Stance divise ses temps de production par 2 avec Asana

En moins de cinq ans, Stance a transformé les chaussettes en accessoires essentiels. La clé de sa réussite ? Une expérience de marque unique, soutenue par des campagnes marketing et des lancements de produits remarquables sur le plan visuel. L’équipe créative interne de Stance est chargée de leur production, des séances photo aux publicités effectuées en partenariat avec certaines des plus grandes marques et célébrités au monde, dont la NBA, Star Wars, Marvel Comics et Rihanna.

En tant que responsable senior des opérations créatives, Mia doit s’assurer que toutes les ressources créatives conçues pour soutenir ces campagnes sont produites en temps voulu et dans le respect des budgets, ce qui n’est pas une mince affaire. Son équipe de sept membres gère plus de 70 stories et 30 feuilles de produits, se charge elle-même de la photographie et crée les ressources pour toutes les initiatives de mise sur le marché de l’entreprise.

En raison de l’hypercroissance de Stance aux États-Unis et sur 40 marchés internationaux, la demande de ressources créatives pour soutenir le marketing, la distribution et les ventes a connu une forte accélération. Pour tenir le rythme, il fallait rationaliser et développer les processus de production créative.

Des demandes centralisées pour tout organiser

E-mails, feuilles de calcul, réunions, discussions par tchat ou de vive voix… Lorsque Mia a rejoint Stance en 2017, l’équipe créative recevait des demandes de tous les côtés. Certaines passaient entre les mailles du filet et des échéances clés n’étaient pas respectées. Mia n’avait aucune vue globale sur le travail de son équipe, ne pouvait pas faire de rétroplanning ni régler les problèmes avant qu’il ne soit trop tard.

Si l’équipe avait déjà essayé des outils de collaboration, aucun n’offrait les fonctionnalités, la flexibilité et la robustesse nécessaires pour soutenir ses processus créatifs. Ils étaient donc rapidement abandonnés par l’équipe, qui revenait vite aux e-mails et aux feuilles de calcul pour gérer son travail.

Lorsque Stance a choisi Asana comme solution officielle de gestion du travail pour suivre la stratégie de commercialisation de l’ensemble de l’entreprise, l’équipe de Mia a vite remarqué que cet outil proposait tout ce qu’elle recherchait : un savant mélange de fonctionnalité et de flexibilité, nécessaires à ses processus créatifs. Asana lui permettait ainsi de visualiser ses activités de différentes manières tout en étant suffisamment convivial pour que chacun puisse l’adopter facilement et en un rien de temps.

En mettant au point un formulaire standard de demande de création, nous avons réduit de moitié notre temps de production : désormais, nous recevons d’emblée toutes les informations dont nous avons besoin pour commencer à travailler.”

Un processus de demande standard pour une production créative rationalisée

Mia a commencé par transférer tout le travail de son équipe sur Asana, créé des calendriers de rétroplanning clairs et normalisé le processus d’approbation pour que chacun puisse facilement visualiser le responsable de chaque demande et le statut de cette dernière. Ensuite, elle a porté son attention sur le principal obstacle sur le chemin de son équipe : le processus de réception des demandes.

Grâce à Asana, nous avons pu mettre au point un nouveau processus pour nos demandes, le perfectionner puis le faire appliquer, le tout en deux semaines à peine.”

En collaboration avec l’équipe réussite client d’Asana, Mia a élaboré un formulaire utilisable par chaque membre de son entreprise pour envoyer une demande de création. Ce formulaire standard, qui comprend des champs obligatoires dédiés aux détails créatifs essentiels, comme le message clé, les dimensions et le type de format, permet à Mia de s’assurer que son équipe reçoit toutes les informations et le contexte dont elle a besoin pour démarrer du bon pied. De la création aux tests auprès de certains membres de l’équipe marketing, en passant par les versions améliorées après feedback, ce nouveau processus a vu le jour en deux semaines à peine. En outre, les membres de l’entreprise ont été informés de son lancement effectif par le biais d’une seule et unique communication générale.

Rationaliser son processus a permis à l’équipe de réduire de moitié son temps de production, pour plusieurs raisons :

• Les besoins et attentes sont désormais clairs dès le départ.

• Toutes les demandes sont suivies au même endroit, puis triées par priorité.

• Les ressources sont allouées efficacement après analyse de la charge de travail de chacun.

Une production créative qui accompagne une croissance rapide

L’équipe créative est également responsable de la création de contenu, des publicités aux images et aux vidéos, en passant par les autres médias utilisés pour les campagnes, les événements et les magasins. Avant de commencer à utiliser Asana, l’équipe recevait rarement des briefs créatifs et lorsqu’elle en recevait, ils se perdaient généralement dans de longues chaînes d’e-mails. Désormais, l’équipe marketing communique ses briefs créatifs directement sur Asana pour que tout le monde s’accorde dès le départ sur les besoins créatifs, les messages et les délais. Le travail créatif et les séances photo sont aussi gérés sur Asana. L’ensemble des parties prenantes a ainsi une visibilité en temps réel sur la progression, avec à la clé 60 % de réunions de suivi en moins.

Gérer le calendrier de commercialisation de toute l’entreprise sur Asana nous aide à coordonner nos efforts. Les plans et échéances sont connus de tous, ce qui nous a permis de réduire le nombre de réunions de 60 %.”

Maintenant que la production créative et la création de contenu sont suivies, gérées et exécutées sur Asana, l’équipe a réussi à normaliser et à développer ses processus pour prendre en charge davantage de demandes, et les honorer en temps voulu. Stance a ainsi amélioré radicalement sa stratégie de mise sur le marché : plus aucune place au doute, chacun visualise clairement les plans, priorités ou responsabilités.