Projektvorschläge und spontane Ad-hoc-Anfragen

Anfragen und Projektideen können aus allen Richtungen innerhalb eines Unternehmens eintreffen, wodurch Arbeitsvorgänge schnell übersehen und Teams überfordert werden können. Anstatt zu versuchen, alles auf einmal zu erledigen, oder Anfragen zu einer Backlog-Liste hinzuzufügen, wo sie vergessen werden, können Teams ein Projekt für Arbeitsanfragen erstellen.

Wie Sie ein Projekt für Arbeitsanfragen erstellen

Mit diesem Prozess können Sie Ad-hoc-Anfragen (wie das Beheben eines Tippfehlers oder das Stellen einer Frage, die Sie nicht sofort beantworten können) und Übermittlungen neuer Projektbeschreibungen – an einem Ort – verwalten. Um gleich loszulegen, können Sie Folgendes tun:

  1. Beginnen Sie mit einer Vorlage für Arbeitsanfragen.
  2. Importieren Sie eine vorhandene Tabelle, in der Sie derzeit eingehende Anfragen verfolgen.

Wie Sie auf alle Asana-Vorlagen zugreifen

GIF zur Veranschaulichung, wie Sie auf Vorlagen in Asana über den + Button in der oberen Leiste zugreifen können

Wenn Sie Asana kostenlos nutzen, es vorziehen, Ihr eigenes Anfragenprojekt von Grund auf neu zu erstellen, oder an generellen Best-Practices für Asana-Projekte interessiert sind, dann beginnen Sie mit diesen Hinweisen zur Projekterstellung.

Tipps zum Verwalten und Erledigen von Anfragen

Nachdem Sie Ihr Projekt erstellt haben, helfen Ihnen diese Tipps, es während der laufenden Arbeit zu verwalten.

1. Erstellen Sie einheitliche Vorlagen für Anfragen, um sie mithilfe von Formularen schneller bearbeiten zu können

Ewiges Nachfragen, nach grundlegenden Details von Anfragen, oder unvollständige Projektbeschreibungen behindern die Arbeit. Erstellen Sie stattdessen Formulare, um jederzeit die richtigen Details von Projektbeschreibungen oder spontanen Ad-hoc-Anfragen zu erfassen. Ihr Asana-Projekt für Anfragen ist direkt mit Formularen verknüpft, um sicherzustellen, dass Ihr Team mit den Informationen beginnen kann, die es benötigt (und die für Ihr Team richtig aufbereitet und strukturiert sind).

SCREENSHOT eines Formulars für Kreativanfragen, das in Asana erstellt wurde.

Durch das Senden eines Formularlinks können Formulare von jedem eingereicht werden, auch wenn die Person Asana nicht verwendet. Nach dem Absenden wird die Anfrage zu einer neuen Aufgabe in Ihrem Projekt, so dass Sie die Priorität der Anfrage festlegen und sie einem Teamkollegen mit allen nötigten Informationen zuweisen können.

Richten Sie ein Formular ein, indem Sie den hier beschriebenen Schritten folgen.

Wenn eine Anfrage nach einem großen oder komplexen Projekt oder Vorhaben eintrifft, oder dieses mehrere funktionelle Aufgabenbereiche umfasst, können Sie die Aufgabe in ein Projekt verwandeln, um sie effektiver zu verwalten.

2. Sorgen Sie dafür, dass Anfragen aus Gesprächen und E-Mails umgesetzt werden können

Wenn Sie viele Anfragen per Chat oder E-Mail erhalten, können Sie dem Anfragenden jederzeit den Link zu Ihrem Formular schicken. Sie haben aber auch die Möglichkeit, Anfragen in Gesprächen mithilfe von Integrationen schnell zu bearbeiten.

SCREENSHOT der Outlook- und Gmail-E-Mail-Integration von Asana

Verwenden Sie für E-Mails das Asana-Add-on für Gmail, Outlook oder ein anderes E-Mail-Programm. Probieren Sie zum Chatten die Integration von Asana für Slack aus.

Wenn Sie Chats oder E-Mails mit Aufgaben oder Fragen erhalten, auf die Sie reagieren müssen, können Sie diese direkt in Ihrem Posteingang oder Ihrer Nachricht zu Asana hinzufügen, die Aufgabe zuweisen, zu Ihrem Anfragenprojekt hinzufügen und vieles mehr.

GIF zeigt die Erstellung einer Asana-Aufgabe in einer Slack-Nachricht mithilfe der Integration

3. Legen Sie Prioritäten fest und organisieren Sie Anfragen mit benutzerdefinierten Feldern

Sobald Sie ein Formular eingerichtet haben, helfen Ihnen benutzerdefinierte Felder, eingehende Anfragen zu priorisieren und in Kategorien zu sortieren. Wenn Sie an Tabellen gewöhnt sind, können Sie auch Spalten filtern und sortieren. Benutzerdefinierte Felder sind ein effektiverer Ersatz, da sie Informationen im direkten Zusammenhang mit Arbeitsvorgängen verfolgen (und nicht nur für einen Projektmanager oder Teamleiter zugänglich sind).

Wenn Sie in Ihrem Formular ein „Team“-Feld hinzufügen, können Sie es dem gleichen benutzerdefinierten Feld in Ihrem Projekt zuordnen. Bei der Übermittlung der neuen Aufgabe wird dann festgelegt, welches Team bei der Anfrage helfen muss, um den Umfang und alle Beteiligten schnell zu ermitteln.

Ein benutzerdefiniertes Feld für die „Priorität” kann dem Manager helfen, Anfragen im Vergleich zu anderen Vorgängen zu priorisieren. Damit kann er dafür sorgen, dass sein Team planmäßig vorgeht, anstatt einem hektischen Antragsteller Vorrang gegenüber größeren Prioritäten zu gewähren.

4. Führen Sie mithilfe von Benachrichtigungen für benutzerdefinierte Felder einfacher und schneller Genehmigungen durch

Viele Teams sind überlastet, so dass unklare Übergaben oder verwirrende Überprüfungsdurchgänge auf Anfrage kostspielig sind. Stellen Sie stattdessen mit einem [Genehmigungs-Workflow](/guide/examples/project management/approval-task-status) sicher, dass alle Dateien, Rückmeldungen und Erwartungen, die mit der Arbeit in Verbindung stehen, klar sind:

Dieses GIF zeigt einen Genehmigungsworkflow mit benutzerdefinierten Feldern in Asana, um klarzustellen, dass die Arbeit fertig oder bereits genehmigt ist

  1. Fügen Sie das von Asana erstellte benutzerdefinierte Feld „Genehmigungsstatus“ zu Ihrem Projekt hinzu, indem Sie auf den blauen Link Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen oben in Ihrem Projekt klicken.
  2. Sobald der Inhalt zur Überprüfung bereit ist, setzt der Ersteller des Inhalts das Feld auf Bereit zur Überprüfung und weist die Aufgabe dem Prüfer zu.
    • Stellen Sie sicher, dass Sie alle Dateien anhängen, die überprüft werden müssen.
  3. Der Prüfer erhält dann eine Benachrichtigung darüber, dass die Überprüfung losgehen kann.
  4. Sobald die Überprüfung fertig ist, setzt der Prüfer [das benutzerdefinierte Feld] (/guide/help/premium/custom-fields#gl-limitations) auf Genehmigt oder Änderungen nötig und weist die Aufgabe dem Ersteller der Inhalte neu zu.
    • Wenn Änderungen erforderlich sind, kann der Prüfer Korrekturhinweise direkt auf beliebigen Bilddateien hinterlassen oder einen Aufgabenkommentar hinzufügen, so dass der Ersteller der Inhalte weiß, welche Änderungen vorgenommen werden müssen.
  5. Der Inhaltsersteller wird darüber informiert, dass seine Arbeit genehmigt wurde oder geändert werden muss. Diese Benachrichtigung enthält das Feedback über das man direkt zur Datei gelangt, in der es umgesetzt werden soll.

Tipps für die Berichterstattung und Personalplanung

Überwachen Sie den Projektfortschritt und verwalten Sie die Personalbelegung mit Portfolios und Workload

Um den Projektfortschritt einzuschätzen und das Arbeitspensum des Teams zu beurteilen, tragen Teamleiter in der Regel Informationen aus Meetings, E-Mails oder Tabellen zusammen, was zeitaufwändig und ungenau sein kann. Erstellen Sie stattdessen ein Projektportfolio mit allen wichtigen Projekten und einem Projekt für Ad-hoc-Anfragen, um Fortschritte, Fristen und Prioritäten an einem Ort in Echtzeit zu sehen.

Verwenden Sie dann den Tab Workload, um das Arbeitspensum Ihres Teams basierend auf den Aufgaben zu visualisieren, die ihnen bereits in Asana zugewiesen wurden. Workload hilft Ihnen, fundierte Personalentscheidungen zu treffen, um für eine ausgewogene Arbeitslast zu sorgen und wichtige Arbeit auf Kurs zu halten.

SCREENSHOT der Nutzung von Workload, um Teamkollegen zu sehen, die zu viel Arbeit haben, und um einen Teil der Arbeit neu zuzuweisen

Ressourcen über die Nachverfolgung von Anfragen

Lernen Sie lieber visuell? Möchten Sie sehen, wie unsere Kunden Anfragen verfolgen? Schauen Sie sich diese Ressourcen an:

Ressourcen Link
Vorlage für Arbeitsanfragen Vorlage verwenden
Video-Tutorial „So funktioniert Asana” ansehen
On-Demand-Kurs Bei der Asana Academy registrieren
Fallstudie-Webinar Erfahren Sie, wie New Relic Anfragen mit Asana verwaltet
Treten Sie mit der Community in Kontakt [Nehmen Sie an einer bevorstehenden Schulung teil](https://events.asana.com) oder starten Sie ein Thema in unserem Community-Forum.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.