IT-Helpdesk

Bei IT-Problemen, die man nicht durch simples Ein- und Ausschalten beheben kann, benötigt man eine einfache Möglichkeit, Probleme zu melden. Aber manchmal ist es schwierig, eine Lösung zu finden, die für Ihr IT-Team ausreichend leistungsstark, aber für alle benutzerfreundlich ist. Die Verwendung von Asana für IT-Anfragen macht es für alle leicht, Probleme zu melden. Und IT-Teams können mit Asana Probleme schnell beheben.

Einrichten eines IT-Helpdesk-Projekts

  1. Erstellen Sie ein Projekt und benennen Sie es mit „IT-Helpdesk”. Stellen Sie sicher, dass es ein öffentliches Projekt in einem öffentlichen Team ist. Auf diese Weise kann es jeder finden, wenn er auf Unterstützung durch die IT angewiesen ist.
    • Je nachdem, welche Ansicht Sie bevorzugen, können Sie ein [Listen]-(/guide/help/views/list)- oder Board-Layout wählen.
    • Sie können bei sensiblen IT-Problemen ein privates Projekt erstellen, das nur vom IT-Team eingesehen werden kann.
  2. Weisen Sie einen Projektinhaber zu, wie z. B. einen Teamleiter oder -koordinator. Wenn neue Aufgaben für IT-Anfragen hinzugefügt werden, können sie dem entsprechenden Teamkollegen zugewiesen werden. Oder IT-Teammitglieder können Aufgaben direkt zuweisen, wenn sie eintreffen.
    • Fügen Sie Mitglieder des IT-Teams als Projektmitglieder hinzu. Auf diese Weise werden sie über neue Aufgaben benachrichtigt, sodass nichts übersehen wird.
  3. Organisieren Sie Ihr Projekt nach IT-Anfragetyp oder Teamkollege. Sie können Abschnitte oder Spalten verwenden.
  4. Um IT-Helpdesk-Anfragen zu erstellen, kann jeder in Ihrem Unternehmen einfach eine Aufgabe im Projekt erstellen. Sie können auch eine Beispielaufgabe verwenden, wenn bestimmte Informationen immer mit einbezogen werden sollen. Antragsteller müssen einfach die Aufgabe kopieren, wenn sie eine neue Anfrage erstellen.
    • Sobald eine Anfrage eingetroffen ist, stellen Sie sicher, dass sie einem Teamkollegen zugewiesen wird. Geben Sie auch ein Fälligkeitsdatum an, damit der Antragsteller weiß, wann er eine Lösung erwarten kann.
  5. Weisen Sie der Person, die das Problem gemeldet hat, Unteraufgaben während des gesamten Fehlerbehebungsprozesses zu. Die Schritte zur Behebung des Problems sind klar und übersichtlich und Sie verfügen über den Verlauf der Fehlerbehebung.
  6. Sie können mit Aufgabenkommentaren problemlos umfassend innerhalb der Aufgabe kommunizieren.

Erstellen Sie ein IT-Helpdesk-Projekt in Asana.{screenshot}

Mehr Möglichkeiten mit dem IT-Helpdesk

IT-Anfragen mit Webformularen übermitteln

Über Wufoo- oder Google-Formulare können Sie ein eigenes Webformular erstellen, das alle Informationen, die Sie für eine neue IT-Anfrage benötigen, erfasst. Wenn die Felder im Formular ausgefüllt sind, werden sie automatisch mit einer Aufgabe in Ihrem Anfrageprojekt in Asana synchronisiert – Sie können sogar Felder im Webformular Ihren benutzerdefinierten Feldern im Projekt zuordnen. Auf diese Weise wissen Antragsteller, welche Details notwendig sind, um die Anfrage zu stellen, und es wird keine Zeit mit der Klärung der verschwendet.

Verwenden Sie die Slack-Integration, um neue Helpdesk-Anfragen nachzuverfolgen

Wahrscheinlich erhalten Sie Helpdesk-Anfragen aus allen Richtungen, wobei man schnell den Überblick verlieren kann. Zum Glück können Sie mit „Asana für Slack” Gespräche in verfolgbare Aktionen verwandeln, indem Sie Nachrichten in Asana-Aufgaben konvertieren. Sie können die Aufgabe sogar Ihrem IT-Helpdesk-Projekt hinzufügen und Aktionen direkt innerhalb von Slack durchführen. So wird nichts übersehen und Sie können schnell auf Anfragen reagieren.

Erfassen Sie mehr Details mit benutzerdefinierten Feldern

Sparen Sie Zeit beim Hin- und Zurücknavigieren, indem Sie benutzerdefinierte Felder zum Projekt hinzufügen. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie noch mehr Informationen über jede Anfrage verfolgen. Bitten Sie die Teammitglieder, die Felder auszufüllen, bevor Sie die Anfrage absenden. Sie können Felder für Priorität, Zeitsensitivität, Anfragetyp und mehr erstellen.

Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder in Ihrem IT-Helpdesk-Projekt von Asana

So fügen Sie benutzerdefinierte Felder hinzu

Fügen Sie benutzerdefinierte Felder zu Ihrem IT-Anfrageprojekt hinzu, indem Sie auf die Projektaktionen-Auswahlliste klicken und Benutzerdefinierte Felder verwalten wählen. Von hier aus können Sie Ihre benutzerdefinierten Felder erstellen und verwalten.

So erstellen Sie benutzerdefinierte Felder in Asana So verwalten Sie benutzerdefinierte Felder in Asana

Verwenden Sie Eigene IT-Felder in anderen Projekten

Bei anderen Projekten, bei denen die IT involviert ist (wie z. B. das Einrichten von A/V für Präsentationen oder das Onboarding von neu Eingestellten), können Sie benutzerdefinierte Felder hinzufügen, um alles Wichtige übersichtlich darzustellen. Bei Asana verwenden wir beispielsweise bei jeder Präsentation farbkodierte benutzerdefinierte Felder. Auf diese Weise kann unser IT-Team schnell sehen, wo es gebraucht wird (oder auch nicht).

Benutzen Sie Eigene, farbige Felder, damit IT-Teammitglieder wissen, wann und wo sie gebraucht werden

Verwenden Sie Fälligkeitszeiten und legen Sie wiederkehrende Aufgaben fest

Bei zeitsensitiven Anfragen können Sie Fälligkeitszeiten verwenden, um sicherzustellen, dass alle Probleme vor Präsentationen, Demos oder Geschäftsreisen geklärt werden. Wählen Sie eine Zeit aus, indem Sie auf das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe klicken und Fälligkeitszeit hinzufügen wählen.

Wenn eine bestimmte Aufgabe in regelmäßigen Abständen wiederholt werden muss, können Sie sie als wiederkehrend festlegen. So können Sie sicherstellen, dass Sie nie wieder eine Kontoerneuerung oder einen monatlichen Bestellzyklus verpassen.

Legen Sie Fälligkeitszeiten und wiederkehrende Aufgaben in Asana für Arbeiten fest, die zu einer bestimmten Zeit erledigt werden müssen

Aufgaben in mehreren Projekten speichern

Es ist üblich, dass IT-Anfragen in größere IT-Arbeiten und -Initiativen einfließen. Anstatt dass Sie zwei separate Aufgaben erstellen, können Sie Aufgaben in mehreren Projekten speichern, um die Arbeit in beiden Projekten zu verfolgen. Die Arbeit wird nicht dupliziert und Sie sehen die richtigen Informationen im richtigen Kontext.

Zum Beispiel könnte Ihr IT-Team über ein [privates Projekt]](/guide/help/permissions/project-permissions#gl-private-project) zur Verfolgung von Leihcomputern verfügen. Wenn eine neue Anfrage zum Leihen eines Computers eintrifft, können Sie die Aufgabe in IT-Anfragen und im Leihcomputerprojekt speichern, den Rest des Leihprojekts jedoch privat halten.

Verwenden Sie Formulare für die Einrichtung von Arbeitsplätzen neu Eingestellter

Sorgen Sie für einen reibungslosen Start neuer Mitarbeiter, indem Sie Asana für die Einrichtung ihres Arbeitsplatzes verwenden. Bitten Sie sie, vor dem Start ein Google-Formular mit ihren IT-Anforderungen und -Präferenzen auszufüllen. Ist dieses übermittelt, können Sie die Informationen direkt als neue Aufgabe in Ihrem IT-Anfrageprojekt an Asana weiterleiten – ohne Kopieren und Einfügen.

Erfassen Sie nicht nur Probleme, beheben Sie sie durch den Betrieb Ihres IT-Helpdesks mit Asana.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.