Projektmanagement

Jedes Team setzt Asana ein bisschen anders zum Management von Projekten ein, aber unabhängig davon, woran Sie und Ihr Team arbeiten, gibt es Empfehlungen, die jedes Team umsetzen kann, damit Projekte reibungslos verlaufen.

Folgen Sie „Wie funktioniert Asana”

Sehen Sie sich das Video „Wie funktioniert Asana” an, um erfolgreiches Projektmanagement mit Asana zu meistern.

1. Ein Projekt planen

Haftnotizen, Whiteboards und Tabellen sind einfach zu handhaben, aber sie müssen manuell bearbeitet werden und veralten schnell. Asana kann ganz einfach zum Brainstorming und zur Planung genutzt werden und ist zugleich leistungsstark genug, um Ihre gesamte Arbeit an einem Ort zu verfolgen, damit Sie Ihre Ideen in die Tat umzusetzen können.

Und so funktioniert es:

  • Ein Projekt erstellen. Projekte sind innerhalb eines Teams in Asana untergebracht und beinhalten Aufgaben. Sie können mit Projekten große Ziele, Routine-Workflows und komplexe Prozesse verfolgen, Fristen verwalten oder Ihre Ideen organisieren. Sie können zwischen einer Listen- oder Board-Ansicht wählen.
  • Verwenden Sie eine von Asana erstellte Vorlage. Unsere Vorlagen basieren auf den bewährten Workflows in Asana. Sie enthalten Empfehlungen, wie Sie ein Projekt einrichten und Aufgaben durch den Workflow bewegen können.

Sie können ein Projekt in Asana von Grund auf neu erstellen oder eine vorgefertigte Asana-Vorlage auswählen

2. Organisieren Sie Ihr Projekt

Wenn Ihr Projekt erstellt ist, fügen Sie diesem Struktur hinzu. Sobald für alle Beteiligte klar ist, wer für welche Arbeit zuständig ist, können Teammitglieder mit ihrem Teil der Arbeit beginnen und das Projekt voranbringen.

Und so funktioniert es:

  • Mit Abschnitten oder Spalten können Sie Ihre Aufgaben in einem Projekt organisieren. Sie können sie nach Fristen, Arbeitsphasen, Zeitrahmen und vielem mehr organisieren.
  • Aufgaben zuweisen und Fälligkeitsdaten festlegen. Projekte entgleisen, wenn unklar ist, wer tatsächlich für was verantwortlich ist, insbesondere wenn Teammitglieder nicht wissen, bis wann ihre Arbeit erledigt werden muss. Dazu kommt Organisationsarbeit, die mit der eigentlichen Arbeit einhergeht, und das Potenzial für Missverständnisse.

Organisieren Sie mit Abschnitten und Verantwortlichen Ihr Projekt besser

3. Erstellen Sie klare Workflows

Jetzt ist Ihr Projekt erstellt und Sie können klar Ihre Prioritäten, Zeitpläne und Erwartungen für Ihr Team festlegen. Asana verfügt über zahlreiche Funktionen, um Ihre Arbeit von Anfang bis Ende reibungslos zu begleiten.

Und so funktioniert es:

  • Aufgabenabhängigkeiten markieren. Wenn Sie darauf warten, dass ein Teamkollege seine Arbeit fertigstellt, kann Asana Ihnen dabei helfen, über den Status der jeweiligen Aufgabe informiert zu bleiben, damit Sie mit Ihrem Teil zur richtigen Zeit loslegen können. Das bedeutet auch, dass Sie weniger Zeit damit verbringen, den Stand der Aufgabe zu überprüfen, und rechtzeitig merken, wenn die Aufgabe fertig ist.
  • Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, um die Phase, Priorität, zusätzliche Aufgabendetails und vieles mehr zu verfolgen. Wenn die Arbeit vorangeht, können Sie benutzerdefinierte Felder verwenden, um den Status der Aufgabe anzugeben. Sie können Projekte auch nach benutzerdefinierten Feldern sortieren und erweiterte Suchanfragen zu Projekten durchführen, um herauszufinden, welche Aufgaben Ihre Aufmerksamkeit benötigen.
  • Erstellen Sie Unteraufgaben, um Arbeitsvorgänge aufzuteilen. Wenn eine Aufgabe viele Schritte oder mehrere Beteiligte umfasst, können Sie Unteraufgaben verwenden, um die Aufgabe in überschaubare Teile zu untergliedern und gleichzeitig die Verantwortlichkeit deutlich abzubilden.
  • Kalender-Ansicht verwenden. Sie können Arbeitsvorgänge in einem Kalender verfolgen, um sicherzustellen, dass Sie Fristen einhalten, und den Projektplan veranschaulichen. Sie können sogar das Projekt zu Ihrem E-Mail-Kalender hinzufügen, um es im Blick zu behalten, oder den Kalender in unserer mobilen App einsehen und einfach Planänderungen einfach vornehmen.

Sie können Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben festlegen, um deutlich zu machen, wann die Arbeit beginnen sollte

4. Status-Aktualisierungen teilen

Wenn Ihr Team mit der Zusammenarbeit beginnt, wird Asana fürs Projektmanagement noch leistungsstärker. Sie können einfach Status-Aktualisierungen im Zusammenhang mit der Arbeit Ihres Teams vornehmen. Benachrichtigungen erhalten Sie nur zu Projekten, die Sie direkt betreffen (damit können Sie auf Status-Besprechungen und das Durchsuchen langer E-Mail-Verläufe verzichten).

Und so funktioniert es:

  • Kommentieren Sie Aufgaben, an denen Sie arbeiten, damit Follower über den aktuellen Stand der Aufgabe informiert sind und Fragen dazu beantworten oder Feedback zur Arbeit geben können.
  • Posten Sie Status-Aktualisierungen im Tab Fortschritt Ihres Projekts. Wählen Sie eine Status-Farbe aus und @erwähnen Sie Teamkollegen, Aufgaben, andere Projekte und Diskussionen, um sie mit der Status-Aktualisierung zu verknüpfen.
  • Fügen Sie das Projekt Ihrem Dashboard hinzu, um es, im Vergleich zu anderen Projekten, die Sie in Asana verwalten oder an denen Sie in Asana arbeiten, im Auge zu behalten. Eine weitere Funktion, nämlich das Versenden von wöchentlichen Status-Aktualisierungen zu allen Projekten, hebt die Bedeutung von Dashboards weiterhin hervor.
  • Erstellen Sie Berichte in Google Tabellen. Wenn Sie viele Projekte verfolgen, kann es eine echte Herausforderung sein, den Überblick über deren Verlauf zu behalten. Mit Dashboard-Berichten in Asana können Sie Projektdaten verwenden, um benutzerdefinierte Berichte und Visualisierungen zu erstellen. Somit sehen Sie, welche Projekte positiv verlaufen und welche Ihre Aufmerksamkeit benötigen.

Posten Sie Status-Aktualisierungen in Projekte, die Sie verwalten, und speichern Sie dann die Projekte in Ihrem Dashboard ab, um benutzerdefinierte Berichte zu ermöglichen

5. Bereiten Sie sich auf Ihr nächstes Projekt vor

Hurra! Sie haben erfolgreich ein Projekt in Asana verwaltet. Aber bevor Sie direkt zum nächsten Projekt übergehen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um ein wenig über das bestehende Projekt zu reflektieren.

Und so funktioniert es:

  • Führen Sie alle Erkenntnisse aus dem Projekt in einer Vorlage zusammen. Auf diese Weise können Sie vermeiden, die gleichen Fehler zu wiederholen, und Ihren Plan nächstes Mal noch besser umsetzen.
  • Projekt archivieren. Da Sie jetzt mit dem Projekt fertig sind, können Sie es archivieren und sich auf Ihre Prioritäten konzentrieren. Durch die Archivierung des Projekts werden keine Daten gelöscht, sondern das Projekt wird nur aus Ihrer Projektliste entfernt.
  • Feiern Sie mit Ihrem Team. Es gibt viele kleine Möglichkeiten in Asana, um Ihrer Dankbarkeit Ausdruck zu verleihen (Gefällt-mir-Angaben, @erwähnen), aber das richtige Verhältnis zwischen Arbeit und Freizeit sorgt ebenfalls dafür, dass Sie und Ihr Team die Energie und Inspiration für das nächste große gemeinsame Projekt beibehalten.

Feiern Sie in Asana Ihre Erfolge mit Teamkollegen und gelegentlich auch Einhörnern

Wenn Sie noch mehr Tipps und Schulungen erhalten möchten, um ein Projektmanagement-Experte in Asana zu werden, können sich Asana Premium-Nutzer für unsere selbstgesteuerte Schulung im Bereich Projektorganisation anmelden.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.