Manager-Kommunikation

Neben der Arbeit mit ihrem eigenen Team, arbeiten Manager auch mit anderen Managern zusammen und teilen Ressourcen, sorgen für die Kommunikation mit anderen Abteilungen und gewährleisten Fortschritt im Hinblick auf die allgemeinen Unternehmensziele. Leider bedeutet „Manager-Kommunikation“ häufig jede Menge E-Mails, Besprechungen und schwer zu findende, veraltete Dokumente. Asana gibt Managern eine Möglichkeit, um Ressourcen mit anderen zu teilen und einfach und privat zu kommunizieren. Keine Besprechungen über andere Besprechungen mehr oder endlose Manager-E-Mail-Verläufe.

Aufbau eines Management-Teams

  • Erstellen Sie ein Team in Asana, das ausschließlich für Führungskräfte gedacht ist. Scrollen Sie in den unteren Bereich der Seitenleiste und klicken Sie auf Neues Team erstellen oder klicken Sie neben einem bestehenden Team auf den +-Button. Laden Sie nur Manager ein und halten Sie das Team verborgen.
  • Erstellen Sie ein Projekt für Manager-Ressourcen im Manager-Team. Bringen Sie die Ressourcen in einzelnen Aufgaben unter (Aufgaben müssen nicht unbedingt ausführbare Vorgänge sein!). Sie können zum Beispiel Folgendes einschließen:
    • Materialien zur Mitarbeitereinführung und Schulungsdokumente
    • Vorlagen zur Leistungsbeurteilung
    • Fragen und Antworten zum Coaching
    • Vorlagen für den Leistungsverbesserungsplan
    • Ressourcen zur beruflichen Weiterentwicklung
  • Verwenden Sie Teamdiskussionen zum Teilen von vertraulichen Informationen, Updates für das Management oder um Hinweise von anderen Managern zu erhalten.
    • Ersetzen Sie den E-Mail-Verteiler Ihres Management-Teams durch Asana-Diskussionen, damit Manager diesen problemlos nach Bedarf folgen können.
    • Nutzen Sie Diskussion, um direkt aus dem Gespräch heraus Aufgaben zu erstellen.

Ressourcen für Manager in Asana

Legen Sie Ihr Organigramm in Asana an. Erstellen Sie ein Projekt und darin einen Abschnitt für jeden Manager, mit Aufgaben für jede unterstellte Person. Wenn es zu Veränderungen bei Mitarbeitern kommt, können Sie die Aufgabe in einen anderen Abschnitt verschieben, umbenennen oder löschen.

Machen Sie mehr aus Management-Besprechungen

Management-Besprechungen können ineffizient, langwierig und unbestimmt hinsichtlich der nächsten Schritte verlaufen. Durch die Verwendung von Asana bleiben alle auf dem Laufenden, es gibt einen klaren Besprechungsplan und ein Protokoll dessen, was als Nächstes passieren muss.

  1. Navigieren Sie zum Management-Team in Asana und erstellen Sie ein neues Projekt für eine Management- oder Vorstandssitzung, indem Sie den Schnell hinzufügen-Button in der oberen Leiste oder den +-Button neben bestehenden Projekten des Management-Teams verwenden. Fügen Sie Besprechungsteilnehmer als Projektmitglieder hinzu.

  2. Ähnlich wie bei der Durchführung und Planung anderer Besprechungen in Asana, können Sie Abschnitte verwenden, um den Besprechungsplan der Management-Besprechung zu organisieren. So erscheinen alle gut vorbereitet und wissen, was auf dem Programm steht. Zum Beispiel:

  3. Tragen Sie Themen als eigenständige Aufgaben ein, hängen Sie relevante Dokumente an und fügen Sie mithilfe von Aufgabenbeschreibungen weiteren Kontext hinzu. Sie können auch Diskussionen und Kommentare verwenden, um asynchrone Diskussionen zu führen und in der Besprechung Zeit zu sparen.

  4. Bestimmen Sie in der Besprechung jemanden, der für Notizen verantwortlich ist. Speichern Sie das Protokoll, zum Beispiel mit Minutenangabe, in einer Aufgabe als Referenz oder für alle, die nicht teilnehmen können. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Aktionseinträge den jeweiligen Verantwortlichen zugewiesen werden.

Asana-Projekt für Management-Besprechungen

Erreichen Sie gemeinsam Ihre Unternehmensziele

Manager haben eine Vielzahl an Aufgaben zu erledigen, aber oftmals verfügen sie nicht über den Kollaborationsbereich, in dem die Zusammenarbeit als Team tatsächlich möglich ist. Asana bietet einen Ort, an dem Manager voneinander lernen, miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten können, um die Unternehmensziele ohne zusätzliche Arbeit zu erreichen.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.