Genehmigungen verwalten und gefährdete Arbeit finden

Wie Sie Genehmigungen hinzufügen und den Aufgabenstatus einsehen

  1. Wählen Sie ein Projekt aus, in dem Sie mit der Verfolgung von Aufgabengenehmigungen beginnen möchten (z.B. Arbeitsanfragen oder eine Marketingkampagne).
  2. Fügen Sie benutzerdefinierte Felder mit Benachrichtigungen zum Projekt hinzu

Das GIF zeigt, wie Sie benutzerdefinierte Felder für Ihren Genehmigungsworkflow in Asana hinzufügen, indem Sie auf den blauen Link in der Kopfzeile des Projekts klicken.

So fügen Sie benutzerdefinierte Felder hinzu

  1. Klicken Sie oben in einem Projekt auf den blauen Link Benutzerdefinierte Felder hinzufügen.
  2. Suchen Sie nach „Genehmigungsstatus” (daneben sehen Sie das Asana-Logo) und fügen Sie es hinzu.
  3. Suchen Sie dann nach „Aufgabenfortschritt” und „Priorität”.
  4. Falls Sie Ihre eigenen Felder hinzufügen, aktivieren Sie Benachrichtigungen für diese benutzerdefinierte Felder, damit Follower Statusaktualisierungen erhalten, wenn das Feld geändert wird.

Das war's! Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Ihre Felder in einen echten Genehmigungsprozess verwandeln und Einsicht in den Status aller Aufgaben erhalten.

Wie Sie mit Arbeit umgehen, die genehmigt werden muss

In jedem Projekt, in dem Sie das benutzerdefinierte Feld für Genehmigung hinzugefügt haben, verwenden Sie den folgenden Workflow und bringen Sie Ihren Teammitgliedern bei, wie sie das Feld verwenden sollen:

  1. Fügen Sie alle Beteiligten als Follower der Aufgabe hinzu, so dass sie Benachrichtigungen zu benutzerdefinierten Feldern erhalten, während die Arbeit voranschreitet, und Kommentare und Fragen stellen können.
  2. BerichteBerichteDer Aufgabenverantwortliche sollte das benutzerdefinierte Feld „Aufgabenfortschritt” für jeden Schritt aktualisieren, damit der Stand des Erstellungsprozesses klar ist. (Das ist auch für Suchberichte, weiter unten, wichtig.)
    • Follower erhalten jedes Mal Benachrichtigungen, wenn die verantwortliche Person das benutzerdefinierte Feld ändert. Dadurch wissen sie, wann die Überprüfung oder Genehmigung stattfinden kann.
  3. Sobald sie ihre Arbeit für die Aufgabe erledigt haben, sollten sie das benutzerdefinierte Feld „Genehmigungsstatus” auf „Bereit zur Überprüfung” setzen.
    • Stellen Sie sicher, dass Sie [alle relevanten Dateien anhängen] (/guide/help/tasks/comments#gl-attachments), die für die Überprüfung benötigt werden.
  4. Weisen Sie die Aufgabe dem Prüfer zu.
    • Wenn der zu überprüfende Arbeitsinhalt ein Bild ist, kann der Prüfer Feedback direkt im Bild hinterlassen, so dass klar ist, worauf er sich bezieht.
    • Dieses Feedback wird in eine verfolgbare Unteraufgabe für den Ersteller des Bildes umgewandelt, so dass dieser eine klare Feedbackliste erhält.
  5. Sobald der Prüfer fertig ist, kann er das benutzerdefinierte Feld auf „Änderungen nötig” setzen, wenn Änderungen vorgenommen werden sollen, oder „Genehmigt”, wenn alles fertig ist.
  6. Weisen Sie die Aufgabe an den ursprünglichen Verantwortlichen neu zu, damit dieser das Feedback, je nach Notwendigkeit, umsetzen oder seine Arbeit als erledigt markieren kann, wenn diese genehmigt wurde.

Dieses GIF zeigt einen Genehmigungsworkflow mit benutzerdefinierten Feldern in Asana, um klarzustellen, dass die Arbeit fertig oder bereits genehmigt ist

Sehen Sie sich mithilfe von Suchberichten gefährdete Arbeitsvorgänge an und kümmern Sie sich schneller darum

Aufgabenstatus- und Genehmigungsfelder ermöglichen es den Mitwirkenden, den Stand der Arbeit schnell und einfach anzugeben (ohne jede Menge schriftlicher Statusnachrichten). Gleichzeitig können Projektmanager und Führungskräfte verpasste Termine und Übergaben vermeiden, indem sie erweiterte Suchberichte mithilfe dieser Felder erstellen.

Wie Sie Berichte erstellen, um zu sehen, welche Arbeit Ihre Genehmigung benötigt.

Genehmigungsberichte helfen Ihnen zu verstehen, welche Arbeitsvorgänge möglicherweise aufgehalten werden. Erstellen Sie für dieses Beispiel einen Bericht über die Arbeitsvorgänge, die noch nicht genehmigt wurden, um zu wissen, mit wem Sie sich eventuell abstimmen müssen.

Ein SCREENSHOT, der die Erstellung eines erweiterten Suchberichts mit benutzerdefinierten Feldern in Asana zeigt

So erstellen Sie benutzerdefinierte Berichte anhand von benutzerdefinierten Feldern

  1. Klicken Sie in den Suchbereich in der [oberen Leiste] von Asana.
  2. Klicken Sie auf Erweiterte Suche. Dadurch werden verschiedene Suchkriterien angezeigt, die Ihnen helfen, die Ergebnisse zu verfeinern.
  3. In diesem Bericht möchten Sie Aufgaben sehen, die unvollständig und in den nächsten 5 Tagen fällig sind.
  4. Als nächsten, klicken Sie auf Filter hinzufügen, dann Benutzerdefiniertes Feld und geben Sie „Genehmigungsstatus” ein.
  5. Wählen Sie in den Optionen ist und Bereit zur Überprüfung aus.
  6. Klicken Sie auf Suchen, um den Bericht zu erstellen

Anschließend sehen Sie eine Liste von Ergebnissen, die Sie mit Hilfe der Filteroptionen in der oberen rechten Ecke nach Verantwortlichen, Fälligkeitsangaben, Projekten und mehr weiter verfeinern können. Diese Liste an Ergebnissen gibt Ihnen eine Vorstellung davon, was bald fällig ist, aber noch nicht genehmigt ist. Alles, was scheinbar gefährdet ist, können Sie mit einem Kommentar versehen und den Verantwortlichen fragen, ob die Aufgabe seiner Meinung nach planmäßig verläuft.

Möchten Sie diesen Bericht regelmäßig erstellen? Klicken Sie auf Bericht speichern und Sie können jederzeit über Ihre Seitenleiste auf den Bericht mit aktuellen Ergebnissen zugreifen.

Wie Sie Berichte für „gefährdete” Arbeitsvorgänge erstellen

Um Ihren Genehmigungsbericht noch zu verfeinern, können Sie die Ergebnisse auch nach Ihrem benutzerdefinierten Feld für den „Aufgabenfortschritt” filtern. Dies hilft Ihnen, Arbeitsvorgänge zu identifizieren, die noch nicht richtig in Gange oder genehmigt sind, aber eine bevorstehende Frist haben. Anschließend können Sie die Fälligkeitsangaben oder andere Projektmerkmale nach Bedarf anpassen.

  1. Führen Sie die oben stehenden Schritte 1-5 aus.
  2. Fügen Sie die benutzerdefinierten Felder „Priorität” und „Inhaltsstatus” zu Ihrer Suche hinzu, indem Sie auf Filter hinzufügen klicken. Wählen Sie dann Benutzerdefiniertes Feld aus und fügen Sie beide benutzerdefinierten Felder zur Suche hinzu.
  3. Setzen Sie die Optionen des Inhaltsstatus auf ist und Nicht begonnen und die Priorität auf ist hoch.
  4. Klicken Sie auf Suchen, um Ihren Bericht zu erhalten.

Ein SCREENSHOT von Ergebnissen eines erweiterten Suchberichts in Asana

Diese Ergebnisliste zeigt Ihnen Arbeitsvorgänge, die noch nicht begonnen wurden, aber bald fällig sind und eine hohe Priorität aufweisen. Abhängig von der Art der Aufgabe, mag das vielleicht keine allzu große Bedeutung haben, aber für Arbeitsvorgänge wie erste Entwürfe, Budgetgenehmigungen, etc. kann dies ein Zeichen dafür sein, dass etwas nicht nach Plan verläuft. Gleichzeitig haben Sie dadurch einen Anhaltspunkt dafür, an welcher Stelle Sie mit Ihrem Team nachhaken müssen.

Ressourcen für Genehmigungen und Berichte

Lernen Sie lieber visuell? Möchten Sie sehen, wie unsere Kunden Genehmigungen überwachen und über ihre Arbeit Bericht erstatten? Schauen Sie sich diese Ressourcen an:

Ressourcen Link
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Mit der Community in Kontakt treten [Nehmen Sie an einer bevorstehenden Schulung teil](https://events.asana.com) oder starten Sie ein Thema in unserem Community-Forum.

Die Planung und Verwaltung Ihrer Arbeit in Asana gibt Ihnen Klarheit hinsichtlich Ihrer Projektpläne und über den Stand der Arbeit. Aber noch wertvoller ist es, wenn Sie die Informationen in Asana nutzen, um bessere Entscheidungen zu treffen, die Zeit sparen, dafür sorgen, dass Termine eingehalten werden und dazu führen, dass Probleme erkannt werden, bevor sie auftreten. Das alles erledigen Sie in Asana mit nur wenigen Klicks und Berichten.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.