Einführung neuer Mitarbeiter

Wenn neue Mitarbeiter bei Ihnen anfangen, kann es mühsam sein (und viele E-Mails benötigen), den neuen Kollegen alle notwendigen Informationen zu vermitteln, sicherzustellen, dass sie alle erforderlichen Dokumente ausfüllen und eine problemlose Übergangsphase zu gewährleisten. In der Regel dauert es acht Monate, bis ein neuer Mitarbeiter volle Produktivität erreicht. Indem Sie eine Projektvorlage in Asana nutzen, können Sie den Einführungsprozess von Anfang bis Ende nachverfolgen. Auf diese Weise wissen Arbeitnehmer, was zu tun ist und wo sie die nötigen Informationen finden, sodass sie schnell einsatzfähig sind.

Lesen Sie den Artikel, um Ihr eigenes Projekt für die Einführung neuer Mitarbeiter zu erstellen, und werfen Sie einen Blick auf weitere Ressourcen direkt darunter.

Ressourcen für die Einführung neuer Mitarbeiter Link
Asana Vorlage Vorlage verwenden
Fallstudie Lesen Sie, wie Dow Jones Marketing, The Education Trust-West und POMT ihr schnelles Wachstum durch die Einführung neuer Mitarbeiter in Asana bewältigen.

Wie Sie ein Projekt zur Einführung neuer Mitarbeiter erstellen

  1. Erstellen Sie ein Projekt, das als Vorlage für die Einführung dienen soll. Nennen Sie das Projekt „[Name] - Vorlage zur Personaleinführung". Erstellen Sie für jeden neuen Mitarbeiter ein Duplikat dieses Projektes und aktualisieren Sie den Projektnamen mit dem Namen des Mitarbeiters.

  2. Organisieren die das Projekt, indem Sie Abschnitte wie z. B. „Zusatzleistungen“, „Betriebliche Rentenversicherung“, „IT“ oder „Verweise“ erstellen.

  3. Fügen Sie jedem Abschnitt Aufgaben hinzu wie z. B. „Anmeldung für Zusatzleistungen“, „Anmeldung für die Betriebsrente“, „Ihren Computer an unsere Firmendrucker anschließen“. Geben Sie in der Aufgabenbeschreibung deutliche Instruktionen an, hängen Sie alle erforderlichen Dateien an und nutzen Sie Verlinkungen mit „@“, um auf andere Aufgaben oder Projekte zu verweisen. Ordnen Sie Aufgaben wie „Computer bestellen“ jemanden in der entsprechenden Abteilung zu.

  4. Speichern Sie Ihr Projekt als Vorlage. Klicken Sie auf die Projektauswahlliste (oben) und wählen Sie In Vorlage umwandeln. Auf diese Weise können Sie die Vorlage einfach kopieren, wenn ein neuer Mitarbeiter eingeführt werden soll. Wenn neue Mitarbeiter Feedback zum Einführungsverfahren geben, können Sie die Vorlage entsprechend aktualisieren, um die Einführung von Mitarbeitern zu optimieren.

  5. Laden Sie alle Teamkollegen, die an der Einführung beteiligt sind, zum Projekt ein und weisen Sie Ihrem neuen Teammitglied Aufgaben zu.

  6. Wenn dann ein neuer Mitarbeiter beginnt, weiß dieser, welche Dokumente und Aufgaben zu Beginn der neuen Arbeit ausgefüllt bzw. erledigt werden müssen. Neue Mitarbeiter können Fragen auch direkt in jeder Aufgabe stellen und dort Unterstützung beim Ausführen des nächsten Schritts erhalten.

HR Onboarding Template project in Asana

Tipps zum Managen Ihres Projekts zur Einführung neuer Mitarbeiter

Müssen Sie den Überblick über viele neue Mitarbeiter behalten? Verfolgen Sie deren Fortschritte bei der Einführung in einem Portfolio.

Ganz gleich, ob Sie Personalverantwortlicher oder jemand sind, der eng mit neuen Mitarbeitern in deren Einarbeitungsphase zusammenarbeitet, es ist manchmal nicht leicht, die Weiterentwicklung von allen zu verfolgen. Das gilt vor allem, wenn viele neue Mitarbeiter gleichzeitig in Ihrem Unternehmen anfangen. Anstatt sich anhand von Einzelgesprächen ein Bild zu machen oder zu hoffen, dass sie bei Fragen zu Ihnen kommen, können Sie alles im Blick behalten, indem Sie ihr Einführungsprojekt zu einem Portfolio hinzufügen. Dadurch ist es leichter, Aktualisierungen an einem Ort zu sehen und tätig zu werden, sobald Sie Probleme erkennen.

Erstellen Sie auch teamspezifische Einführungsvorlagen

Zusätzlich zum Projekt der Personalabteilung für Dokumente und Zusatzleistungen kann jedes einzelne Team bzw. jeder Manager eine teamspezifische Projektvorlage zur Einführung erstellen. Die Einführung ins Team kann Aufgaben enthalten, die für die jeweilige Rolle, jedoch nicht für das gesamte Unternehmen relevant sind. Wenn einige der Aufgaben der verschiedenen Vorlagen identisch sind, können Sie Aufgaben in mehreren Projekten speichern, sodass der selbe Arbeitsvorgang nicht doppelt auftritt oder den neuen Mitarbeiter verwirrt.

Zum Beispiel könnte die Vertriebsabteilung ein Dokument zur Vertriebspipeline und eins zur Bewertung von „Leads“ haben. Erstellen Sie in der Vorlage eine Aufgabe, diese zu prüfen, und fügen Sie die entsprechenden Dokumente hinzu. Beispiele für andere Aufgaben sind „Mit Jonas Kaffee trinken“ oder „Strategieplan prüfen“. Ordnen Sie die Aufgaben den entsprechenden Teammitgliedern zu, um Ihrem neuen Teamkollegen eine problemlose Übergangsphase zu ermöglichen.

Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, um Aufgaben zur Einführung von neuen Mitarbeitern nach Priorität oder Typ zu kategorisieren

Benutzerdefinierte Felder heben wichtige Informationen einer Aufgabe hervor und können einfach überblickt werden. Feldnamen und -werte sind anpassbar und Sie können Auswahllisten, Zahlen- oder Textfelder erstellen, um bestimmte Informationen zu erfassen. Zur Einführung neuer Mitarbeiter könnten Sie eine Auswahlliste mit Prioritätsangaben verwenden, um zu kennzeichnen, wie wichtig eine Einführungsaufgabe ist. So weiß Ihr neuer Mitarbeiter, was zuerst erledigt werden sollte.

Sie könnten Aufgaben auch mit „Aktion“ oder „Referenz“ kategorisieren, so dass neue Mitarbeiter Informationen wie z.B. Büropläne leicht finden oder bestimmte Informationen auch nach Fertigstellung der Aufgabe behalten können, da man später nach benutzerdefinierten Feldern suchen und sortieren kann.

Fügen Sie benutzerdefinierte Felder zu Ihrem Projekt hinzu, indem Sie auf den blauen Link Benutzerdefinierte Felder hinzufügen oben im Projekt klicken. Von hier aus können Sie Ihre benutzerdefinierten Felder für die Kosten des Projekts oder andere Daten, die Sie verfolgen möchten, erstellen und verwalten.

Erstellung von benutzerdefinierten Feldern in Asana durch Anklicken des blauen Links oben im Projekt

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