Fortschrittsberichte

Als Führungsperson in Ihrem Unternehmen sind Sie vermutlich dafür verantwortlich, tagtäglich über den Projektfortschritt informiert zu sein, Statusaktualisierungen für andere Manager bereitzustellen, Risiken zu erkennen und zu verstehen, wie sich die Arbeit Ihres Teams auf andere Teams auswirkt. Asana gibt Managern die Möglichkeit, die Übersicht über den Fortschritt eines Projekts zu behalten, ohne noch mehr Besprechungen einzuberufen oder sogenanntes Mikromanagement für Teammitglieder zu betreiben.

Peloton verfolgt den Fortschritt mit Asana

 

Überwachung des Projektfortschritts mit Dashboards

  1. Fügen Sie die wichtigsten Projekte zu Ihrem Dashboard hinzu und erhalten Sie einen Überblick über den Fortschritt und Status von Projekten.

  2. Passen Sie Ihre Dashboard-Ansicht per Drag & Drop der Projektkarten nach Priorität, Projektverantwortlichen, alphabetisch oder nach Statusfarbe an.

  3. Stellen Sie sicher, dass Projektverantwortlicher und Teamleiter ihre jeweiligen Projekte regelmäßig aktualisieren, damit immer alles auf dem letzten Stand ist.

  4. Öffnen Sie Ihr Dashboard in Besprechungen oder Präsentationen, um zu demonstrieren, auf welchem Stand die Arbeit ist.

Dashboard in Asana

Bitten Sie alle Projektverantwortlichen, ihren Projektstatus regelmäßig zu aktualisieren, insbesondere, wenn Meilensteine erreicht werden oder das Projekt aus der Bahn läuft. Wenn Sie über den Status informiert sind, können Sie und Ihr Team zügig geeignete Maßnahmen ergreifen.

Benutzerdefinierte Ansichten und Berichte

Meine Aufgaben

Für eine detailliertere Ansicht zur jeweiligen Arbeit eines Teammitglieds, suchen Sie nach dem Namen einer bestimmten Person. In der Suchansicht werden alle Aufgaben aufgelistet, die diese Person „Heute”, „Demnächst” und „Später” geplant hat. Darüber hinaus werden die neuen Aufgaben angezeigt, die ihr zugewiesen sind. Sie können die Aufgabenlisten Ihrer Teammitglieder als Favoriten speichern und über die Seitenliste aufrufen, um einen schnellen Überblick über die Prioritäten Ihrer Teammitglieder zu erhalten.

„Meine Aufgaben” in Asana

Dashboard-Berichte mit Google Tabellen

Wenn Sie ein begeisterter Nutzer Ihres Dashboards sind und mit vielen Projekten arbeiten, die Sie detaillierter miteinander vergleichen müssen, können Sie die Dashboard-Berichte in Google Tabellen verwenden. Mit dieser Integration können Sie direkt von Asana auf Projektdaten zugreifen und benutzerdefinierte Berichte und Visualisierungen erstellen, um zu erkennen, was nach Plan verläuft und was Ihre Aufmerksamkeit benötigt – und das alles in Google Tabellen. Klicken Sie in der rechten oberen Ecke Ihres Dashboards einfach auf Bericht in Google Tabellen öffnen.

Dashboard mit „Bericht in Google Tabellen öffnen” hervorgehoben

Suchansichten

Verwenden Sie die Suche, um benutzerdefinierte Berichte über erledigte Arbeit, bevorstehende Arbeit, wichtige Arbeit und über Teams und Projekte hinweg zu erstellen. Sie können alle Felder in Asana durchsuchen, vom Verantwortlichen bis zum Fertigstellungsdatum und mehr. Für einen schnellen Zugriff und zum Speichern Ihrer Suchkriterien müssen Sie Ihre Suchansichten als Favoriten markieren und umbenennen.

Dropdown-Liste in der Suchansicht mit Feldern für Suchkriterien

Nützliche Suchansichten, wenn Sie Folgendes herausfinden möchten…

Muss ich mit jemandem Rücksprache halten?

  • Aufgaben, die mir zugewiesen und unvollständig sind

Was hat mein Team in letzter Zeit erledigt?

  • Aufgaben, die in den letzten X Tagen erledigt wurden

Was sind die nächsten Aufgaben des Teams?

  • Unvollständige Aufgaben, die in den nächsten X Tagen fällig sind

Sind Aufgaben überfällig?

  • Unvollständige Aufgaben, die in den letzten X Tagen fällig waren

Fortschritte verfolgen

Wenn Sie die vielseitigen Projekt-Dashboards und Ansichten von Asana verwenden, bedeutet das, dass Sie den Status von Projekten und Zielen kennen und diese im richtigen Kontext sehen. Wenn Sie über aktuelle und relevante Informationen verfügen, können Sie zügig Entscheidungen treffen, die Arbeit Ihres Teams genauer planen und erzielen die Ergebnisse, die Sie anstreben.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.