Projektvorschläge und spontane Ad-hoc-Anfragen

Anfragen und Projektideen können aus allen Richtungen innerhalb eines Unternehmens eintreffen, wodurch Arbeitsvorgänge schnell übersehen und Teams überfordert werden können. Anstatt zu versuchen, alles auf einmal zu erledigen, oder Anfragen zu einer Backlog-Liste hinzuzufügen, wo sie vergessen werden, können Teams ein Projekt für Arbeitsanfragen erstellen.

Wie Sie ein Projekt für Arbeitsanfragen erstellen

Mit diesem Prozess können Sie Ad-hoc-Anfragen (wie das Beheben eines Tippfehlers oder das Stellen einer Frage, die Sie nicht sofort beantworten können) und Übermittlungen neuer Projektbeschreibungen – an einem Ort – verwalten. Um gleich loszulegen, können Sie Folgendes tun:

  1. Beginnen Sie mit einer Vorlage für Arbeitsanfragen.
  2. Importieren Sie eine vorhandene Tabelle, in der Sie derzeit eingehende Anfragen verfolgen.

So greifen Sie auf alle Asana-Vorlagen zu

GIF zur Veranschaulichung, wie Sie auf Vorlagen in Asana über den + Button in der Startleiste zugreifen können

Wenn Sie Asana kostenlos nutzen, es vorziehen, Ihr eigenes Anfragenprojekt von Grund auf neu zu erstellen, oder an generellen Best-Practices für Asana-Projekte interessiert sind, dann beginnen Sie mit diesen Hinweisen zur Projekterstellung.

Tipps zum Verwalten und Erledigen von Anfragen

Nachdem Sie Ihr Projekt erstellt haben, helfen Ihnen diese Tipps, es während der laufenden Arbeit zu verwalten.

1. Erstellen Sie einheitliche Vorlagen für Anfragen, um sie mithilfe von Formularen schneller bearbeiten zu können

Ewiges Nachfragen, nach grundlegenden Details von Anfragen, oder unerledigte Projektbeschreibungen behindern die Arbeit. Erstellen Sie stattdessen Formulare, um jederzeit die richtigen Details von Projektbeschreibungen oder spontanen Ad-hoc-Anfragen zu erfassen. Ihr Asana-Projekt für Anfragen ist direkt mit Formularen verknüpft, um sicherzustellen, dass Ihr Team mit den Informationen beginnen kann, die es benötigt (und die für Ihr Team richtig aufbereitet und strukturiert sind).

Durch das Senden eines Formularlinks können Formulare von jedem eingereicht werden, auch wenn die Person Asana nicht verwendet. Nach dem Absenden wird die Anfrage zu einer neuen Aufgabe in Ihrem Projekt, so dass Sie die Priorität der Anfrage festlegen und sie einem Teamkollegen mit allen nötigten Informationen zuweisen können.

Folgen Sie diesen Schritten, um ein Formular einzurichten. Fügen Sie Projektregeln hinzu, um Aufgaben, die anhand von Formularübermittlungen erstellt wurden, automatisch an einen Ersteller von kreativen Inhalten oder einen Teamleiter zuzuweisen. Damit stellen Sie sicher, dass Aufgaben nach der Übermittlung entsprechend priorisiert werden.

Wenn eine Anfrage nach einem großen oder komplexen Projekt oder Vorhaben eintrifft, oder dieses mehrere funktionelle Aufgabenbereiche umfasst, können Sie die Aufgabe in ein Projekt verwandeln, um sie effektiver zu verwalten.

2. Sorgen Sie dafür, dass Anfragen aus Gesprächen und E-Mails umgesetzt werden können

Wenn Sie viele Anfragen per Chat oder E-Mail erhalten, können Sie dem Anfragenden jederzeit den Link zu Ihrem Formular schicken. Sie haben aber auch die Möglichkeit, Anfragen in Gesprächen mithilfe von Integrationen schnell zu bearbeiten.

SCREENSHOT der Outlook- und Gmail-E-Mail-Integration von Asana

Verwenden Sie für E-Mails das Asana-Add-on für Gmail, Outlook oder ein anderes E-Mail-Programm. Probieren Sie zum Chatten die Integration von Asana für Slack aus.

Wenn Sie Chats oder E-Mails mit Aufgaben oder Fragen erhalten, auf die Sie reagieren müssen, können Sie diese direkt in Ihrem Posteingang oder Ihrer Nachricht zu Asana hinzufügen, die Aufgabe zuweisen, zu Ihrem Anfragenprojekt hinzufügen und vieles mehr.

GIF zeigt die Erstellung einer Asana-Aufgabe in einer Slack-Nachricht mithilfe der Integration

3. Legen Sie Prioritäten fest und organisieren Sie Anfragen mit benutzerdefinierten Feldern

Das GIF zeigt den Zugriff auf benutzerdefinierte Felder und deren Erstellung durch Anklicken des blauen Links oben in einem Projekt in Asana

Sobald Sie ein Formular eingerichtet haben, helfen Ihnen benutzerdefinierte Felder, eingehende Anfragen zu priorisieren und in Kategorien zu sortieren. Wenn Sie an Tabellen gewöhnt sind, können Sie auch Spalten filtern und sortieren.

Zum Beispiel kann ein Projektmanager ein benutzerdefiniertes Feld namens „Priorität“ nutzen, damit die verantwortliche Person weiß, wie dringend diese Aufgabe ist und die Anfragen insgesamt realistisch priorisiert sind.

4. Halten Sie Ihre Fristen durch reibungslose Überprüfungen und Genehmigungen ein

Die Möglichkeit, Kampagnen-Feedback leichter zu übermitteln und einzubinden, kann sich direkt auf das Erreichen Ihrer Projektziele auswirken. Befolgen Sie diese Schritte, um die Arbeit übersichtlich und zügig durch die Genehmigungsphase zu führen:

Dieses GIF zeigt einen Genehmigungsworkflow mit benutzerdefinierten Feldern in Asana, um klarzustellen, dass die Arbeit fertig oder bereits genehmigt ist

  1. Fügen Sie Projektregeln hinzu, so dass Aufgaben automatisch den richtigen Personen zugewiesen, erledigt oder in verschiedene Projektabschnitte verschoben werden.
  2. Verwenden Sie Benachrichtigungen für benutzerdefinierte Felder, um die Beteiligten über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten. Sie werden benachrichtigt, wenn die Felder z. B. von „Feedback erforderlich“ auf „Genehmigt“ aktualisiert werden.

Tipps für die Berichterstattung und Personalplanung

Überwachen Sie den Projektfortschritt und verwalten Sie die Personalbelegung mit Portfolios und Workload

Um den Projektfortschritt einzuschätzen und das Arbeitspensum des Teams zu beurteilen, tragen Teamleiter in der Regel Informationen aus Meetings, E-Mails oder Tabellen zusammen, was zeitaufwändig und ungenau sein kann. Erstellen Sie stattdessen ein Projektportfolio mit allen wichtigen Projekten und einem Projekt für Ad-hoc-Anfragen, um Fortschritte, Fristen und Prioritäten an einem Ort in Echtzeit zu sehen.

Verwenden Sie dann den Tab Workload, um das Arbeitspensum Ihres Teams basierend auf den Aufgaben zu visualisieren, die ihnen bereits in Asana zugewiesen wurden. Workload hilft Ihnen, fundierte Personalentscheidungen zu treffen, um für eine ausgewogene Arbeitslast zu sorgen und wichtige Arbeit auf Kurs zu halten.

SCREENSHOT der Nutzung von Workload, um Teamkollegen zu sehen, die zu viel Arbeit haben, und um einen Teil der Arbeit neu zuzuweisen

Workload verwendet standardmäßig die Anzahl der Aufgaben, aber wir wissen, dass nicht alle Aufgaben gleich sind. Sie können benutzerdefinierte Felder für den Aufwand in Portfolioprojekten einrichten. Damit erhalten Sie einen besseren Überblick über die Gesamtstunden oder die Aufwandsstufe für jede Aufgabe.

Ressourcen über die Nachverfolgung von Anfragen

Lernen Sie lieber visuell? Möchten Sie wissen, wie unsere Kunden ihren Geschäftsbetrieb verwalten? Schauen Sie sich diese Infomaterialien an:

Infomaterialien Link
Vorlage für Arbeitsanfragen Vorlage verwenden
Video-Tutorial „So funktioniert Asana“ ansehen
Fallstudie-Webinar Erfahren Sie, wie New Relic Anfragen mit Asana verwaltet
Fallstudie Lesen Sie, wie Neuseelands größtes privates Immobilienunternehmen, Barfoot & Thompson, seine Geschäftstätigkeiten mit Asana abwickelt.
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