Asana für Geschäftsoptimierung

Teams, die sich mit der Geschäftsoptimierung beschäftigen, erhalten mit Asana die Möglichkeit, ihre Projekte und Prozesse zu entwickeln, zu skalieren und zu optimieren. Dieser Artikel richtet sich an Teams, die bereits mit den Grundlagen von Projektmanagement bei Asana vertraut sind und nun ihre Effizienz steigern und einige kostenpflichtige Funktionen ausprobieren möchten. Verwenden Sie die obenstehenden Verknüpfungen, um zu konkreten Anwendungsbeispielen zu gelangen oder beginnen Sie mit folgenden allgemeinen Tipps.

Wenn Sie beim [Projektmanagement mit Asana](/guide/examples/project-management/project management) neu einsteigen, beginnen Sie mit einer Projektvorlage zur Geschäftsoptimierung, um eine erste Vorstellung davon zu bekommen. Oder importieren Sie eine Tabelle, in der Sie bereits solche Prozesse geplant haben, um das Projekt in wenigen Klicks in Asana darzustellen.

Allgemeine Tipps für die Geschäftsoptimierung

Diese Tipps unterstützen Sie bei verschiedenen Projekten zur Geschäftsoptimierung, indem sie Ihnen helfen, Ihre Projektpläne, Zeitpläne, Statusaktualisierungen und Prioritäten effizienter zu verwalten.

Mit Portfolios können Sie Projektgruppen, Zeitpläne und die Arbeitsbelastung Ihres Teams verwalten und kontrollieren.

GIF von Geschäftsoptimierungsprojekten sortiert nach Status in einem Asana-Portfolio; danach auf einer Zeitleiste; danach Anzeige der Teamauslastung in Workload

  • Portfolios helfen Ihnen, den Status von Projektgruppen zu überwachen, um zu verstehen, wo Ihre Aufmerksamkeit benötigt wird. Sie könnten zum Beispiel ein Portfolio aller Software-Implementierungen erstellen, um mitzuverfolgen, wie sie voranschreiten.
  • Sorgen Sie dafür, dass Projektmanager und -leiter regelmäßig Status-Updates bereitstellen, damit diese im Portfolio angezeigt werden.
  • Wenn Sie die Zeitpläne Ihrer Projekte auf einer Zeitleiste sehen möchten, fügen Sie diese Projekte einem Portfolio hinzu und verwenden Sie dann den Tab Zeitleiste, um sicherzustellen, dass sie sich nicht überschneiden. Die Zeitleiste eignet sich auch hervorragend als Master-Kalender für das Quartal oder Jahr.
  • Zur Verwaltung der Teamauslastung und für fundierte Personalentscheidungen fügen Sie die aktiven Projekte Ihres Teams einem Portfolio hinzu und öffnen Sie dann den Tab Workload, um alle Zeitpläne anzuzeigen.

Aufgaben priorisieren und organisieren

GIF zeigt an, wie das benutzerdefinierte Prioritätsfeld einer abhängigen Aufgabe auf hoch gesetzt wird; danach wie ein Projekt der Geschäftsoptimierung nach Priorität sortiert wird, um die Aufgaben mit der höchsten Priorität oben anzuzeigen.

  • Benutzerdefinierte Felder helfen Ihnen bei der einheitlichen Erfassung von Informationen zu jeder Aufgabe mit Dropdown-, numerischen oder Textfeldern. Sie können z. B. Felder zur Erfassung des Aufgabenfortschritts, der Kosten oder der Priorität einrichten.
  • Sortieren Sie Ihre Projekte nach benutzerdefinierten Feldern, um Aufgaben nach einem Feld zu gruppieren (wie z. B. die Reihenfolge einer Spalte in einer Tabelle) oder verwenden Sie Felder zur Erstellung von Berichten, mit denen Sie erkennen, welche Aufgaben gefährdet sein könnten.
  • Abhängigkeiten sorgen dafür, dass die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge bearbeitet werden. Dadurch fängt niemand eine Aufgabe zu früh an oder fragt sich, wann die Arbeit an der Aufgabe beginnen kann.
  • Erstellen Sie Regeln in Ihren Projekten, um Arbeitsschritte zu automatisieren. Sie könnten zum Beispiel eine Regel aufstellen, um neue Aufgaben zu priorisieren, die zu einem Projekt zur Geschäftsoptimierung hinzugefügt werden. Oder eine Regel, mit der weitere Beteiligte hinzugefügt werden, wenn eine Aufgabe eine bestimmte Phase erreicht hat.

Tipps für Projektanträge oder Anfrageprojekte

Erhält Ihr Team viele Anfragen und Projektvorschläge von anderen Teams? Diese Tipps helfen Ihnen, Anfragen schneller zu bearbeiten, indem Sie alle Details im Vorfeld klären und den Genehmigungsprozess optimieren.

GRAFIK zeigt an, welchen Prozess eine Arbeitsanfrage in Asana von Anfang bis Ende durchläuft

  • Standardisieren Sie Ihre Anfragen mit Formularen. Anstatt sich über eine Anfrage und ihre Anforderungen hin und her auszutauschen, erstellen Sie ein Formular. Dieses kann einfach ausgefüllt werden, damit Ihrem Team alle notwendigen Informationen zur Verfügung stehen.
  • Wertschätzen Sie die Zeit ihrer Teamkollegen: Geben Sie jeder zugewiesenen Anfrage ein Fälligkeitsdatum und setzen Sie ein benutzerdefiniertes Prioritätsfeld nur dann ein, wenn die Aufgabe vorrangig behandelt werden soll. Dadurch wird Ihr Team nicht durch unnötige Anfragen bombardiert und weiß, welche Aufgaben zuerst zu erledigen sind.

Tipps für die Einführung von Anbietern und Lieferanten

Wenn Ihr Team für die Auswahl oder Einführung eines neuen Dienstleisters oder Lieferanten verantwortlich ist, kann es alles – von der Dienstleister-/Lieferantengenehmigung bis zur Einführung – in Asana durchführen. Und so funktioniert es:

GRAFIK des Prozesses, den der Lieferant bei seiner Einführung in Asana von Anfang bis Ende durchläuft

ABBILDUNG der Asana-Integration für Gmail

Tipps für die Planung der Teamziele

Teams der Geschäftsoptimierung sind oft für die Planung von Team- oder Unternehmenszielen verantwortlich. Erleichtern Sie die bereichsübergreifende Planung mit diesem Ablauf der Zielplanung, egal ob für ein Quartal oder ein Jahr.

GRAFIK des Prozesses, den die Ziele eines Teams oder Unternehmens in Asana von Anfang bis Ende durchlaufen können

  • Sparen Sie Zeit mit Vorlagen. Ziele und Zielvorgaben werden in der Regel in regelmäßigen Abständen festgelegt. Mit Hilfe einer Asana-Vorlage oder einer eigenen benutzerdefinierten Vorlage sind alle erforderlichen ersten Schritte schnell erledigt.
  • Sorgen Sie dafür, dass Genehmigungen klar und effizient sind, indem Sie eine Genehmigungsaufgabe erstellen. Die genehmigende Person kann ein beliebiges Feedback zur Aufgabe hinterlassen. Sobald sie abgeschlossen ist, erhalten Sie eine klare Dokumentation darüber, ob sie genehmigt wurde (oder nicht) und warum.
  • Sobald Sie Ihre Ziele festgelegt haben, erstellen Sie ein Portfolio mit allen wesentlichen Projekten, die zu den Zielen beitragen. Auf diese Weise können Sie den Fortschritt und den zeitlichen Ablauf nachvollziehen. Sorgen Sie dafür, dass die Projektleiter und Teamleiter regelmäßig über den aktuellen Status der Ziele, für die sie verantwortlich sind, informiert werden.

Ein GIF zur Veranschaulichung, wie eine Aufgabe in Asana genehmigt werden kann

So erstellen Sie eine Genehmigungsaufgabe in Asana

Weitere Infomaterialien für Teams der Geschäftsoptimierung

Lernen Sie lieber visuell? Möchten Sie sehen, wie unsere Kunden ihre Geschäftsprozesse mit Asana optimieren? Schauen Sie sich diese Infomaterialien an:

Infomaterialien Link
Vorlagen zur Geschäftsoptimierung Alle Vorlagen zur Geschäftsoptimierung
Video-Tutorial „So funktioniert Asana“ ansehen
Fallstudie Lesen Sie, wie Epitaph Records, Barfoot & Thompson und Morning Coworking ihre Geschäftsprozesse mit Asana optimieren.
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