus Ihrem internen Projekt als Referenz für den Kunden zu diesem Projekt hinzu, indem Sie Strg/Cmd + P und dann den Namen des extern ausgerichteten Projekts eingeben. Ermutigen Sie den Kunden, Aufgaben zum Abschnitt „Offene Fragen” hinzufügen, um mit Ihnen Kontakt aufzunehmen. Fügen Sie Aufgaben zu „Aktionseinträgen” hinzu, wenn die Arbeit entweder von Ihrem Team oder vom Kunden ausgeführt werden soll oder wenn es Elemente zur Nachverfolgung aus Anrufen oder Besprechungen gibt.
  8. Nutzen Sie Asana als zentralen Datenspeicher für die Freigabe von Dateien, das Kommunizieren von Statusaktualisierungen, die Abhaltung von Besprechungen mit Ihrem Kunden, die Anforderung von Arbeit und die allgemeine Kommunikation.
  9. Verwenden Sie die Fortschrittsansicht, um Statusaktualisierungen zu veröffentlichen, damit Ihre Teamkollegen und Kunden über den Fortschritt der Integration informiert sind.

Erstellen Sie eine externe Implementierungsvorlage in Asana, die kopiert werden kann

Teil drei: Kick-Off mit dem Kunden

Nachdem Sie Ihren Kunden in das externe Projekt eingeladen haben, sollten Sie ein Kickoff-Meeting veranstalten, bei dem beide Teams besprechen, wie sie in Asana zusammenarbeiten. Sie können ihnen die Grundlagen von Asana zeigen, zum Beispiel das Erstellen von Aufgaben oder wie man effektiv mit Asana kommuniziert. Sie können auch erklären, welche Informationen im Projekt vorhanden sind, wie man Statusaktualisierungen veröffentlicht und wo sie Fragen und Anfragen an Ihr Team stellen können.

Do more with client management

Fortschritt mit dem Dashboard verfolgen

Wenn Sie regelmäßig Statusaktualisierungen für die Projekte Ihres Kunden veröffentlichen, können Sie dem Dashboard nutzen, um den Fortschritt von Projekten anzuzeigen. Dashboard ist besonders nützlich für Konto-Manager: Sie können damit Registerkarten für alle Konten in einer Übersicht anzeigen. Sie können die Sortierfunktion nutzen, um schnell Konten zu finden, die mehr Aufmerksamkeit erfordern oder im Plan sind.

Berichte mit Google Sheets

Da die internen Integrationsprojekte alle ähnlich sind, kann die Verwendung von Dashboard-Berichten in Google Sheets nützlich sein, um alle Integrationsprojekte zu vergleichen und zu sehen, wer im Plan ist und welche Kunden mehr Aufmerksamkeit bedürfen. Sie können benutzerdefinierte Berichte und Visualisierungen aus Projektdaten erstellen, um sich ein Bild darüber zu machen, wie viel Zeit für die Integration von Kunden benötigt wird, was die einzelnen Teammitglieder zur Integration beitragen und wo es Raum für Verbesserungen gibt.

Abhängigkeiten verwenden

Nachdem Sie Ihre internen und externen Integrationsprojekte erstellt haben, können Sie Abhängigkeiten verwenden, um zu zeigen, welche Aufgaben auf andere Arbeit warten müssen. Sobald eine Aufgabe, auf die Sie warten, abgeschlossen ist, erhalten Sie eine Benachrichtigung, dass Sie mit der nächsten Aufgabe in Ihrem Workflow beginnen können. Sowohl Ihr Team als auch die Kunden sehen, ob es Verzögerungen gibt, und wann mit dem nächsten Schritt begonnen werden kann. Wenn Sie zum Beispiel die Daten eines Kunden erst laden können, nachdem er ein Integrationsformular ausgefüllt hat, sieht er, dass Sie darauf warten, und es ist kein Drängen nötig.

Benutzerdefinierte Felder hinzufügen

Sie können zu jedem Projekt benutzerdefinierte Felder hinzufügen (und sogar in Ihre Vorlagen einbauen!), um zusätzliche Informationen in Asana zu kategorisieren, zu filtern und zu markieren. Sie können benutzerdefinierte Felder verwenden, um die Priorität oder die Phase eines Arbeitsschritts anzuzeigen, Kontaktinformationen mit Textfeldern, Kontointegrität, Kontotyp und vieles mehr zu erfassen. Alles kann ganz einfach mit benutzerdefinierten Feldern sowohl durch Ihr Team als auch den Kunden überwacht werden und Sie erhalten eine einheitliche Möglichkeit zur Informationserfassung.

Wenn sämtliche Arbeit von Ihnen und dem Kunden in Asana verfolgt wird, wissen alle darüber Bescheid, wer was bis wann zu erledigen hat. Sie können Ihre Zeit dazu nutzen, Dinge für Ihre Kunden zu erledigen, durch die Ihre Beziehungen gestärkt werden und ein Wachstum ermöglichen, ohne dass Sie unzählige E-Mails erhalten.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.