IT-Helpdesk

Wie Sie ein IT-Helpdesk-Projekt für IT-Anfragen in Asana

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ihr Projekt zu erstellen. So können Sie schnell beginnen:

  1. Beginnen Sie mit unserer IT-Helpdesk-Vorlage und passen Sie diese an die Anforderungen Ihres Teams an.
  2. Importieren Sie eine vorhandene Tabelle, in der Sie Anfragen derzeit verfolgen.

Für sensible IT-Probleme können Sie ein privates Projekt erstellen, das nur das IT-Team sehen kann.

Wie Sie auf alle Asana-Vorlagen zugreifen

GIF zur Veranschaulichung, wie Sie auf Vorlagen in Asana über den + Button in der Startleiste zugreifen können

Wenn Sie Asana kostenlos nutzen, es vorziehen, Ihr eigenes Helpdesk-Projekt von Grund auf neu zu erstellen oder an generellen Best-Practices für Asana-Projekte interessiert sind, dann beginnen Sie mit diesen Hinweisen zur Projekterstellung.

Tipps zur Verfolgung von IT-Anfragen

1. Anfragen auf einheitliche Weise erfassen, um sie mit Formularen schneller bearbeiten zu können

Das Hin und Her bei grundlegenden Helpdesk-Anfragen verlangsamt die Arbeit. Stattdessen können Sie Formulare erstellen, um jederzeit die richtigen Details für jede IT-Anfrage zu erfassen. Formulare sind direkt mit Ihrem Anfrageprojekt verbunden, um sicherzustellen, dass Ihr Team mit allen wichtigen Informationen loslegen kann. Gleichzeit ist es für den Verfasser der Anfrage einfach, Ihnen die nötigen Details zu übermitteln.

SCREENSHOT einer IT-Anfrage, die in Asana erstellt wurde

Durch das Senden eines Formularlinks können Formulare von jedem eingereicht werden, auch wenn die Person Asana nicht verwendet. Nach dem Absenden wird die Anfrage zu einer neuen Aufgabe in Ihrem Projekt, so dass Sie die Priorität der Anfrage festlegen und sie einem Teamkollegen mit allen nötigten Informationen zuweisen können.

GIF der Navigation zum Formular-Tab und des Kopierens des Links, um ihn mit jemandem zu teilen, der das Formular verwendet

Folgen Sie diesen Schritten, um ein Formular einzurichten. Fügen Sie Projektregeln hinzu, um Aufgaben, die anhand von Formularübermittlungen erstellt wurden, automatisch an einen IT-Teamkollegen zuzuweisen. Damit stellen Sie sicher, dass Anfragen nach der Übermittlung entsprechend priorisiert werden.

2. Sorgen Sie dafür, dass Anfragen aus Gesprächen und E-Mails umgesetzt werden können

Wenn Sie viele Anfragen per Chat oder E-Mail erhalten, können Sie dem Anfragenden jederzeit den Link zu Ihrem Formular schicken. Sie haben aber auch die Möglichkeit, Anfragen in Gesprächen mithilfe von Integrationen schnell zu bearbeiten.

SCREENSHOT der Outlook- und Gmail-E-Mail-Integration von Asana

Wenn Sie Chats oder E-Mails mit Aufgaben oder Fragen erhalten, auf die Sie reagieren müssen, können Sie diese direkt in Ihrem Posteingang oder Ihrer Nachricht zu Asana hinzufügen, die Aufgabe zuweisen, zu Ihrem Anfragenprojekt hinzufügen und vieles mehr.

Verwenden Sie für E-Mails das Asana-Add-on für Gmail, Outlook oder ein anderes E-Mail-Programm. Probieren Sie zum Chatten die Integration von Asana für Slack aus.

GIF zeigt die Erstellung einer Asana-Aufgabe in einer Slack-Nachricht mithilfe der Integration

3. Legen Sie Prioritäten fest und organisieren Sie Anfragen mit benutzerdefinierten Feldern

Sobald Sie ein Formular eingerichtet haben, helfen Ihnen benutzerdefinierte Felder, eingehende Anfragen zu priorisieren und in Kategorien zu sortieren. Wenn Sie an Tabellen gewöhnt sind, können Sie auch Spalten filtern und sortieren. Benutzerdefinierte Felder sind ein effektiverer Ersatz, da sie Informationen im direkten Zusammenhang mit Arbeitsvorgängen verfolgen (und nicht nur für einen Projektmanager oder Teamleiter zugänglich sind).

Wenn Sie Ihrem Formular das Feld „Anfragentyp“ hinzufügen, können Sie es dem gleichen benutzerdefinierten Feld in Ihrem Projekt zuordnen. Nach der Übermittlung wird die neue Aufgabe anzeigen, ob jemand versucht, ein technisches Problem zu beheben oder neue Hardware zu beschaffen.

4. Doppelte Arbeit verhindern, indem Aufgaben zu Anfragen in mehr als einem Projekt verfolgt werden

Oft bildet eine IT-Anfrage einen Teil größerer IT-Arbeiten und Vorhaben. Anstatt zwei getrennte Aufgaben zu erstellen, können Sie Aufgaben in mehreren Projekten speichern, um die Arbeit in beiden Projekten zu verfolgen. So wird die Arbeit nicht dupliziert, und Sie sehen die richtigen Informationen im richtigen Kontext.

Das GIF zeigt, wie Sie die gleiche Aufgabe mehreren Asana-Projekten für den Inhaltskalender und dem Projekt für die Markteinführung zuordnen

  1. Geben Sie Tab + P und den Namen der weiteren Projekte ein, denen Sie eine Aufgabe hinzufügen möchten.

Beispielsweise könnte Ihr IT-Team über ein privates Projekt verfügen, das Leihcomputer nachverfolgt. Wenn eine neue Anfrage zum Ausleihen eines Computers eintrifft, können Sie die Aufgabe in IT-Anfragen und dem Leihcomputerprojekt speichern, aber den Rest des Leihprojekts privat halten.

5. Nie den Überblick über anstehende Fristen verlieren

Für Anfragen, die zeitkritisch sind, können Sie Fälligkeitsdaten verwenden, um sicherzustellen, dass alle Probleme vor Präsentationen, Demos oder Firmenreisen gelöst sind. Wählen Sie eine Zeit aus, indem Sie auf das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe klicken und Fälligkeitsdatum hinzufügen auswählen.

Wenn eine bestimmte Aufgabe in regelmäßigen Abständen wiederholt werden muss, können Sie sie als wiederkehrend festlegen, um sicherzustellen, dass Sie nie wieder eine Kontoverlängerung oder einen monatlichen Bestellzyklus verpassen.

Das GIF zeigt die Festlegung von Fälligkeiten und wiederkehrenden Aufgaben in Asana für Arbeiten, die zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein müssen

Tipps für die Berichterstattung und Personalplanung

Überwachen Sie den Projektfortschritt und verwalten Sie die IT-Personalbelegung mit Portfolios und Workload

Um den Projektfortschritt einzuschätzen und das Arbeitspensum des Teams zu beurteilen, tragen IT-Leiter in der Regel Informationen aus Meetings, E-Mails oder Tabellen zusammen, was zeitaufwändig und ungenau sein kann. Erstellen Sie stattdessen ein Projektportfolio mit allen wichtigen IT-Projekten und Ihrem IT-Helpdesk, um Fortschritte, Fristen und Prioritäten an einem Ort in Echtzeit zu sehen.

Verwenden Sie dann den Tab Workload, um das Arbeitspensum Ihres Teams basierend auf den Aufgaben zu visualisieren, die ihnen bereits in Asana zugewiesen wurden. Workload hilft Ihnen, fundierte Personalentscheidungen zu treffen, um für eine ausgewogene Arbeitslast zu sorgen und wichtige IT-Arbeit auf Kurs zu halten.

SCREENSHOT der Nutzung von Workload, um Teamkollegen zu sehen, die zu viel Arbeit haben, und um einen Teil der Arbeit neu zuzuweisen

Workload verwendet standardmäßig die Anzahl der Aufgaben, aber wir wissen, dass nicht alle Aufgaben gleich sind. Sie können benutzerdefinierte Felder für den Aufwand in Portfolioprojekten einrichten. Damit erhalten Sie einen besseren Überblick über die Gesamtstunden oder die Aufwandsstufe für jede Aufgabe.

Ressourcen für den IT-Helpdesk

Möchten Sie weitere Tipps? Lernen Sie lieber visuell? Möchten Sie sehen, wie Kunden wie Sie IT-Anfragen verwalten? Schauen Sie sich diese Infomaterialien an:

Ressourcen für IT-Anfragen Link
Vorlage für IT-Anfragen Vorlage verwenden
Video-Tutorial Sehen Sie sich an, wie Sie in Asana allgemeine Arbeitsanfragen verwalten können
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