IT-Helpdesk

Wenn Sie ein IT-Problem nicht durch einfaches Ein- und Ausschalten lösen können, benötigen Sie einen einfachen Weg, um Probleme zu melden. Aber manchmal ist es schwierig, eine Lösung zu finden, die leistungsstark genug für Ihr IT-Team und gleichzeitig für jeden einfach zu bedienen ist. Die Verwendung von Asana für IT-Anfragen macht es für alle einfach, Probleme zu melden – und für IT-Teams, diese schnell zu lösen.

Wie Sie ein IT-Helpdesk-Projekt erstellen

  1. Erstellen Sie ein Projekt und nennen Sie es „IT Helpdesk“. Stellen Sie sicher, dass es sich um ein öffentliches Projekt in einem öffentlichen Team handelt, damit jeder es finden kann, wenn er IT-Hilfe benötigt.
    • Je nachdem, wie Sie das Projekt betrachten möchten, können Sie die Listen- oder Board-Ansicht als Layout wählen.
    • Für sensible IT-Probleme können Sie ein privates Projekt erstellen, das nur das IT-Team sehen kann.
  2. Bestimmen Sie einen Projektinhaber, wie etwa einen Teamleiter oder Koordinator. Werden neue Aufgaben für IT-Anfragen hinzugefügt, können sie dem entsprechenden Teammitglied zugewiesen werden. Oder die Mitglieder des IT-Teams können Aufgaben selbst zuweisen, sobald sie eintreffen.
    • Fügen Sie Mitglieder des IT-Teams als Projektmitglieder hinzu. Auf diese Weise werden sie über neue Aufgaben benachrichtigt, sodass nichts übersehen wird.
  3. Organisieren Sie Ihr Projekt nach IT-Anfragetyp oder Teamkollegen. Sie können Abschnitte oder Spalten verwenden.
  4. Um Anfragen für den IT-Helpdesk zu erstellen, kann jeder in Ihrem Unternehmen einfach eine Aufgabe im Projekt anlegen. Sie können auch eine Beispielaufgabe verwenden, wenn bestimmte Informationen in allen Aufgaben vorhanden sein müssen. Anfragende Personen müssen lediglich die Aufgabe duplizieren, wenn sie eine neue Anfrage stellen.
    • Sobald eine Anfrage eintrifft, stellen Sie sicher, dass sie einem Teamkollegen zugewiesen wird. Geben Sie auch ein Fälligkeitsdatum an, damit der Antragsteller weiß, wann er eine Lösung erwarten kann und der IT-Kollege den entsprechenden Zeitaufwand einkalkulieren kann.
  5. Weisen Sie der Person, die das Problem gemeldet hat, Unteraufgaben während des Prozesses der Fehlerbehebung zu. So werden die Schritte zur Behebung des Problems damit klar und übersichtlich dargestellt und Sie dokumentieren den Verlauf der Fehlerbehebung.
  6. Sie können mit Aufgabenkommentaren problemlos innerhalb einer Aufgabe kommunizieren.

Erstellen Sie ein IT-Helpdesk-Projekt in Asana

Tipps zum Verwalten Ihres IT-Helpdesk-Projekts

IT-Anfragen mit Webformularen übermitteln

Sie können mit Wufoo oder Google Forms ein eigenes Webformular erstellen, um alle Informationen zu erfassen, die Sie für eine neue IT-Anfrage benötigen. Einmal ausgefüllt, werden die Felder des Formulars automatisch mit einer Aufgabe in Ihrem Anfrageprojekt in Asana synchronisiert. Sie können sogar Felder des Webformulars Ihren benutzerdefinierten Feldern im Projekt zuordnen. Auf diese Weise weiß die anfragende Person, welche Informationen erforderlich sind, um die Bearbeitung der Anfrage in Gang zu setzen und es wird keine Zeit für die Klärung von Details verschwendet.

Verwenden Sie die Slack-Integration, um neue Helpdesk-Anfragen zu verfolgen.

Sie erhalten wahrscheinlich Helpdesk-Anfragen aus allen Richtungen, wobei man leicht den Überblick verlieren kann. Glücklicherweise können Sie mit Asana für Slack Aktionen auf Konversationen anwenden, indem Nachrichten in Asana-Aufgaben umgewandelt werden. Sie können die Aufgabe sogar Ihrem IT-Helpdesk-Projekt hinzufügen und Aktionen direkt aus Slack heraus durchführen. So entgeht Ihnen nichts und Sie können schnell auf Anfragen reagieren.

Erfassen Sie mehr Details mit benutzerdefinierten Feldern

Sparen Sie Zeit beim Hin- und Zurücknavigieren, indem Sie benutzerdefinierte Felder zum Projekt hinzufügen. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie noch mehr Informationen über jede Anfrage verfolgen. Bitten Sie die Teammitglieder, die Felder auszufüllen, bevor Sie die Anfrage absenden. Sie können Felder für Priorität, Zeitsensibilität, Anfragetyp und mehr erstellen.

Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder in Ihrem IT-Helpdesk-Projekt von Asana

So fügen Sie benutzerdefinierte Felder hinzu

Sie können benutzerdefinierte Felder zu Ihrem Projekt für IT-Anfragen hinzufügen, indem Sie auf den blauen Benutzerdefinierte Felder hinzufügen-Link oben in Ihrem Projekt klicken. Von hier aus können Sie Ihre benutzerdefinierten Felder erstellen und verwalten, um jegliche Art an Informationen zu verfolgen.

Erstellung von benutzerdefinierten Feldern in Asana durch Anklicken des blauen Links oben im Projekt

Verwenden Sie benutzerdefinierte IT-Felder in anderen Projekten

Für andere IT-Projekte (wie z.B. das Einrichten von Audio und Video für Präsentationen oder die Einarbeitung von Mitarbeitern) können Sie benutzerdefinierte Felder hinzufügen, um alles Nötige auf einen Blick darzustellen. Zum Beispiel verwenden wir bei Asana immer dann, wenn wir eine Präsentation haben, farblich kodierte, benutzerdefinierte Felder, damit unser IT-Team schnell erkennen kann, wo es gebraucht wird (oder nicht).

Benutzen Sie benutzerdefinierte, farbige Felder, damit IT-Teammitglieder wissen, wann und wo sie gebraucht werden

Verwenden Sie Fälligkeitsdaten und legen Sie wiederkehrende Aufgaben fest

Für Anfragen, die zeitkritisch sind, können Sie Fälligkeitsdaten verwenden, um sicherzustellen, dass alle Probleme vor Präsentationen, Demos oder Firmenreisen gelöst sind. Wählen Sie eine Zeit aus, indem Sie auf das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe klicken und Fälligkeitsdatum hinzufügen auswählen.

Wenn eine bestimmte Aufgabe in regelmäßigen Abständen wiederholt werden muss, können Sie sie als wiederkehrend festlegen, um sicherzustellen, dass Sie nie wieder eine Kontoverlängerung oder einen monatlichen Bestellzyklus verpassen.

Setzen Sie Fälligkeitsdaten und wiederkehrende Aufgaben in Asana für Arbeiten ein, die bis zu einer bestimmten Zeit erledigt sein müssen

Aufgaben in mehreren Projekten speichern

Oft bildet eine IT-Anfrage einen Teil größerer IT-Arbeiten und Vorhaben. Anstatt zwei getrennte Aufgaben zu erstellen, können Sie Aufgaben in mehreren Projekten speichern, um die Arbeit in beiden Projekten zu verfolgen. So wird die Arbeit nicht dupliziert, und Sie sehen die richtigen Informationen im richtigen Kontext.

Beispielsweise könnte Ihr IT-Team über ein privates Projekt verfügen, das Leihcomputer nachverfolgt. Wenn eine neue Anfrage zum Ausleihen eines Computers eintrifft, können Sie die Aufgabe in IT-Anfragen und dem Leihcomputerprojekt speichern, aber den Rest des Leihprojekts privat halten.

Verwenden Sie Formulare für die Einrichtung von Arbeitsplätzen neuer Angestellter

Ermöglichen Sie neuen Mitarbeitern einen reibungslosen Start , indem Sie Asana für die Einrichtung ihres Arbeitsplatzes verwenden. Bitten Sie sie, vor dem Start ein Google-Formular mit ihren IT-Anforderungen und -Präferenzen auszufüllen. Ist dieses übermittelt, können Sie die Informationen direkt als neue Aufgabe in Ihrem IT-Anfrageprojekt an Asana weiterleiten – ohne Informationen kopieren und einfügen zu müssen.

Lösen Sie Probleme auf lange Sicht, indem Sie Ihren IT-Helpdesk mit Asana betreiben.

Anmelden

or

Passwort vergessen?

Registrieren

Bitte benutzen Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, damit wir Sie mit Ihrem Team in Asana verbinden können.

Registrieren

Bitte benutzen Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, damit wir Sie mit Ihrem Team in Asana verbinden können.

Starten Sie Ihren kostenlosen Test

Bitte benutzen Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, damit wir Sie mit Ihrem Team in Asana verbinden können.

Starten Sie Ihren kostenlosen Test

Bitte benutzen Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, damit wir Sie mit Ihrem Team in Asana verbinden können.

Jetzt kaufen

Bitte benutzen Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, damit wir Sie mit Ihrem Team in Asana verbinden können.

Geben Sie eine geschäftliche E-Mail-Adresse ein

Diese E-Mail-Adresse scheint eine private zu sein. Wenn Sie mit Ihrem Team arbeiten wollen, nutzen Sie bitte Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse.

Geschäftliche E-Mail-Adresse hinzufügen

Warum fragen wir das? Mit meiner E-Mail-Adresse fortfahren

Hoppla, wir konnten Sie nicht anmelden!

Leider gab es Probleme bei der Erstellung Ihres Kontos. Bitte schließen Sie das Fenster und Versuchen Sie es erneut.

Hallo, wir kennen uns schon!

Link hinzufügen

Fehler: Bitte wählen Sie einen Arbeitsbereich bevor Sie einen Link hinzufügen


Leider unterstützen wir diesen Browser nicht

Asana funktioniert nicht mit dem Browser, den Sie zurzeit verwenden. Bitte nutzen Sie einen dieser Browser supported browsers und melden Sie sich an.


Bitte melden Sie sich an oder registrieren Sie sich bei Asana, um Ihren Preis zu berechnen.

or

Passwort vergessen?

Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.