Kreativ-Briefings und Ad-hoc-Anfragen

Wie ein Projekt für Kreativanfragen erstellt wird

Mit diesem Prozess können Sie spontane Ad-hoc-Kreativanfragen (z.B. ein Bild für Social Media) und Kreativ-Briefings für größere Projekte (z.B. Kampagnenstarts) an einem Ort verwalten. Es gibt einige Möglichkeiten, diesen Prozess zu erstellen. So können Sie schnell beginnen:

  1. Beginnen Sie mit der Projektvorlage für Kreativanfragen.
  2. Importieren Sie eine vorhandene Tabelle, in der Sie aktuelle Kreativanfragen verfolgen.

Wie Sie auf alle Asana-Vorlagen zugreifen

GIF zur Veranschaulichung, wie Sie auf Vorlagen in Asana über den + Button in der oberen Leiste zugreifen können.

Wenn Sie Asana kostenlos nutzen, es vorziehen, Ihr eigenes Projekt für Kreativanfragen von Grund auf neu zu erstellen, oder an allgemeinen Best-Practices für Asana-Projekte interessiert sind, dann beginnen Sie mit diesen Hinweisen zur Projekterstellung.

Tipps zur Verwaltung und Erstellung von Kreativanfragen

Jetzt, da Sie Ihr Projekt für Kreativanfragen erstellt haben, werden Ihnen diese Tipps helfen, es während der Durchführung zu verwalten.

1. Erstellen Sie Vorlagen für Kreativ-Briefings und Anfragen, um sie mit Formularen schneller zu bearbeiten

Vollständige Kreativ-Briefings und klare Anfragendetails sind entscheidend, um die Arbeit richtig zu priorisieren und sicherzustellen, dass alle über die Erwartungen informiert sind. Wenn Sie die Arbeit ohne klar definierte Ziele beginnen oder ewig über Details wie etwa Dateitypen diskutieren, verzögert sich Ihr Produktionszyklus.

Erstellen Sie stattdessen Formulare für Ihr Kreativ-Briefing und/oder spontane Ad-hoc-Kreativanfragen. Formulare sind direkt mit Ihrem Projekt zur Erstellung kreativer Inhalte verknüpft, um sicherzustellen, dass Ihr Team von Anfang an die nötigen Informationen (in verständlicher Form) zur Verfügung hat.

SCREENSHOT eines Formulars für Kreativanfragen, das in Asana erstellt wurde.

Durch das Senden eines Formularlinks können Formulare von jedem eingereicht werden, auch wenn die Person Asana nicht verwendet. Nach dem Absenden wird die Anfrage zu einer neuen Aufgabe in Ihrem Projekt, so dass Sie die Priorität der Anfrage festlegen und sie einem Teamkollegen mit allen nötigten Informationen zuweisen können.

Richten Sie ein Formular ein, indem Sie den hier beschriebenen Schritten folgen.

Wenn eine Anfrage nach einem großen oder komplexen Projekt oder Vorhaben eintrifft, oder dieses mehrere funktionelle Aufgabenbereiche umfasst, können Sie die Aufgabe in ein Projekt verwandeln, um sie effektiver zu verwalten.

2. Priorisieren und filtern Sie Anfragen mit benutzerdefinierten Feldern

Sobald Sie ein Formular eingerichtet haben, helfen Ihnen benutzerdefinierte Felder, eingehende Anfragen zu priorisieren und nach Kategorien zu sortieren. Wenn Sie an Tabellen gewöhnt sind, können Sie dies tun, indem Sie Spalten filtern und sortieren. Benutzerdefinierte Felder sind jedoch viel leistungsfähiger, da sie diese Informationen im Zusammenhang mit der Arbeit verfolgen (und nicht an einem Ort, den nur der Manager des kreativen Projekts sehen kann).

Wenn Sie in Ihrem Formular ein „Team“-Feld hinzufügen, können Sie es dem gleichen benutzerdefinierten Feld in Ihrem Projekt zuordnen. Bei der Übermittlung der neuen Aufgabe wird dann festgelegt, welches Team bei der Anfrage helfen muss, um den Umfang und alle Beteiligten schnell zu ermitteln.

Ein benutzerdefiniertes Feld für die „Priorität” kann dem Ersteller des Inhalts oder dem Manager helfen, Anfragen im Vergleich zu anderen Vorgängen zu priorisieren. Damit kann er dafür sorgen, dass sein Team planmäßig vorgeht, anstatt einem hektischen Antragsteller Vorrang gegenüber größeren Prioritäten zu gewähren.

3. Halten Sie Ihre Fristen durch reibungslose Überprüfungen und Genehmigungen ein

Die Möglichkeit, Kampagnen-Feedback leichter zu übermitteln und einzubinden, kann sich direkt auf das Erreichen Ihrer kreativen Ziele auswirken. Befolgen Sie diese Schritte, um die Arbeit übersichtlich und zügig durch die Genehmigungsphase zu führen:

Dieses GIF zeigt einen Genehmigungsworkflow mit benutzerdefinierten Feldern in Asana, um klarzustellen, dass die Arbeit fertig oder bereits genehmigt ist

  1. Fügen Sie Projektregeln hinzu, so dass Aufgaben automatisch den richtigen Personen zugewiesen, erledigt oder in verschiedene Projektabschnitte verschoben werden.
  2. Verwenden Sie Benachrichtigungen für benutzerdefinierte Felder, um die Beteiligten über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten. Sie werden benachrichtigt, wenn die Felder z. B. von „Feedback erforderlich” auf „Genehmigt” aktualisiert werden.
  3. Mit Korrekturhinweisen können Prüfer ihr Feedback direkt auf Bildern hinterlassen. Jedes Feedback erzeugt eine verfolgbare Unteraufgabe, so dass der Ersteller des Inhalts das Feedback bei Bedarf nachverfolgen und umsetzen kann.

Das GIF zeigt den Prozess zur Erstellung von Korrekturhinweisen für Bilder in Asana

4. Stellen Sie die Verbindung zwischen kreativen Anforderungen und Anfragendetails mit Ihren Designs in der Adobe Creative Cloud her

Sobald die Arbeit läuft, kann es schwierig sein, wichtige Details, Anforderungen und Feedback stets zur Hand zu haben, wenn Ihre Mitarbeiter im Kreativbereich die Materialien in Programmen wie Adobe Photoshop , Illustrator CC oder InDesign CC bearbeiten. Anstatt Zeit durch das Wechseln der Tools zu verlieren, können sie die Asana-Aufgabe in ihrer Adobe Creative Cloud-App geöffnet lassen.

SCREENSHOT der Integration von Adobe Creative Cloud mit einer sichtbaren Asana-Aufgabe im Adobe-Programm

Tipps für die Berichterstattung über die Arbeit und den Fortschritt von Kreativanfragen

Beginnen Sie gerade erst? Informieren Sie sich über allgemeine Best Practices für Statusaktualisierungen und die Berichterstattung.

1. Sehen Sie gefährdete Arbeitsvorgänge und stimmen Sie sich mit Teamkollegen mithilfe von erweiterten Suchberichten ab

Ein weiterer Vorteil der Verwendung von benutzerdefinierten Feldern zur Verfolgung von Prioritäten und Genehmigungen besteht darin, dass diese Informationen zur Erstellung von erweiterten Suchberichten verwendet werden können. Erweiterte Suchberichte enthalten Informationen aus Ihrer gesamten Arbeit in Asana. Sie helfen Ihnen, Fragen wie „Welche Aufgaben, die Priorität haben, sind gefährdet?“ oder „Welche Inhalte warten auf Feedback?“ in Echtzeit zu beantworten, ohne dass Sie diese manuell suchen oder zusammenstellen müssen. Während Sie Suchberichte für fast alles erstellen können, können Sie mithilfe von [Berichten über gefährdete Arbeitsvorgänge und Genehmigungen](/guide/examples/project management/approval-task-status) Hindernisse für die Produkteinführung erkennen, bevor sie auftreten. Über den Bericht können Sie auch direkt mit Aufgabenverantwortlichen und weiteren Beteiligten kommunizieren, indem Sie die Aufgabe kommentieren.

Ein SCREENSHOT von Ergebnissen eines erweiterten Suchberichts in Asana

Um zu erfahren, wie Sie andere Arten von Berichten für die erweiterte Suche erstellen können, klicken Sie hier.

2. Überwachen Sie den Fortschritt und verwalten Sie das kreative Personal mit Portfolios und Workload

Um den Fortschritt von kreativen Projekten einzuschätzen und das Arbeitspensum des Teams zu beurteilen, tragen Kreativ-Produzenten und Teamleiter in der Regel Informationen aus Meetings, E-Mails oder Tabellen zusammen, die zeitaufwendig und ungenau sein können. Erstellen Sie stattdessen ein Projektportfolio mit all Ihrer kreativen Arbeit und Projekte für Anfragen, um Fortschritte, Veröffentlichungstermine und Prioritäten an einem Ort in Echtzeit zu sehen.

Verwenden Sie dann den Tab Workload, um das Arbeitspensum Ihres Kreativteams basierend auf den Aufgaben zu visualisieren, die ihnen bereits in Asana zugewiesen wurden. Workload hilft Ihnen, fundierte Personalentscheidungen zu treffen, um für eine ausgewogene Arbeitslast zu sorgen und die kreative Arbeit auf Kurs zu halten.

SCREENSHOT der Nutzung von Workload, um Teamkollegen zu sehen, die zu viel Arbeit haben, und um einen Teil der Arbeit neu zuzuweisen

Workload verwendet standardmäßig die Anzahl der Aufgaben, aber wir wissen, dass nicht alle Aufgaben gleich sind. Sie können benutzerdefinierte Felder für den Aufwand in Portfolioprojekten einrichten. Damit erhalten Sie einen besseren Überblick über die Gesamtstunden oder die Aufwandsstufe für jede Aufgabe.

3. Erfassen Sie die Arbeitszeit für die Abrechnung oder zur Ressourcenplanung

Viele Kreativteams müssen einen klaren Überblick darüber haben, wie viele Stunden sie für die Arbeit aufwenden – insbesondere Agenturen, Freelancer oder Manager, die versuchen, Projekte entsprechend zu besetzen. Anstatt die aufgewendete Zeit zu schätzen oder die Erfassung zu kompliziert zu gestalten, können Kreativteams die Integration von Harvest zur Zeiterfassung (oder eine andere Zeiterfassungs-App) direkt in Asana verwenden. Der Timer von Harvest ist in Asana-Aufgaben integriert, so dass Sie die Zeit für jede Aufgabe verfolgen können, während Sie daran arbeiten.

SCREENSHOT der Integration zur Zeiterfassung mit Harvest in Asana

Beginnen Sie mit der Zeiterfassung in Asana mithilfe von Apps, indem Sie sich ein kurzes Video-Tutorial anschauen.

Ressourcen für die Planung und Verwaltung von Kreativprozessen

Lernen Sie lieber visuell? Möchten Sie sehen, wie unsere Kunden den kreativen Erstellungsprozess und Anfragen organisieren? Schauen Sie sich diese Ressourcen an:

Ressourcen Link
Vorlage für Kreativ- und Ad-hoc-Anfragen Vorlage verwenden
Video-Tutorial „So funktioniert Asana” ansehen
On-Demand-Kurs Bei der Asana Academy registrieren
Fallstudien & Webinare Sehen Sie, wie [Sony Music](/case study/sony-music-creative-production), Stance und Scripps Kreativanfragen mit Asana verwalten.
Treten Sie mit der Community in Kontakt [Nehmen Sie an einer bevorstehenden Schulung teil](https://events.asana.com) oder starten Sie ein Thema in unserem Community-Forum.

Der Start von Projekten mit einem vollständigen Kreativ-Briefing ist der Schlüssel, um die Arbeit im Zeitplan und Budget zu erledigen. In der Zwischenzeit müssen Kreativteams auch spontane Ad-hoc-Anfragen von anderen Teams gewissenhaft bearbeiten. Sorgen Sie mit diesem Prozess für eine effizientere Erstellung von kreativen Inhalten:

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste unter Kürzlich zugewiesen.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Geben Sie Tab+N am Ende eines Aufgabentitels ein, um diesen in einen Abschnitt umzuwandeln.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.