Spenden-Eventplanung

Wie Sie ein Projekt für Spenden-Events in Asana erstellen

Es gibt einige Möglichkeiten, Ihr Eventprojekt zu erstellen. So können Sie schnell beginnen:

  1. Beginnen Sie mit unserer Vorlage für Spenden-Events und passen Sie diese an die Bedürfnisse Ihrer Organisation an.
  2. Importieren Sie eine vorhandene Tabelle, in der Sie derzeit Events verwalten.

Wie Sie auf alle Asana-Vorlagen zugreifen

GIF zur Veranschaulichung, wie Sie auf Vorlagen in Asana über den + Button in der Startleiste zugreifen können

Wenn Sie es vorziehen, Ihren eigenen Eventplan von Grund auf neu zu erstellen, oder an allgemeinen Best Practices für Asana-Projekte interessiert sind, dann beginnen Sie hier.

Planen Sie mehrere Spenden-Events auf einmal?

Wenn Sie unsere Vorlage verwenden:

  1. Duplizieren Sie die[BEISPIELAUFGABE] in der Vorlage, benennen Sie sie neu und wandeln Sie sie in ein Projekt um.
  2. Dann fügen Sie diese Projekte zu einem Portfolio hinzu, mit dem Sie alle Spenden-Events an einem Ort verwalten und überwachen können.

Arbeiten Sie mit Lieferanten, Agenturen oder Dienstleistern zusammen?

Die Nachverfolgung von Fristen, Materialien und Gesprächen per E-Mail, in die mehrere Drittanbieter involviert sind, erhöht die Komplexität. Stattdessen bietet es sich an, alle Drittanbieter als Gäste in Ihr Projekt einzuladen. Auf diese Weise können Sie Ihre Pläne mit ihnen teilen, klare Fristen setzen und die Ergebnisse im Auge behalten.

Müssen Sie andere Eventaufgaben privat halten? Sie können Drittanbieter trotzdem zu Asana einladen. Setzen Sie Ihr Projekt dazu auf privat und fügen Sie sie nur als Aufgaben-Follower hinzu. Dann ist nur diese Aufgabe für sie sichtbar.

Tipps zur Verwaltung und Durchführung von Events

Sie haben nun Ihr Projekt zur Planung Ihres Spenden-Events erstellt. Jetzt helfen Ihnen diese Tipps, jedes Detail während der Arbeit zu verwalten und zu verfolgen.

1. Planen Sie Ihren Eventplan mit der Zeitleiste (und passen Sie ihn bei Bedarf an)

Die meisten Eventpläne beinhalten bis zum großen Tag wichtige Fristen und Abhängigkeiten. Die Zeitleiste hilft Ihnen, diese in Ihrem Plan abzubilden, bevor Sie beginnen. So können Sie sicherstellen, dass alle Elemente des Events aufeinander abgestimmt sind.

GIF zur Projektplanerstellung mit der Zeitleisten-Funktion von Asana

So erstellen Sie Ihren Plan mit der Zeitleiste:

  1. Planen Sie Aufgaben, indem Sie sie per Drag & Drop auf die Zeitleiste ziehen. Wenn Sie Konflikte in der Zeitplanung bemerken, verschieben Sie Aufgaben auf dieselbe Weise, um sie neu zu planen.
  2. Verlängern Sie die Datumsbereiche für Aufgaben, damit der Verantwortliche seine Zeit für die Arbeit an der Aufgabe, bis zur Frist, besser einteilen kann.
  3. Oft müssen Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge erledigt werden. Dafür können Sie Abhängigkeiten zwischen ihnen festlegen. Fahren Sie mit der Maus über eine Aufgabe und ziehen Sie dann den Punkt auf eine zugehörige Aufgabe.

Sobald die Arbeit läuft, kann Ihnen die Zeitleiste dabei helfen, Ihren Plan anzupassen. Wenn die Buchung Ihres Veranstaltungsortes beispielsweise länger dauert als erwartet, können Sie die Fristen verschieben und gleichzeitig sehen, wie sich das auf Ihren Plan insgesamt auswirkt.

2. Mit unseren E-Mail-Integrationen behalten Sie den Überblick über wichtige E-Mails (und verbringen weniger Zeit in Ihrem Posteingang)

SCREENSHOT von den Asana-Integrationen für Outlook und Gmail für E-Mails und den Posteingang

Sie können jederzeit Anbieter zu Ihrem Event-Projekt einladen, aber wenn Sie per E-Mail kommunizieren, probieren Sie die Asana-Integrationen für Gmail, Outlook, oder andere E-Mail-Anbieter aus. Wenn Sie E-Mails mit wichtigen Dokumenten oder verfolgbaren Aufgaben erhalten, können Sie diese direkt in Ihrem Posteingang zu Asana hinzufügen, um sie als Aufgabe zuzuweisen, Ihrem Eventprojekt hinzuzufügen und vieles mehr. Wichtige Planungsdetails und To-dos gehen nicht mehr in E-Mails verloren (und Sie müssen weniger Zeit mit der Organisation Ihres Posteingangs verbringen).

3. Erstellen Sie umsetzbares Feedback in direktem Zusammenhang mit den Inhalten Ihres Spenden-Events

GIF der Verwendung von Korrekturhinweisen, um umsetzbares Feedback für ein Bild zu hinterlassen, das in einer Asana-Aufgabe angehängt ist

Die Möglichkeit, Feedback zu Event-Material (wie E-Mail-Einladungen oder Event-Plakate) leichter zu geben und umzusetzen, kann die Erfolgsaussichten des Events maßgeblich beeinflussen. Korrekturhinweise in Asana bieten Prüfern einen einfachen Weg, um Kommentare im direkten Zusammenhang mit Inhalten zu hinterlassen und Feedback im richtigen Kontext zu geben. Jeder Kommentar verwandelt sich in eine umsetzbare Unteraufgabe und der Ersteller des Inhalts kann dann entscheiden, wie er dieses verwirklicht.

Wenn Sie ein Brainstorming zu Inhalten oder kreativen Ideen für Ihr Event durchführen möchten, erstellen Sie eine Aufgabe pro Inhalt/Idee. Verwenden Sie dann den „Gefällt mir“-Button, um in Ihrem Team abzustimmen.

Tipps zur Verwaltung der Arbeit am Tag des Events

1. Arbeiten Sie unterwegs und offline mit der mobilen Asana-App

Wenn sich Ihr Team um die Vorbereitungen vor Ort kümmert, kann die Einsicht in wichtige Details oder die verbleibenden Aufgaben auf der To-do-Liste schwierig sein. Die mobile App von Asana ermöglicht Ihrem Team vor, während und nach dem Event den Zugriff auf Ihren Eventplan (auch wenn Sie offline sind).

SCREENSHOT der Asana-Aufgabe zur Eventplanung in der mobilen App

2. Führen Sie produktive Echtzeit-Gespräche mithilfe der Slack-Integration durch

Viele Teams verwenden sowohl Asana als auch Slack, um die Arbeit zu koordinieren und miteinander zu kommunizieren – besonders wenn der Termin für das Event unmittelbar bevorsteht. Anstatt das eine oder andere Tool auszuwählen, können Teams die beiden zusammen mit der Asana für Slack-Iintegration verwenden.

GIF zeigt die Erstellung einer Asana-Aufgabe in einer Slack-Nachricht mithilfe der Integration

Wenn ein Teamkollege um Feedback zu seiner Keynote-Präsentation bittet, Sie aber etwas anderes für das Event besorgen müssen, können Sie direkt in der Slack-Konversation eine Asana-Aufgabe erstellen, damit Sie den ursprünglichen Kontext nicht vergessen.

Tipps für die Berichterstattung über die Arbeit und Fortschritte von Events

1. Kommunizieren Sie mit Ihrem Team (ohne zusätzliche Meetings)

Anstatt ein Meeting einzuberufen, um den Status einer Aufgabe zu überprüfen oder Ihr Team auf den neuesten Stand zu bringen, bietet Asana eine Reihe von anderen Möglichkeiten:

  • Kommentieren Sie eine Aufgabe, um ein Status-Update über den Aufgabenfortschritt zu hinterlassen, Feedback zu geben oder eine Frage zu stellen.
  • Verwenden Sie Projekt-Statusaktualisierungen (mithilfe des Tabs für Fortschritte in Ihrem Projekt), um die wichtigsten Neuigkeiten über die Fortschritte Ihres Projekts bekannt zu geben. Diese könnten das Erreichen von Meilensteinen, die Einhaltung von Fristen oder Hinweise zu gefährdeten Aufgaben betreffen.
  • @Erwähnen Sie Ihre Kollegen, relevante Aufgaben, Projekte oder Diskussionen, um diese direkt in Aufgabenbeschreibungen oder Kommentaren zu verlinken.

2. Überwachen Sie den Fortschritt und verwalten Sie die Personalbelegung mehrerer Veranstaltungen mit Portfolios und Workload

Ein GIF, das die Verwendung eines Portfolios in Asana zeigt, um mithilfe von Statusaktualisierungen Einblicke in die Fortschritte von Projekten zu erhalten

Um den Fortschritt der Eventplanung einzuschätzen und das Arbeitspensum des Teams zu beurteilen, tragen Veranstaltungsplaner in der Regel Informationen aus Meetings, E-Mails oder Tabellen zusammen, was zeitaufwändig und ungenau sein kann. Erstellen Sie stattdessen ein Projektportfolio mit all Ihren Veranstaltungsplänen, um Fortschritte, Event-Termine und Prioritäten an einem Ort in Echtzeit zu sehen.

SCREENSHOT der Nutzung von Workload, um Teamkollegen zu sehen, die zu viel Arbeit haben, und um einen Teil der Arbeit neu zuzuweisen

Verwenden Sie dann den Tab Workload, um das Arbeitspensum Ihres Teams für mehrere Events basierend auf den Aufgaben zu visualisieren, die ihnen bereits in Asana zugewiesen wurden. Workload hilft Ihnen, fundierte Personalentscheidungen zu treffen, um für ein ausgewogenes Arbeitspensum zu sorgen und Events auf Kurs zu halten.

Ressourcen für die Planung und Verwaltung von Events in Asana

Lernen Sie lieber visuell? Möchten Sie sehen, wie unsere Kunden ihre Events mit Asana planen? Schauen Sie sich diese Infomaterialien an:

Ressourcen Link
Vorlage für die Spenden-Eventplanung einer gemeinnützigen Organisation Vorlage verwenden
Video-Tutorial „So funktioniert Asana“ ansehen
On-Demand-Kurs Bei der Asana Academy registrieren
Fallstudien Erfahren Sie, wie Special Olympics, The Young Survival Coalition, Together We Rise und NTEN Events mit Asana planen.
E-Book-Leitfaden zur Produktivität für Event-Profis E-Book lesen
Treten Sie mit der Community in Kontakt Nehmen Sie an einer bevorstehenden Schulung teil oder starten Sie ein Thema in unserem Community-Forum](https://forum.asana.com) 

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