# Asana-Fallstudie – The US Oncology Network

> Das US Oncology Network verwendete Asana, um das Onboarding von Dienstleistern zu verwalten, isolierte Workflows zu ersetzen, die Integration von Dienstleistern zu beschleunigen und die Zusammenarbeit zu verbessern.

Source: https://asana.com/case-study/us-oncology-network

## Das US Oncology Network verkürzt mit Asana die Zeit für die Einführung neuer Anbieter um 25 %

Das US Oncology Network benötigte eine Möglichkeit, das Onboarding von Anbietern in großem Maßstab zu verwalten. Mit Asana ersetzte das Team für Integrations- und Betriebsmanagement (IOM) isolierte Workflows durch eine einzige Plattform, wodurch die Integration von Anbietern beschleunigt, Burnout reduziert und die teamübergreifende Zusammenarbeit verbessert wurde.

Herausforderungen

Komplexe Integrationen basierten stark auf individuellem Fachwissen, statischen Checklisten und isolierten Tools, was zu einer uneinheitlichen Koordination führte, die nur schwer zu skalieren war.

Übersehene Schritte und inkonsistente Übergaben führten zu Nacharbeit, Zeitverschwendung und Verzögerungen bei der Einführung neuer Praxen.

Mangelnde Transparenz und fragmentierte Kommunikation führten zu Engpässen bei Projekten, was zu Burnout im Team und einem geringeren Vertrauen in die Einhaltung von Fristen beitrug.

Verzögerte Zeitpläne beeinträchtigten nicht nur die betriebliche Effizienz, sondern auch die Fähigkeit von The Network, den Communities, denen sie dient, zeitnahe Gesundheitslösungen zu liefern.

Lösungen

Asana wurde als zentrale Plattform eingeführt, um die Arbeit an der Integration von Anbietern zu zentralisieren und die Transparenz, Koordination und Verantwortlichkeit zu verbessern.

Standardisierte Onboarding-Workflows in den Bereichen HR, Finanzen, Umsatzzyklus und mehr, um manuelle Tätigkeiten zu reduzieren und die Prozesszuverlässigkeit zu verbessern.

Verwendung von automatisierten Regeln, Aufgabenabhängigkeiten und Statusverfolgung, um manuelle Nachverfolgungen zu reduzieren und die Arbeit ohne Verzögerungen am Laufen zu halten.

Ergebnisse

Reduzierung der für das Onboarding von Anbietern aufgewendeten Zeit von 120 Tagen auf 90 Tage.

Reduzieren Sie die in Meetings verbrachte Zeit um schätzungsweise 50 % durch zentrale Nachverfolgung und Echtzeit-Updates.

Konsolidierung der Daten aus sechs Systemen in zwei Systeme, wodurch Probleme mit der Versionskontrolle um 75 % reduziert wurden.

In Phase eins wurden mehr als 8 Arbeitsabläufe in Asana integriert, in Phase zwei sind weitere geplant.

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### **Ausgezeichnet mit dem Work Innovation Award, 2025**

Das US Oncology Network wurde mit dem Groundbreaking Visionary Work Innovation Award von Asana ausgezeichnet, weil es die Art und Weise, wie Arbeit in einer komplexen Branche erledigt wird, neu gestaltet hat. Durch den Ersatz manueller Checklisten und langwieriger Statusbesprechungen durch einen einheitlichen, digitalen Workflow wechselte das Unternehmen vom reaktiven zum proaktiven Management. Die Zeiten des „Managements per Telefonkonferenz“ sind vorbei – Teams verbringen jetzt weniger Zeit mit der Verwaltung der Logistik und mehr Zeit mit der Lösung echter Probleme. Diese mutige Transformation beschleunigte die Integration von Dienstleistern, stärkte die funktionsübergreifende Zusammenarbeit und ermöglichte es den Teams, sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren.

Die Verwendung von Asana hat die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen mehreren unabhängigen Arbeitsgruppen verbessert, was zu einer unternehmensweiten Akzeptanz und Unterstützung durch die Führungsebene für einen großen technologischen Wandel geführt hat. Der Übergang zu einem proaktiven Modell für Entscheidungsfindung und Aufgabenfertigstellung in Echtzeit verbessert die Koordination, Transparenz und Abstimmung zwischen den Arbeitsabläufen, um die Geschäftsziele zu erreichen.

### **Asana für die Einführung neuer Anbieter**

#### Skalierung von Anbieterintegrationen durch gemeinsame Workflows und Koordination in Echtzeit

Das Team für Integration und Operations Management (IOM) steht im Mittelpunkt des Onboarding-Prozesses für Dienstleister von The US Oncology Network. Von der Unterstützung bei der Bewertung von Praxen bis hin zur Koordination der Ressourcenzuweisung stellt das IOM-Team sicher, dass jede neue Praxis für langfristigen Erfolg gerüstet ist. Dabei unterstützt es die Bereitschaft der Anbieter, die operative Einheitlichkeit und die umfassendere Gesundheitsmission von The Network.

Vor Asana war der Prozess der Anbieterintegration fragmentiert und stützte sich auf isolierte Tools, manuelle Aktualisierungen und Checklisten, die den Fortschritt verlangsamten und das Risiko versäumter Schritte erhöhten.

Um der wachsenden Nachfrage gerecht zu werden, hat sich das IOM-Team mit Asana-Dienstleistungen für Unternehmen zusammengetan, um das Onboarding abteilungsübergreifend zu standardisieren und zu optimieren. Die erste Einführung, die Ende 2024 erfolgte, brachte acht Arbeitsabläufe – aus den Bereichen HR, Finanzen, IT und Medizin-Chirurgie – in einen einheitlichen Workflow.

Jetzt folgt jede Anbieterintegration einem standardisierten Workflow in Asana, der Teams funktionsübergreifend vernetzt, Risiken frühzeitig aufdeckt und die manuelle Koordination reduziert. Das Ergebnis ist ein schnelleres Onboarding, eine bessere Zusammenarbeit und eine größere Einheitlichkeit in großem Maßstab.

Asana hat unsere Integrationsbemühungen wirklich grundlegend verändert. Als Leiter des HR-Arbeitsablaufs habe ich einen bemerkenswerten Wandel in unseren Meetings erlebt – sie haben sich von einfachen Aufgabenüberprüfungen zu dynamischen Problemlösungssitzungen entwickelt. Die Klarheit und Fokussierung, die Asana mit sich bringt, hat unser Team in die Lage versetzt, Aufgaben präzise zu priorisieren und auszuführen, um sicherzustellen, dass jedes Projekt die Anforderungen und Fristen erfüllt und mit unseren Unternehmenszielen in Einklang steht.

#### Ein gemeinsamer Workflow, abteilungsübergreifend vernetzt
- Das IOM-Team verfolgt alle Integrationen in einem [Portfolio](https://asana.com/features/goals-reporting/portfolios), das als zentrales Verzeichnis für Onboarding-Informationen dient. Dadurch wird die doppelte Datenerfassung reduziert und der Zugriff auf wichtige Details wie Status, Fälligkeitsdaten, Anzahl der Standorte und Anbietervolumen erleichtert.
- Jede Integration existiert in einem standardisierten [Projekt](https://asana.com/features/project-management/projects), das Stakeholder aus HR, Revenue Cycle und anderen wichtigen Funktionen an einem Ort zusammenbringt.
- Integrationsprojekte werden teamübergreifend mehrfach zugeordnet, sodass Abteilungen ihre Beiträge im Kontext nachverfolgen und Hindernisse identifizieren können, ohne auf Statusbesprechungen angewiesen zu sein.
- [Projektansichten](https://asana.com/features/project-management/project-views) wie die Zeitleiste und der Kalender helfen Teams, Meilensteine und Kapazitäten zu visualisieren, was eine proaktive Planung und Ressourcenzuweisung in Echtzeit ermöglicht. 
- [Dashboards](https://asana.com/features/goals-reporting/reporting-dashboards) zeigen KPIs und den Projektstatus in Echtzeit an und geben Beteiligten einen Überblick über Fortschritte, Risiken und Ressourcenbedarf.
- Aktuelle [Berichtskennzahlen](https://asana.com/features/goals-reporting/reporting-dashboards) ermöglichen es Führungskräften, fundierte Entscheidungen zu treffen, die auf strategische Ziele ausgerichtet sind. 
- Geteilte [Projekte](https://asana.com/features/project-management/projects), Kommentare und Dateianhänge stellen sicher, dass jeder Stakeholder – unabhängig von seiner Rolle oder seinem Standort – Zugang zu denselben aktuellen Informationen hat.

#### Standardisierung und Automatisierung reduzieren Verzögerungen und Fehler
- Benutzerdefinierte [Vorlagen](https://asana.com/features/workflow-automation/project-task-templates) stellen sicher, dass jede Integration einer einheitlichen Struktur folgt, und ermöglichen gleichzeitig eine praxisspezifische Anpassung.
- Automatisierte [Regeln](https://asana.com/features/workflow-automation/rules) und Aufgabenabhängigkeiten optimieren die Kommunikation und eliminieren manuelle Nachverfolgungen, wodurch das Risiko in einem Umfeld mit hoher Varianz reduziert wird.
- Native App-Integrationen und geteilte [Projekte](https://asana.com/features/project-management/projects) sorgen dafür, dass Daten plattformübergreifend verknüpft bleiben, was die Koordination verbessert und Probleme mit der Versionskontrolle reduziert.

#### Funktionsspezifische Transparenz verbessert die Verantwortlichkeit
- HR-Projekte sind vollständig mit dem Integrationsteam in Asana verknüpft, sodass beide Teams einen vollständigen Überblick über den Status und die Übergaben erhalten. Dadurch kann die Arbeit schneller vorankommen, ohne auf wöchentliche Besprechungen warten zu müssen.
- Die Finanz- und Buchhaltungsabteilung verbesserte die Dokumentenverfolgung und eliminierte Doppelarbeit in wichtigen Schritten des Einführungsprozesses.
- Das Revenue Cycle Management ist vollständig mit dem Integrationsteam in Asana verknüpft, was den Teams die nötige Transparenz gibt, um potenzielle Fallstricke oder Ressourcenbedarf früher im Prozess zu erkennen und ohne zusätzliche Besprechungen voranzukommen.

#### Intelligentere Planung, bessere Ressourcenplanung
- Die Verfolgung der Bereitschaft, die mit der Business-Development-Pipeline verknüpft ist, gibt Teams einen Überblick über bevorstehende Integrationen.
- Durch die Bereitstellung von Daten wie angestrebten Go-Live-Terminen, der Anzahl der Standorte und dem Anbietervolumen können Teams die Arbeitsbelastung ausgleichen und eine Über- oder Unterauslastung vermeiden.

Seit der Einführung von Asana konnte das Team für medizinische Chirurgie eine deutliche Verbesserung bei der Einhaltung von Fristen und der Effizienz verzeichnen, wobei neue Kunden gewonnen wurden. Die Möglichkeit, die wichtigsten Aufgaben anderer Beteiligter außerhalb des medizinisch-chirurgischen Teams einzubinden, die sich direkt auf unseren Zeitplan für den Erfolg auswirken, war von entscheidender Bedeutung.

### **Fazit**

#### Den Grundstein für eine vernetzte, gemeinschaftsorientierte Versorgung legen

Das US Oncology Network standardisiert mit Asana nicht nur die Einführung von Anbietern, sondern definiert auch neu, wie die Arbeit im gesamten Unternehmen abläuft. Mit zunehmender Akzeptanz und der Implementierung von Asana in weiteren Abteilungen baut das Unternehmen eine vernetzte, robuste Grundlage für eine schnellere Ausführung und Skalierung auf.

Da Teams wie Revenue Cycle Management den Einsatz von Asana bereits über das Onboarding hinaus ausweiten, setzt sich der Wandel hin zu einer strukturierten, funktionsübergreifenden Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen durch.

Mit Blick auf die Zukunft strebt das US Oncology Network eine Zukunft an, in der jede Praxis floriert, angetrieben von menschlichem Fachwissen und ermöglicht durch Technologie. Mit Plänen, Asana AI zu nutzen, um die Koordination zu optimieren, den manuellen Aufwand zu reduzieren und Teams wieder auf strategische Arbeit zu fokussieren, werden die Mitarbeiter weniger Zeit mit der Verwaltung der Logistik und mehr Zeit mit der Unterstützung der Dienstleister verbringen – was die Patientenversorgung verbessert und die Gesundheitsergebnisse in den Communities, in denen sie tätig sind, optimiert.

In der Vergangenheit wurden Integrationen isoliert über mehrere verschiedene Tools und Tracker hinweg erledigt. Seit der Einführung von Asana konnte ich den Erfolg und die Möglichkeiten erkennen, die diese Software bietet. Ich freue mich darauf, die kontinuierliche Weiterentwicklung unserer Integrationsprojektpläne zu verfolgen und zu sehen, wie Asana ein Faktor für den Erfolg bei der Einführung neuer Praktiken in The Network sein wird.

Das US Oncology Network ermöglicht unabhängigen Onkologie-Anbietern, erstklassige Versorgung in ihrem lokalen Umfeld anzubieten. Das Netzwerk unterstützt mehr als 700 Behandlungszentren und etwa 3.300 Anbieter in den gesamten USA.

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