Projekte verwalten

Jedes Team setzt Asana ein bisschen anders für sein Projektmanagement ein, aber unabhängig davon sind diese Tipps ein hervorragender Ausgangspunkt, um die Grundlagen zu beherrschen. Außerdem bieten Sie Ihnen einen ersten Vorgeschmack auf all die Möglichkeiten, die Ihnen zur Verfügung stehen, sobald Sie einige Projekte an Land gezogen haben.

Projekt, Aufgabe oder Unteraufgabe?

Bevor Sie etwas Neues anlegen... wir wissen, dass Kunden Fragen haben, ob sie ein Projekt, eine Aufgabe oder Teilaufgaben erstellen sollen, wenn sie Arbeitsinhalte zu Asana hinzufügen. Hier ist ein kurzer Überblick und Anschauungsmaterial, das Ihnen im Notfall bei der Entscheidung hilft:

• Erstellen Sie ein Projekt für umfangreiche koordinierte Maßnahmen mit vielen Schritten und Beteiligten und der Notwendigkeit, diese in verschiedenen Ansichten zu betrachten (wie eine Kampagne, eine Einführung/Veranstaltung oder einen redaktionellen Kalender/eine Pipeline).
• Erstellen Sie eine Aufgabe, wenn Sie eine einzelne Aufgabe für eine Person erfassen möchten, die innerhalb weniger Minuten oder Arbeitstage erledigt werden kann (wie das Schreiben eines Blogs oder die Behebung eines Fehlers) und die Sie auch in verschiedenen Ansichten sehen möchten.
• Erstellen Sie eine Unteraufgabe, um eine Aufgabe in kleinere Teile zu zerlegen (wie etwa die Unteraufgabe „Überprüfung von SEO-Keywords im Blog“ oder „Untersuchung der Fehlerhäufigkeit“), wenn Sie diese nur in der Aufgabenansicht benötigen. (Seien Sie jedoch vorsichtig, wenn Sie mehr als 5 Unteraufgaben oder mehrere Ebenen von Unteraufgaben haben!)

Lesen Sie weitere Tipps hier, wenn Sie eine detailliertere Erklärung dieser Vorgehensweise wünschen.

1. Projekte erstellen

Wenn Sie sich nur eine Sache in Asana aneignen, empfehlen wir Ihnen Folgendes: Lernen Sie, wie man ein Projekt erstellt und verwendet. Damit lassen Sie überholte Tabellen, verwirrende E-Mail-Verläufe und endlos lange Meetings hinter sich, in denen Sie versuchen, alle auf denselben Stand zu bringen. So unterstützen Sie Ihr Team wirklich.

• Erstellen Sie ein Projekt. Projekte sind innerhalb eines Teams in Asana untergebracht und beinhalten Gruppen zusammengehöriger Aufgaben. Sie können sie praktisch für alles verwenden: von termingebundenen Vorhaben (wie einer Produkteinführung) über laufende Prozesse (wie der Verwaltung eines Redaktionskalenders) bis hin zur Erfassung von Informationen (z. B. eingehende Designanfragen). Wechseln Sie dabei jederzeit zwischen folgenden Ansichten: Listen, Board, Zeitleisten und Kalender.
• Sparen Sie Zeit mit einer Vorlage. Unsere Vorlagen basieren auf einigen der bewährtesten Workflows in Asana. Sie enthalten Empfehlungen, wie Sie ein Projekt einrichten und Ihre Aufgaben im Workflow voranbringen. Und Sie haben sogar die Möglichkeit, Ihre eigenen Vorlagen zu erstellen. 

2. Projekte strukturieren

Sobald Sie Ihr Projekt erstellt haben, können Sie es strukturieren. Somit bleibt es organisiert und übersichtlich.

• Gruppieren Sie zusammengehörige Aufgaben mit Abschnitten. Sie können Abschnitte beispielsweise anhand einer Frist oder Arbeitsphase, dem Zeitrahmen, Aufgabentyp oder anderen Kriterien erstellen.
• Indem Sie Aufgaben zuweisen und Fälligkeitsdaten dafür festlegen, machen Sie deutlich, wer wofür verantwortlich ist. So kennt jeder seine Verantwortlichkeiten und weiß, wann die einzelnen Arbeiten erledigt sein müssen.
• Mit benutzerdefinierten Feldern erfassen Sie zusätzliche Aufgabendetails. Stellen Sie sich benutzerdefinierte Felder wie die Spalten einer Tabelle vor. Sie erfassen für jede Aufgabe Informationen und geben Ihnen die Möglichkeit, sie danach zu filtern und zu sortieren. Sie können Felder für den Status, die Priorität, Kosten und andere Kategorien erstellen.
• Ihre Projektansicht sortieren, filtern und speichern. Sie wollen nicht, dass erledigte Aufgaben in Ihrer Projektliste angezeigt werden? Sie möchten die Kalenderansicht als Standardansicht einstellen, die dann beim Öffnen Ihres Projekts automatisch verwendet wird? Nutzen Sie die Projekt-Toolbar zum Filtern, Sortieren und Speichern.

3. Projektzeitpläne erstellen

Jetzt ist Ihr Projekt erstellt und Asana kann Sie dabei unterstützen, auch einen Projektzeitplan und Workflow zu entwickeln, damit Ihr Team vom Start bis zum Abschluss des Projekts reibungslos vorankommt.

Und so funktioniert’s:*

• Stellen Sie Projektpläne auf der Zeitleiste dar. Diese Ansicht im Gantt-Stil unterstützt Sie bei der Planung und Visualisierung aller Schritte in Ihrem Projekt. Sie können damit die Dauer aller Aufgaben sowie deren Fristen und Abhängigkeiten auf einen Blick erkennen und bei Bedarf einfach verschieben, um Überschneidungen und Konflikte zu vermeiden.
• Stellen Sie mit Aufgabenabhängigkeiten sicher, dass Arbeiten zum richtigen Zeitpunkt begonnen werden. Wenn Sie darauf warten, dass ein Teamkollege seine Arbeit beendet, kann Ihnen Asana bei der Nachverfolgung des Status helfen, damit Sie mit Ihrem Teil der Arbeit zur richtigen Zeit beginnen können. Das bedeutet auch, dass Sie weniger Zeit damit verbringen, den Aufgabenstatus zu überprüfen – und auch die Fertigstellung der Aufgabe nicht verpassen. Mit der Zeitleiste können Sie solche Abhängigkeiten einfach festlegen.
• Teilen Sie Ihre Arbeiten bei Bedarf in Unteraufgaben auf. Viele Kunden fragen uns, warum es pro Aufgabe immer nur eine verantwortliche Person geben kann. Damit stellen wir sicher, dass die Verantwortlichkeiten klar sind. Wenn aber eine Aufgabe Vorbereitungen und zusätzliche Schritte umfasst, oder Sie einem Teamkollegen eine Frage stellen müssen, bevor Sie sie erledigen können, helfen Ihnen Unteraufgaben. Damit können Sie umfassende Aufgaben in kleinere, umsetzbare Schritte unterteilen und diese unterschiedlichen Personen zuweisen, um wiederum die Verantwortlichkeiten nachvollziehbar zu gestalten.
• Erstellen Sie eine Projektübersicht, sodass Sie das Projekt-Briefing mit Ihrem Team dort teilen können, wo sich die Pläne und Aufgaben bereits befinden. Auch das mühelose Nachschlagen von Projektrollen ist nun jederzeit möglich.

4. Besser vorankommen

Wenn Ihr Team mit der Zusammenarbeit beginnt, kann Asana seine Stärken im Projektmanagement voll ausspielen. Sie können auf einfache Weise Statusaktualisierungen in Verbindung mit der Arbeit Ihres Teams übermitteln. Benachrichtigungen erhalten Sie nur zu Projekten, die für Sie relevant sind.

Und so funktioniert es:

• Wenn Aufgaben voranschreiten (oder blockiert sind), kommentieren Sie Aufgaben. Auf diese Weise können Sie Neuigkeiten übermitteln, damit alle Beteiligten über den Stand der Arbeit informiert sind, oder Fragen beantworten und Feedback geben.
• Verwenden Sie Projektdaten für Burnup-Diagramme und Fortschrittsberichte, um Status-Updates zu kommunizieren. Sie können auch Teamkollegen, Aufgaben und Projekte @erwähnen, um weiteren Kontext zu bieten oder Ihre Anerkennung zu zeigen. Alle Projektmitglieder erhalten eine Benachrichtigung und können das Update kommentieren.
• Erstellen Sie Aufgaben-Meilensteine, um wichtige Projektziele zu markieren und wichtige Phasen des Projektfortschritts anzuzeigen. Auf diese Weise weiß Ihr Team, welche Ziele es erreichen muss, und die Projektmanager können anhand von Meilensteinen die Fortschritte mitverfolgen.
• Optimieren Sie Ihre Überprüfungsvorgänge und Genehmigungen mit unserem Genehmigungsworkflow. Wenn Ihr Projekt visuelle Inhalte enthält, können Sie mithilfe von Korrekturhinweisen jedes Feedback für diese erfassen.
• Fügen Sie Regeln hinzu, um manuelle Schritte, wie die Zuweisung von Aufgaben, Aktualisierung von benutzerdefinierten Feldern, das Verschieben von erledigten Aufgaben und mehr zu automatisieren. Auf diese Weise sparen Sie Zeit und können sicher sein, dass der richtige Prozess eingehalten wird.
• Mit Portfolios überwachen Sie die Statusaktualisierungen mehrerer Projekte. Portfolios sind ideal für jeden, der mehrere Projekte verwalten oder den Fortschritt für bestimmte Vorhaben in Echtzeit in einer einzigen Ansicht überwachen möchte.

5. Vorbereitung auf Ihr nächstes Projekt

Hurra! Sie haben erfolgreich ein Projekt in Asana verwaltet. Aber bevor Sie direkt zum nächsten Projekt übergehen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um ein wenig über das bestehende Projekt zu reflektieren.

Und so funktioniert es:

• Denken Sie daran, dass Asana laufend neue Funktionen einführt und immer an der Verbesserung der App arbeitet. Dadurch wird Ihr Team immer wieder neue Entdeckungen machen und neue Möglichkeiten finden, Asana zu verwenden – das ist normal und zu Ihrem Vorteil!
• Führen Sie alle Erkenntnisse aus dem Projekt in einer Vorlage zusammen. Dadurch vermeiden Sie, dass die gleichen Fehler erneut gemacht werden, und können so Ihren Plan das nächstes Mal noch besser umsetzen.
• Projekt archivieren. Da Sie jetzt mit dem Projekt fertig sind, können Sie es archivieren und sich auf neue Prioritäten konzentrieren. Durch die Archivierung des Projekts werden keine Daten gelöscht, sondern das Projekt wird nur aus Ihrer Projektliste entfernt.
• Feiern Sie Erfolge mit Ihrem Team. Lobessticker und „Gefällt mir“-Angaben bieten in Asana viele kleine Möglichkeiten, um Ihrer Dankbarkeit Ausdruck zu verleihen.

Projektmanagement-Ressourcen

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