Asana für Geschäftsoptimierung

Teams, die sich mit der Geschäftsoptimierung beschäftigen, erhalten mit Asana die Möglichkeit, ihre Projekte und Prozesse zu entwickeln, zu skalieren und zu optimieren. Dieser Artikel richtet sich an Teams, die bereits mit den Grundlagen von Projektmanagement bei Asana vertraut sind und nun ihre Effizienz steigern und einige kostenpflichtige Funktionen ausprobieren möchten. Verwenden Sie die obenstehenden Verknüpfungen, um zu konkreten Anwendungsbeispielen zu gelangen oder beginnen Sie mit folgenden allgemeinen Tipps.

Wenn Sie beim [Projektmanagement mit Asana](/guide/examples/project-management/project management) neu einsteigen, beginnen Sie mit einer Projektvorlage zur Geschäftsoptimierung, um eine erste Vorstellung davon zu bekommen. Oder importieren Sie eine Tabelle, in der Sie bereits solche Prozesse geplant haben, um das Projekt in wenigen Klicks in Asana darzustellen.

Allgemeine Tipps für die Geschäftsoptimierung

Diese Tipps unterstützen Sie bei verschiedenen Projekten zur Geschäftsoptimierung, indem sie Ihnen helfen, Ihre Projektpläne, Zeitpläne, Statusaktualisierungen und Prioritäten effizienter zu verwalten.

Mit Portfolios können Sie Projektgruppen, Zeitpläne und die Arbeitsbelastung Ihres Teams verwalten und kontrollieren.

GIF von Geschäftsoptimierungsprojekten sortiert nach Status in einem Asana-Portfolio; danach auf einer Zeitleiste; danach Anzeige der Teamauslastung in Workload

  • Portfolios helfen Ihnen, den Status von Projektgruppen zu überwachen, um zu verstehen, wo Ihre Aufmerksamkeit benötigt wird. Sie könnten zum Beispiel ein Portfolio aller Software-Implementierungen erstellen, um mitzuverfolgen, wie sie voranschreiten.
  • Sorgen Sie dafür, dass Projektmanager und -leiter regelmäßig Status-Updates bereitstellen, damit diese im Portfolio angezeigt werden.
  • Wenn Sie die Zeitpläne Ihrer Projekte auf einer Zeitleiste sehen möchten, fügen Sie diese Projekte einem Portfolio hinzu und verwenden Sie dann den Tab Zeitleiste, um sicherzustellen, dass sie sich nicht überschneiden. Die Zeitleiste eignet sich auch hervorragend als Master-Kalender für das Quartal oder Jahr.
  • Zur Verwaltung der Teamauslastung und für fundierte Personalentscheidungen fügen Sie die aktiven Projekte Ihres Teams einem Portfolio hinzu und öffnen Sie dann den Tab Workload, um alle Zeitpläne anzuzeigen.

Aufgaben priorisieren und organisieren

GIF zeigt an, wie das benutzerdefinierte Prioritätsfeld einer abhängigen Aufgabe auf hoch gesetzt wird; danach wie ein Projekt der Geschäftsoptimierung nach Priorität sortiert wird, um die Aufgaben mit der höchsten Priorität oben anzuzeigen.

  • Benutzerdefinierte Felder helfen Ihnen bei der einheitlichen Erfassung von Informationen zu jeder Aufgabe mit Dropdown-, numerischen oder Textfeldern. Sie können z. B. Felder zur Erfassung des Aufgabenfortschritts, der Kosten oder der Priorität einrichten.
  • Sortieren Sie Ihre Projekte nach benutzerdefinierten Feldern, um Aufgaben nach einem Feld zu gruppieren (wie z. B. die Reihenfolge einer Spalte in einer Tabelle) oder verwenden Sie Felder zur Erstellung von Berichten, mit denen Sie erkennen, welche Aufgaben gefährdet sein könnten.
  • Abhängigkeiten sorgen dafür, dass die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge bearbeitet werden. Dadurch fängt niemand eine Aufgabe zu früh an oder fragt sich, wann die Arbeit an der Aufgabe beginnen kann.
  • Erstellen Sie Regeln in Ihren Projekten, um Arbeitsschritte zu automatisieren. Sie könnten zum Beispiel eine Regel aufstellen, um neue Aufgaben zu priorisieren, die zu einem Projekt zur Geschäftsoptimierung hinzugefügt werden. Oder eine Regel, mit der weitere Beteiligte hinzugefügt werden, wenn eine Aufgabe eine bestimmte Phase erreicht hat.

Tipps für Projektanträge oder Anfrageprojekte

Erhält Ihr Team viele Anfragen und Projektvorschläge von anderen Teams? Diese Tipps helfen Ihnen, Anfragen schneller zu bearbeiten, indem Sie alle Details im Vorfeld klären und den Genehmigungsprozess optimieren.

GRAFIK zeigt an, welchen Prozess eine Arbeitsanfrage in Asana von Anfang bis Ende durchläuft

  • Standardisieren Sie Ihre Anfragen mit Formularen. Anstatt sich über eine Anfrage und ihre Anforderungen hin und her auszutauschen, erstellen Sie ein Formular. Dieses kann einfach ausgefüllt werden, damit Ihrem Team alle notwendigen Informationen zur Verfügung stehen.
  • Wertschätzen Sie die Zeit ihrer Teamkollegen: Geben Sie jeder zugewiesenen Anfrage ein Fälligkeitsdatum und setzen Sie ein benutzerdefiniertes Prioritätsfeld nur dann ein, wenn die Aufgabe vorrangig behandelt werden soll. Dadurch wird Ihr Team nicht durch unnötige Anfragen bombardiert und weiß, welche Aufgaben zuerst zu erledigen sind.

Tipps für die Einführung von Anbietern und Lieferanten

Wenn Ihr Team für die Auswahl oder Einführung eines neuen Dienstleisters oder Lieferanten verantwortlich ist, kann es alles – von der Dienstleister-/Lieferantengenehmigung bis zur Einführung – in Asana durchführen. Und so funktioniert es:

GRAFIK des Prozesses, den der Lieferant bei seiner Einführung in Asana von Anfang bis Ende durchläuft

ABBILDUNG der Asana-Integration für Gmail

Tipps für die Planung der Teamziele

Teams der Geschäftsoptimierung sind oft für die Planung von Team- oder Unternehmenszielen verantwortlich. Erleichtern Sie die bereichsübergreifende Planung mit diesem Ablauf der Zielplanung, egal ob für ein Quartal oder ein Jahr.

GRAFIK des Prozesses, den die Ziele eines Teams oder Unternehmens in Asana von Anfang bis Ende durchlaufen können

  • Sparen Sie Zeit mit Vorlagen. Ziele und Zielvorgaben werden in der Regel in regelmäßigen Abständen festgelegt. Mit Hilfe einer Asana-Vorlage oder einer eigenen benutzerdefinierten Vorlage sind alle erforderlichen ersten Schritte schnell erledigt.
  • Sorgen Sie dafür, dass Genehmigungen klar und effizient sind, indem Sie eine Genehmigungsaufgabe erstellen. Die genehmigende Person kann ein beliebiges Feedback zur Aufgabe hinterlassen. Sobald sie abgeschlossen ist, erhalten Sie eine klare Dokumentation darüber, ob sie genehmigt wurde (oder nicht) und warum.
  • Sobald Sie Ihre Ziele festgelegt haben, erstellen Sie ein Portfolio mit allen wesentlichen Projekten, die zu den Zielen beitragen. Auf diese Weise können Sie den Fortschritt und den zeitlichen Ablauf nachvollziehen. Sorgen Sie dafür, dass die Projektleiter und Teamleiter regelmäßig über den aktuellen Status der Ziele, für die sie verantwortlich sind, informiert werden.

Ein GIF zur Veranschaulichung, wie eine Aufgabe in Asana genehmigt werden kann

So erstellen Sie eine Genehmigungsaufgabe in Asana

Weitere Infomaterialien für Teams der Geschäftsoptimierung

Lernen Sie lieber visuell? Möchten Sie sehen, wie unsere Kunden ihre Geschäftsprozesse mit Asana optimieren? Schauen Sie sich diese Infomaterialien an:

Infomaterialien Link
Vorlagen zur Geschäftsoptimierung Alle Vorlagen zur Geschäftsoptimierung
Video-Tutorial „So funktioniert Asana“ ansehen
Fallstudie Lesen Sie, wie Epitaph Records, Barfoot & Thompson und Morning Coworking ihre Geschäftsprozesse mit Asana optimieren.
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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste unter Zuletzt zugewiesen.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Sichtbar machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie sichtbar gemacht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Geben Sie Tab+N in eine beliebige Aufgabenzeile ein, um einen neuen Abschnitt zu erstellen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.