Die Adventure Travel Trade Association bringt ihre Klimaschutzprogramme mithilfe von Asanas Dienstleistungen für Unternehmen um 20-30 % schneller auf den Weg

Bei „Adventure travel“ denkt man an aufregende Bilder von Kajakfahren, Bungeejumping und Gleitschirmfliegen. Verantwortungsbewusstes Abenteuerreisen bedeutet aber so viel mehr, als nur ein paar flüchtige Adrenalinkicks, z. B. der Schutz natürlicher Ressourcen, die Förderung von Initiativen zum Klimawandel und die Unterstützung kleiner Unternehmen in ländlichen Gebieten und der Wildnis.

Die Adventure Travel Trade Association (ATTA) ist eine globale Handelsgruppe, die innerhalb der Abenteuerreisebranche Networking betreibt, ausbildet und sich für den Schutz der sozialen, kulturellen und ökologischen Unversehrtheit von Reisedestinationen auf der ganzen Welt einsetzt. Sie hat über 1.300 Mitglieder und ihre AdventureTravelNews werden von 23.000 Fachleuten für Abenteuerreisen in über 100 Ländern verfolgt, von Reiseführern über Tourismusverbände bis hin zu Spezialreisebüros. Jedes Jahr organisieren sie eine Reihe von Veranstaltungen und Programmen zur Unterstützung der Branche.

In Anbetracht der Tatsache, dass der Tourismus für 8 % der weltweiten Emissionen verantwortlich ist, hat die Organisation einen offensiven Klimaschutzplan für 2020 aufgestellt. Diese Programme umfassen eine Reihe von Maßnahmen sowohl für den Reisehandel, als auch für den Verbraucher:

• Klimaschutz-Zusage

• Gemeinschaft für Klimaschutz

• Neutral Together – Kompensationsprogramm für den Massenkauf von Emissionsrechten für Mitglieder

• Tomorrow’s Air – Programm zur Entfernung von Kohlenstoff aus der Luft

• Komplexe Partnerverwaltung

Im Jahr 2019 haben wir eine Reihe neuer Klimaschutzinitiativen auf den Weg gebracht, die eine effiziente Zusammenarbeit zwischen Einzelpersonen in unseren Klima-, Marketing-, Business Development- und Geschäftsoptimierungsteams erfordern. Das Programm Dienstleistungen für Unternehmen von Asana half diesen Personen, schnell und effizient zusammenzuarbeiten, um solche Initiativen zu starten.”

Das 50-köpfige internationale Team von ATTA arbeitet zu 100 % ortsungebunden und wählte deswegen Asana als ihre Arbeitsmanagement-Plattform, um Veranstaltungen zu planen und andere Projekte asynchron durchzuführen. Da sich die Größe des Teams in den letzten drei Jahren fast verdoppelt hat, wusste Jason Reckers, der COO von ATTA, dass sie neue Nutzungsmöglichkeiten von Asana erlernen mussten, um effizient zu bleiben:

• Projektleiter haben häufig viel Zeit damit verloren, Informationen von Teamkollegen in verschiedenen Zeitzonen einzuholen. Es hat mitunter einen halben Tag gedauert, bis sie eine Antwort vom anderen Ende der Welt erhielten.

• Dokumente wurden in Google Drive organisiert, aber sie mussten gründlich suchen, um wichtige Elemente zu finden.

• In Slack tauchte immer wieder die Frage auf: „Wer arbeitet an was?“

Der größte Kostenfaktor des Unternehmens war die Arbeitszeit des Teams, also wandte sich Jason an Asanas Team Dienstleistungen für Unternehmen. Er wollte wissen, wie die neuesten Funktionen der Plattform die Arbeit von ATTA weiter optimieren konnten.

Im Jahr 2019 haben wir eine Reihe neuer Klimaschutzinitiativen auf den Weg gebracht, die eine effiziente Zusammenarbeit zwischen Einzelpersonen in unseren Klima-, Marketing-, Business Development- und Geschäftsoptimierungsteams erfordern. Das Programm Dienstleistungen für Unternehmen von Asana half diesen Personen, schnell und effizient zusammenzuarbeiten, um solche Initiativen zu starten.”

Das 50-köpfige internationale Team von ATTA arbeitet zu 100 % ortsungebunden und wählte deswegen Asana als ihre Arbeitsmanagement-Plattform, um Veranstaltungen zu planen und andere Projekte asynchron durchzuführen. Da sich die Größe des Teams in den letzten drei Jahren fast verdoppelt hat, wusste Jason Reckers, der COO von ATTA, dass sie neue Nutzungsmöglichkeiten von Asana erlernen mussten, um effizient zu bleiben:

• Projektleiter haben häufig viel Zeit damit verloren, Informationen von Teamkollegen in verschiedenen Zeitzonen einzuholen. Es hat mitunter einen halben Tag gedauert, bis sie eine Antwort vom anderen Ende der Welt erhielten.

• Dokumente wurden in Google Drive organisiert, aber sie mussten gründlich suchen, um wichtige Elemente zu finden.

• In Slack tauchte immer wieder die Frage auf: „Wer arbeitet an was?“

Der größte Kostenfaktor des Unternehmens war die Arbeitszeit des Teams, also wandte sich Jason an Asanas Team Dienstleistungen für Unternehmen. Er wollte wissen, wie die neuesten Funktionen der Plattform die Arbeit von ATTA weiter optimieren konnten.

Seit wir Asana verwenden, hat die Plattform neue Funktionen erhalten. Durch Asanas Dienstleistungen für Unternehmen erfuhren wir, wie wir die neuen Funktionen nutzen können, um unsere bisherigen Aktivitäten besser zu organisieren, Asana besser einzusetzen und den Teams die Navigation zu erleichtern.”

Der Beginn der Zusammenarbeit mit Asanas Dienstleistungen für Unternehmen

Das ATTA-Team entschied sich für die 10-wöchige Intensiv-Einführung, die von Grace, ihrer Beraterin für Dienstleistungen für Unternehmen, geleitet wurde. Das Paket bot eine Schulung auf mittlerem Niveau, um Zeit bei der Eventplanung, der Suche nach Informationen und durch produktivere Meetings zu sparen. Dieser Aspekt war besonders wichtig, da sie als ortsungebundenes Team einen Großteil ihres Tages mit Anrufen verbrachten.

Ein weiterer Schwerpunkt war die Verbesserung der Workflows bei der jährlichen Eventplanung, damit das Rad nicht jedes Jahr neu erfunden werden muss. Ihr größtes Event, der Adventure Travel World Summit, findet beispielsweise seit fast 15 Jahren in unterschiedlichen Ländern wie der Schweiz, Namibia, Chile und in diesem Jahr in Australien statt. Das Team hatte bei der Planung mehrere Asana-Projekte verwendet und wollte seine Bemühungen in einer Vorlage zusammenfassen. Im Laufe des Projekts wurden die umfassenden Anwendungsmöglichkeiten von Asana dann auch schnell von Teams außerhalb des Eventteams erkannt.

Unsere Beraterin für Dienstleistungen für Unternehmen bei Asana war phänomenal und half uns, das Problem in kurzer Zeit anzugehen. Wir haben alle unsere Ziele erreicht und dank der Art und Weise, wie sie die Sitzungen leitete, blieb noch Raum und Zeit für zusätzliche Themen. Dadurch erhielten wir sogar noch mehr wertvolle Informationen, als wir erwartet hatten.”

Effiziente virtuelle Meetings und eine wiederverwendbare Projektplanungsvorlage

Allein die Projektvorlage für die jährliche Eventplanung hat die Arbeitsvorgänge des Teams sowie die Einführung von Asana im gesamten Unternehmen erheblich beschleunigt. Auch die Meetings sind effektiver geworden: Jetzt sehen die Kollegen ihre Asana-Projekte auf einem gemeinsamen Bildschirm, sodass alle auf die gleichen Informationen blicken. Sie erfassen Aktionspunkte und weisen die Verantwortungen direkt während der Sitzung zu. Auf diese Weise sparen Sie Zeit und sorgen für ein Gefühl der Verantwortlichkeit.

Ihre Gespräche mit Grace führten zu zusätzlichen „Aha“-Momenten, wie z. B. beim Erlernen der Asana-Funktion, eine Aufgabe zu mehreren Projekten hinzuzufügen, oder der Verwendung von benutzerdefinierten Feldern zum Filtern nach Kategorien, sodass sich die Mitarbeiter nur auf die relevanten Aufgaben konzentrieren können und nicht überfordert werden. Ihr Einführungsprozess für neue Mitarbeiter wurde in Asana ebenfalls standardisiert und optimiert.

Obwohl ich außerhalb des Eventteams arbeite, das für diese Prozesse verantwortlich ist, erkannte ich schnell das Potenzial von Asana, auch die Arbeitsweise unseres Klimaschutzteams zu verbessern. Mit vier neuen Teammitgliedern, die sich mit dem Klima in drei verschiedenen Regionen beschäftigen, ist es von unschätzbarem Wert, eine zentrale Stelle für die Projektarbeit und Gespräche zu haben.”

20-30 % Zeitersparnis bei der Projektdurchführung

Innerhalb einer Woche nach Beginn der Zusammenarbeit mit Asanas Dienstleistungen für Unternehmen begannen einige Teams, die Asana vorher kaum nutzten, neue Projekte zu erstellen. Dazu konnten sie bei der Planung eines neuen Projekts einfach eine Vorlage kopieren. Die Verbesserungen und Effizienzsteigerungen der Workflows haben dazu beigetragen, Überlastung und Stress zu reduzieren. Jason schätzt, dass sie 20-30 % der Planungszeit für zukünftige Projekte einsparen werden.

Die Anzahl von Slack-Nachrichten über Projektverantwortlichkeiten hat sich deutlich reduziert und da der Informationsaustausch nun einfacher ist, haben sich die Wartezeiten auf Antworten von entfernten Teamkollegen ebenfalls verkürzt. Es wurden sogenannte „Referenzaufgaben“ in Asana erstellt, wo wichtige Dokumente für alle abgelegt werden, damit niemand mehr alle Ordner nach Dateien durchsuchen muss. Und die Anrufe unter den Mitarbeitern sind jetzt ebenfalls viel effektiver, was für ein ortsungebundenes Team schon sehr viel ausmacht.

Wir haben das Potenzial, 20 bis 30 % unserer Zeit bei gleichartigen Projekten einzusparen, allein durch die neu erlernten Nutzungsmöglichkeiten von Asana.”

Mehr Effizienz zur Vermarktung von Klimaschutzinitiativen

Durch den Einsatz von Asana konnte das ATTA-Team im Frühjahr 2020 eine Reihe von Klimaprogrammen starten, die in der Vergangenheit möglicherweise eine einjährige Koordinierungsphase erfordert hätten. Im Februar wird Neutral Together gestartet – ein Kompensationsprogramm für den Massenkauf von Emissionsrechten für Mitglieder. Dieses ermöglicht kleinen Unternehmen, die sich bisher keinen Emissionsausgleich leisten konnten, Maßnahmen für das Klima zu ergreifen. Im April wird ATTA das weltweit erste Reisekollektiv mit dem Namen Tomorrow's Air starten, das Kohlendioxidemissionen mithilfe des Direct Air Capture Verfahrens (DAC) beseitigt. „Technologien zur Kohlenstoffbeseitigung sind noch nicht weitreichend bekannt und wir glauben, dass die Reiseindustrie einen wertvollen Beitrag mit der Katalyse der Emissionen leisten kann“, kommentierte Reckers. Je schneller diese ergänzenden Programme gestartet werden, desto schneller können sich mehr Unternehmen und Reisende mit diesem globalen Problem befassen.

Darüber hinaus arbeitet das Team daran, seine AdventureEDU-Schulungen weltweit anzubieten, um Regierungen, Verbände und einzelne Unternehmen zu schulen, die ihre Reiseprogramme sicherer und nachhaltiger gestalten wollen. Je produktiver das ATTA-Team wird, desto mehr können sie weltweit bewirken. Spannende Abenteuer bei gleichzeitigem Umweltschutz – was könnte besser sein?