Genehmigungen verwalten und gefährdete Arbeit finden

„Ist das genehmigt?” und „Welche Arbeit ist gefährdet?” sind einfache Fragen, die komplizierte Antworten mit sich bringen können – aber das muss nicht so sein. Der Versuch, diese Fragen mithilfe von Feedback zu beantworten, das am Ende kein konkretes Fazit beinhaltet, oder indem man Teamkollegen „anpingt”, kann Zeit vergeuden und trotzdem keine Antworten liefern. Stattdessen können Sie Genehmigungen und Aufgabenstatus in Asana-Projekte einbauen, z.B. für Marketingkampagnen oder kreative Anfragen. Mit wenigen Mausklicks können Prüfer klar ihre Zustimmung geben und Projektmanager können Berichte erstellen, um zu sehen, wo bestimmte Arbeitsvorgänge blockiert sein könnten.

Warum Genehmigungen verwalten?

Oft arbeiten Prüfer mit einer To-Do-Liste, die nicht nach Priorität geordnet ist. Das bedeutet, dass sie sich nicht immer auf die Aufgaben konzentrieren oder sich über die Arbeit im Klaren sind, die von ihnen blockiert wird bzw. die bereit liegt, um von ihnen begutachtet zu werden. Die Verwendung von benutzerdefinierten Feldern hilft Ihnen, die wichtigste Arbeit, die einer Überprüfung bedarf, genau zu bestimmen. Damit können Sie sicherstellen, dass sie rechtzeitig erledigt wird und Review-Aufgaben entsprechend zuweisen. Die Kategorisierung Ihrer Aufgaben, die eine Genehmigung benötigen, mit benutzerdefinierten Feldern, erleichtert gleichzeitig das Auffinden solcher und die Berichterstattung darüber.

So fügen Sie Ihrem Workflow Genehmigungen hinzu und sehen den Aufgabenstatus

Bevor Sie beginnen, wählen Sie ein Projekt aus, bei dem Sie mit der Nachverfolgung von Genehmigungen beginnen möchten, wie z.B. ein Projekt zu Arbeits- und Kreativanfragen oder Marketingkampagnen.

Wenn Sie kein Projekt im Sinn haben, beginnen Sie mit unserer Vorlage für [Arbeits- und Kreativanfragen] (https://app.asana.com/-/product_templates?preview_template=creative_requests), die alles enthält, was Sie benötigen.

Fügen Sie dann dem Projekt, in dem Sie diese Informationen sehen möchten, benutzerdefinierte Felder hinzu. Indem Sie benutzerdefinierte Felder für „Inhaltsstatus„, „Priorität„, und „Genehmigungsstatus„ erstellen, sehen Sie diese Informationen bei jeder Aufgabe. Damit wissen Sie stets, wie weit der Erstellungsprozess fortgeschritten ist, wie wichtig eine Aufgabe ist und ob sie bereits genehmigt wurde oder nicht. Hier erfahren Sie, wie Sie ein benutzerdefiniertes Feld für den Genehmigungsprozess hinzufügen:

Fügen Sie benutzerdefinierte Felder für Ihren Genehmigungs-Workflow in Asana hinzu, indem Sie auf den blauen Link in der Kopfzeile des Projekts klicken.

So fügen Sie benutzerdefinierte Felder hinzu:

  1. Klicken Sie oben in einem Projekt auf den blauen Link Benutzerdefinierte Felder hinzufügen
  2. Suchen Sie nach „Genehmigungsphase” (daneben sehen Sie das Asana-Logo) und fügen Sie es hinzu
  3. Suchen Sie dann nach „Inhaltsstatus” und „Priorität”.

Das war’s! Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Ihre Felder in einen echten Genehmigungsprozess verwandeln können.

Wie Sie mit Arbeit umgehen, die genehmigt werden muss

Sobald Sie die benutzerdefinierten Felder hinzugefügt haben, sind Sie bereit, Ihr Team über den aktualisierten Prozess zu informieren. Sie haben nun die Voraussetzung für einen reibungslosen Ablauf geschaffen. In jedem Projekt, in dem Sie die benutzerdefinierten Felder für den Genehmigungsprozess hinzugefügt haben, können Sie folgenden Workflow ausprobieren:

  1. Stellen Sie sicher, dass alle Prüfer und die Person, die letztendlich die Genehmigung erteilt, in der Aufgabenbeschreibung @erwähnt sind. Damit ist klar, wer für die einzelnen Schritte des Genehmigungsprozesses verantwortlich ist. Diese Personen werden auch als Follower der Aufgabe hinzugefügt, um über den Fortschritt auf dem Laufenden zu bleiben.
  2. Die verantwortliche Person sollte das benutzerdefinierte Feld „Inhaltsstatus” nach jedem Schritt aktualisieren, damit klar ist, wo sie sich im Erstellungsprozess befinden. (Dies ist besonders relevant für Suchberichte, die weiter unten beschrieben sind).
  3. Sobald sie ihre Arbeit für die Aufgabe erledigt haben, sollten sie das Feld „Genehmigungsstatus” auf „Bereit zum Review” aktualisieren. Stellen Sie sicher, dass Sie die für die Überprüfung benötigten Dateien anhängen.
  4. Als nächstes können sie die Aufgabe dem Prüfer neu zuweisen. Im Aufgabenkommentar können Sie darauf hinweisen, dass die Aufgabe zur Prüfung bereit ist.
  5. Sobald der Prüfer einen Blick darauf geworfen hat, kann er das benutzerdefinierte Feld auf „Änderungen notwendig” setzen, wenn Aktualisierungen vorgenommen werden müssen, oder auf „Genehmigt”, wenn alles ok ist.
  6. Dann sollte die Aufgabe wieder der bearbeitenden Person zugewiesen werden, damit diese das erhaltene Feedback umsetzen oder die Arbeit, nach Genehmigung, als erledigt markieren kann.

Erstellen Sie einen besseren Prozess, um Genehmigungen zu handhaben, und sehen Sie den Status von Asana-Aufgaben.

Sehen Sie sich gefährdete Arbeitsvorgänge an, indem Sie Suchberichte anhand Ihrer benutzerdefinierten Felder erstellen

Die Verwendung von benutzerdefinierten Feldern, die zeigen, in welchem Stadium sich die Arbeit befindet und ob sie genehmigt wurde, kann für alle Beteiligten einen enormen Unterschied machen. Sie können dadurch klar einschätzen, wie es um Ihre Arbeit steht. Aber auch Projektmanager können diese Informationen nutzen, um Problemen einen Schritt voraus zu sein, bevor sie auftreten.

Unbemerkte Probleme, die erst auffallen, wenn die Arbeit überfällig ist, oder die Hoffnung, dass ein Teamkollege Sie wissen lässt, dass er hinter der Zeit liegt, schaffen größere Probleme für Ihr Team. Diese können sich in der Arbeitsmoral des Teams wiederspiegeln, die Erfolgschancen auf das Erreichen Ihrer Ziele beeinflussen und das Endergebnis Ihres Unternehmens betreffen. Verwenden Sie stattdessen die folgenden erweiterten Suchberichte, um potenzielle Probleme aufzudecken und den Überblick zu behalten.

Wie Sie Berichte erstellen, um zu sehen, welche Arbeit Ihre Genehmigung benötigt.

Berichte über Genehmigungen helfen Ihnen zu verstehen, welche Arbeit blockiert sein könnte. Für dieses Beispiel erstellen Sie einen Bericht über die Arbeit, die noch nicht genehmigt ist, um zu wissen, wer darüber informiert werden sollte.

Öffnen Sie das Dopdown-Menü in der Projektkopfzeile und fügen Sie so benutzerdefinierte Felder für Ihren Genehmigungsprozess in Asana hinzu.

So erstellen Sie benutzerdefinierte Berichte anhand von benutzerdefinierten Feldern

  1. Klicken Sie zuerst in den Suchbereich in der [oberen Leiste] von Asana.
  2. Klicken Sie auf Erweiterte Suche. Dadurch werden verschiedene Suchkriterien angezeigt, die Ihnen helfen, die Ergebnisse zu verfeinern.
  3. In diesem Bericht möchten Sie Aufgaben sehen, die unvollständig und in den nächsten 5 Tagen fällig sind.
  4. Als nächsten, klicken Sie auf Filter hinzufügen, dann Benutzerdefiniertes Feld und geben Sie „Genehmigungsstatus” ein.
  5. Wählen Sie in den Optionen ist und Bereit zum Review aus.
  6. Klicken Sie auf Suchen, um den Bericht zu erstellen

Öffnen Sie das Dopdown-Menü in der Projektkopfzeile und fügen Sie so benutzerdefinierte Felder für Ihren Genehmigungsprozess in Asana hinzu.

Sie erhalten eine Liste an Ergebnissen, die Sie über die Filteroptionen in der oberen rechten Ecke weiter nach Verantwortlichen, Fälligkeitsdatum, Projekt und mehr filtern können. Diese Liste an Ergebnissen gibt Ihnen eine Vorstellung davon, was demnächst fällig ist, aber noch nicht genehmigt wurde. Bei allen Arbeitsvorgängen, die scheinbar nicht nach Plan verlaufen, können Sie die Aufgabe kommentieren und die Beteiligten fragen, ob sie davon ausgehen, dass die Aufgabe planmäßig verläuft.

Möchten Sie diesen Bericht regelmäßig abrufen? Klicken Sie dazu auf Bericht speichern und Sie können jederzeit in Ihrer Seitenleiste darauf zugreifen. Mit jedem Klick darauf werden Ihnen dann die aktuellen Ergebnisse angezeigt.

Wie Sie Berichte für „gefährdete” Arbeitsvorgänge erstellen

Um Ihren Bereicht über Genehmigungen noch weiter zu verfeinern, können Sie die Ergebnisse auch nach Ihrem „Inhaltsstatus”-Feld filtern. Dies wird Ihnen helfen, Arbeitsvorgänge zu erkennen, die noch nicht ausreichend bearbeitet oder genehmigt wurden, aber eine anstehende Frist haben. Anschließend können Sie Fälligkeiten oder andere Projektbestandteile nach Bedarf anpassen.

  1. Führen Sie die oben stehenden Schritte 1-5 aus.
  2. Fügen Sie die benutzerdefinierten Felder „Priorität” und „Inhaltsstatus” zu Ihrer Suche hinzu, indem Sie auf Filter hinzufügen klicken. Wählen Sie dann Benutzerdefiniertes Feld aus und fügen Sie beide benutzerdefinierten Felder zur Suche hinzu.
  3. Setzen Sie die Optionen des Inhaltsstatus auf ist und Nicht begonnen und die Priorität auf ist hoch.
  4. Klicken Sie auf Suchen, um Ihren Bericht zu erhalten.

Diese Liste der Ergebnisse zeigt Ihnen die Arbeit, die noch nicht begonnen wurde, aber bald fällig ist und eine hohe Priorität hat. Abhängig von der Art der Aufgabe, muss das nicht unbedingt gravierend sein, aber für Arbeit wie erste Entwürfe eines Blogs, Designs oder Materialien, die für eine große Produkteinführung benötigt werden, kann dies definitiv ein Zeichen dafür sein, dass etwas unplanmäßig abläuft. Das gibt Ihnen einen Anhaltspunkt, an welcher Stelle Sie bei Ihrem Team nachfragen sollten.

Die Planung und Verwaltung Ihrer Arbeit in Asana gibt Ihnen Klarheit hinsichtlich Ihrer Projektpläne und über den Stand der Arbeit. Aber noch wertvoller ist es, wenn Sie die Informationen in Asana nutzen, um bessere strategische Entscheidungen zu treffen, die Zeit sparen, dafür sorgen, dass Termine eingehalten werden und dazu führen, dass Probleme erkannt werden, bevor sie auftreten – und das alles mit nur wenigen Klicks und Berichten.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.