Sophos hat mit Asana den Durchblick

Ein Büro von Sophos
  • Sophos logo
  • Anzahl der Mitarbeiter
    • 3.000
  • Länder, in denen sie tätig sind
    • 119
  • Zugewiesene Aufgaben in 6 Monaten
    • 11.000

Die Marketingabteilung von Sophos ist so groß, global und vernetzt, dass sie einen metaphorischen Empfang brauchen, nur um ihre eigenen Kollegen zu begrüßen, die interne Unterstützung benötigen.

Sophos ist ein Cybersicherheitsunternehmen mit Sitz in Großbritannien und über 3.000 Mitarbeitern in 119 Ländern. Die Marketingabteilung ist in die üblichen Teams aufgeteilt, wie z.B. Produktmarketing, Field-Marketing für Programme und Events, Marketing Operations und Corporate Marketing.

Das Corporate Marketing stellt die Markenkonsistenz von Sophos sicher und bestimmt dessen Richtung. Dawn Jensen, Senior Global Programs Manager im Team, beschreibt die Team-Rolle als „die Haupt-Markenbotschafter von Sophos. Wir gestalten die Marke und den Ton und sorgen dafür, dass alle aus dem gleichen Gesangbuch singen.”

Alles, was die Marke Sophos betrifft, muss vom Corporate Marketing bearbeitet werden. Sie kümmern sich um alle Anfragen für Web- und Markenressourcen, Werbematerialien und UX-Design. Wie schnell sie eingehende Anfragen bearbeiten, unterstützt andere Teams entweder oder verlangsamt deren Arbeit.

Dawn übernahm die Rolle des „Corporate Marketing Concierge”, um Anfragen zu verwalten und Ressourcen einzubeziehen. Sobald das Team anfing, Asana zum Erfassen und Sortieren von Anfragen zu verwenden, erhielt es einen sofortigen Überblick über Art und Umfang der empfangenen Anfragen. Dies hilft ihnen, ihre Marketingkollegen besser zu unterstützen und gibt dem Management viele Details, um das Corporate Marketing in die richtige Richtung zu lenken.

Die Black Box

Früher ließ die Art und Weise, wie das Corporate Marketing Anfragen verarbeitete, jeden im Unklaren darüber, was vor sich ging. Ein Marketing-Mitglied übermittelte eine Anfrage, indem er eine E-Mail an eine allgemeine E-Mail-Adresse sendete.

„Das war langsam und unzuverlässig. Manchmal hat wochenlang niemand reagiert”, sagt Dawn. „Und dann plötzlich hat man das angeforderte Material erhalten. Dieser Prozess war kein bisschen transparent und dauerte viel länger, als er sollte.”

Steigerung der Markenpräsenz mit Asana

Das Corporate Marketing entschied sich für die Einrichtung eines „Front Desk” mit Asana, um dem Team zu helfen, besser mit anderen Abteilungen zusammenzuarbeiten.

Sie ersetzten die allgemeine E-Mail-Adresse durch Asana und eine Formularintegration. Jetzt füllt ein Marketingmitglied ein Formular aus, das die Anfrage an ein Projekt in Asana weiterleitet, und jede Formularübermittlung wird in eine Aufgabe im Projekt umgewandelt. Corporate Marketing verarbeitet die Anfrage, während die Person, die das Web- oder die Markenmaterial angefordert hat, den Status nachverfolgt.

Das Büro von Sophos

„Klärung und Kommunikation haben sich umgehend verbessert”, sagt Dawn. „Unser Field-Marketing-Team war erfreut über die Rückmeldungen und die neue Transparenz in Hinblick auf Anfragen.”

Nach diesen positiven Ergebnissen überarbeiteten sie das Formular, um detailliertere Fragen zu stellen. Das half dem Corporate Marketing, ein Projekt besser zu erfassen und Klarheit in alle Aspekte der Marketinganfrage zu bringen.

Das Corporate Marketing bedient seine internen Kunden nun besser und sie erledigen viel mehr Anfragen. „Nun haben die Mitarbeiter eine Möglichkeit, schneller um Hilfe zu bitten”, sagt Dawn.

Leitung des Corporate Marketing

Asana hilft dem Corporate Marketing auch, sich als Abteilung zu verbessern.

Mit ihrer E-Mail-Lösung gab es keine Möglichkeit, Daten zu sammeln. Das machte es schwierig für das Management, das Volumen der Anfragen zu beurteilen. „Es war schwer für uns, ein Team aufzubauen, ohne zu wissen, wie wir sie beschäftigen würden”, sagt sie. „Wir wussten nicht, welche Art von Workflows verwendet werden und woran gearbeitet wird.”

Asana gibt dem Management des Corporate Marketing die Möglichkeit, Ressourcen besser zu planen und die Prozesse des Teams besser zu verstehen. Sie können Anfragen auch nach Größe unterteilen. „Asana hat jedem die Möglichkeit gegeben, die Routine-Arbeit, wie eine einfache Tippfehler-Korrektur, von komplizierteren Arbeitsvorgängen zu trennen”, sagt sie.

Asana hilft auch bei der Quantifizierung von Daten für das höhere Management. Dawn bemerkt: „Mit Asana können wir sehen, dass in sechs Monaten fast 11.000 Aufgaben zugewiesen wurden – das ist eine riesen Sache! Mit diesen Daten können wir Muster und auftretende Probleme identifizieren, die zusätzliche Ressourcen, neue Prozesse oder längere Durchlaufzeiten erfordern könnten.”

Aufdeckung und Verbesserung von Ineffizienzen

Corporate Marketing kann Asana auch verwenden, um doppelte Arbeit zu entdecken und eine ganzheitliche Lösung zu implementieren oder Teams bei der Zusammenarbeit zu unterstützen.

Einmal hatte Dawn’s Chef das Gefühl, dass Corporate Marketing viele Anfragen nach Signaturdateien erhielt – speziell nach Bildern am unteren Rand von Mitarbeiter-E-Mails. „Mit Asana konnten wir eine Suche durchführen, um herauszufinden, wie viele es waren… und es waren viele.”, sagt Dawn. Dies half ihnen, eine Standardversion für alle zu erstellen und die Markenkonsistenz zu verbessern.

Da Sophos weltweit tätig ist, wiederholt sich die Arbeit oft in verschiedenen Ländern. So veranstalten sie beispielsweise jedes Jahr eine Partnerkonferenz in 12 Städten, von Kyoto bis Dubrovnik – ein jährlicher Auftakt, um den Partnern zu zeigen, was im kommenden Jahr auf dem Fahrplan von Sophos steht.

In diesem Jahr nutzte Sophos Asana, um die Pläne der Konferenzorganisatoren in einem Projekt zusammenzufassen und ihnen einen Einblick in die Arbeit der Planer anderer Städte zu geben. „Wir haben den Ort jeder Konferenzveranstaltung mit einem benutzerdefinierten Feld verfolgt”, sagt Dawn. „Jeder Standort hatte ähnliche Anforderungen. Anstatt zwischen mehreren Projekten in Asana hin und her wechseln zu müssen, konnten wir also ein Projekt verwenden und alle Standorte darin auflisten.”

Die Rezeption im Büro von Sophos

Sie arbeiteten auch mit einer Eventmanagement-Firma zusammen und nutzten ein benutzerdefiniertes Feld in Asana, um die verschiedenen Phasen der Arbeit darzustellen – von der Erstellung über die Genehmigung bis hin zur Produktion. Auf diese Weise hatte jeder Einblick in den Fortschritt.

Mit benutzerdefinierten Feldern und einem Ort, an dem alle Aufgaben erfasst werden, half Asana Sophos, konsistente Arbeitsvorgänge im Eventplanungsprozess zu identifizieren und einen Standard für Teams auf der ganzen Welt, sowohl intern als auch extern, zu schaffen.

Ein Empfangsschalter für ein organisierteres Team

Durch die neu gewonnene Transparenz im Anfragen-Prozess für Marketingmaterial ist das Corporate Marketing heute ein starker Partner für das Field-Marketing-Team, das Marketingmaterialien schnell, konsistent und transparent zur Verfügung gestellt bekommt.

„Ich finde es toll, dass Corporate Marketing und Field Marketing bei Sophos enge Partner sind”, sagt Dawn. Das System funktioniert so gut, dass es erweitert wird, um die Anfragen der IT- und HR-Teams zu erfüllen.

Weitere Daten geben dem Corporate-Marketing-Team von Sophos auch neue Möglichkeiten, die Zukunft des Unternehmens zu gestalten, die Ressourcen-Bereitstellung zu optimieren und effizienter zu werden. Das Team ist auf vier Kontinenten tätig, aber noch nie war es so vereint. Ein einladender Empfang unterstützt nicht nur ihre Partner – sondern auch sie selbst.

„Klärung und Kommunikation haben sich umgehend verbessert. Unser Field-Marketing-Team war sehr über die neue Transparenz im Anfragenprozess erfreut.”
—Dawn Jensen, Senior Global Programs Manager, Sophos

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Asana ist der einfachste Weg für Teams, ihre Projekte und Aufgaben zu verfolgen, damit sie Ergebnisse erzielen können.

Marketingkampagne

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Produkteinführung

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Unternehmensziele

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Mission zum Mond

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Organisieren Sie Ihre Arbeit

Legen Sie konkrete Aufgaben und Meilensteine fest, um Ihrem Team Klarheit über die anfallende Arbeit zu verschaffen.

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Helfen Sie Ihrem Team, seine Fristen einzuhalten

Lassen Sie, dank klaren Verantwortlichen und Fälligkeitsdaten, alle Marketing-Mitarbeiter genau wissen, wer für welche Arbeit verantwortlich ist.

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Halten Sie Ihre Fristen ein

Bilden Sie Ihren Kampagnenplan ab, um visuell darzustellen, wie alle Vorgänge zusammenhängen, um potenzielle Probleme zu erkennen und um dafür zu sorgen, dass die Arbeit nach Plan verläuft.

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Führen Sie Diskussionen, die Taten folgen lassen

Stellen Sie Fragen oder liefern Sie Updates zur aktuellen Arbeit, so dass aus Diskussionen Taten werden.

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Hängen Sie Dateien an Ihre Arbeit an

Verknüpfen Sie gemeinsam genutzte Dokumente, Designdateien und Budget-Tabellen miteinander, damit Ihr Team nicht nach Informationen suchen muss.

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Sehen Sie Ihre Arbeit auf einen Blick

Schauen Sie sich Ihre Arbeit in einem Kalender an, um das richtige Timing und wichtige Termine im Auge zu behalten.

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Verfolgen Sie Ihren Fortschritt

Bleiben Sie über den Projektfortschritt auf dem Laufenden und erkennen Sie schnell, wenn etwas nicht nach Plan verläuft.

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Arbeiten Sie auch unterwegs

Egal, ob Sie sich mit einem externen Anbieter treffen, auf einer Konferenz sind oder sich außerhalb des Büros befinden, bleiben Sie mit dem mobilen Asana in Verbindung.

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Führen Sie erfolgreiche Programme durch – jedes Mal

Asana unterstützt Marketing-Teams bei der Planung, Verwaltung, Verfolgung und beim Start von Maßnahmen, die Ihre Zielgruppe überzeugen.

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Bilden Sie jeden Schritt ab

Planen Sie kritische Schritte – von der Entwicklung bis zur Markteinführung – damit alle Beteiligten über den Fahrplan informiert sind.

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Wissen Sie, wer woran arbeitet

Legen Sie Verantwortliche und Fälligkeitsdaten für jeden Arbeitsvorgang fest, der mit der Markteinführung in Verbindung steht. So können Sie den Produktstart rechtzeitig durchführen.

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Starten Sie Kampagnen und Produkte rechtzeitig

Sehen Sie, wie alle Vorgänge Ihres Plans zusammenhängen, damit Sie diese anpassen und zielgerichtet voranbringen können.

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Halten Sie alle auf dem Laufenden

Stellen Sie sicher, dass wichtige Updates und Diskussionen nicht in E-Mail-Verläufen begraben werden, indem Sie sie mit Ihrer Arbeit verknüpfen.

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Bewahren Sie Ihre Arbeit an einem Ort auf

Hängen Sie Dateien an Ihr Projekt an, damit jeder weiß, wo die richtigen Informationen zu finden sind.

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Verfolgen Sie Termine und Meilensteine

Behalten Sie wichtige Termine im Auge, indem Sie sich die Pläne für den Start von Kampagnen und Produkten in einem Kalender anzeigen lassen.

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Sehen Sie, was nach Plan verläuft und was nicht

Seien Sie stets darüber informiert, wie es mit der Arbeit vorangeht, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind, um Ihre Fristen einzuhalten und Ziele zu erreichen.

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Bleiben Sie in Verbindung, wo immer Sie sind

Bleiben Sie mit dem mobilen Asana immer auf dem Laufenden, egal wo Sie sich gerade befinden.

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Auf die Plätze, fertig, los!

Asana unterstützt Produkt-Teams bei der Einhaltung von Fristen, damit sie großartige Produkte auf den Markt bringen können.

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Legen Sie Prioritäten fest

Erstellen Sie Aufgaben für jedes Ziel, damit jeder Einblick in die unternehmensweiten Ziele hat.

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Bestimmen Sie die richtige Person

Weisen Sie jedes Ziel der richtigen Person zu, damit jeder weiß, wer verantwortlich ist und an wen man sich mit Fragen wenden kann.

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Erstellen Sie einen Plan, um Ihre Ziele zu erreichen

Sehen Sie, wie jeder Meilenstein, nach und nach, zum Ziel führt. So können Sie sicher sein, dass Sie Ihre Ziele erreichen.

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Teilen Sie Infos und informieren Sie über Aktualisierungen

Halten Sie alle Beteiligten über die neuesten Informationen und Fortschritte auf dem Laufenden, während Aktualisierungen und Kommentare direkt mit Ihren Zielen verknüpft sind.

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Hängen Sie wichtige Dateien an

Integrieren Sie Asana mit Ihren Filesharing-Tools, um alle wichtigen Dokumente an einem Ort zu behalten.

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Behalten Sie wichtige Termine im Auge

Schauen Sie sich Ihre Fristen für Maßnahmen und Meilensteine in einem Kalender an, um sicherzugehen, dass der Zeitplan funktioniert.

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Verfolgen Sie den Fortschritt Ihres Unternehmens

Verstehen Sie, welche Ziele auf dem richtigen Weg sind und wo Ihre Aufmerksamkeit benötigt wird, damit Sie Ihre Ziele erreichen.

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Bleiben Sie auf dem Laufenden

Mit dem mobilen Asana erhalten Sie immer und überall aktuelle Informationen und können wichtige Entscheidungen treffen.

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Erreichen Sie Ihre Ziele

Asana gibt Ihrem Team Einblick in die Ziele Ihres Unternehmens, so dass sich jeder auf das Wesentliche konzentriert.

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Machen Sie sich bereit für die Mission

Bilden Sie jeden Schritt Ihrer Mission ab, damit Sie nichts vergessen, während Sie das Unmögliche möglich machen.

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Wissen Sie, wer verantwortlich ist

Weisen Sie klare Verantwortliche für jede Aufgabe zu, damit Ihre Manager, Teamleiter und Mitarbeiter wissen, was sie zu tun haben.

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Bilden Sie jeden Schritt ab

Erstellen Sie einen Startplan, damit Sie Ihren Kurs von Anfang bis Ende verfolgen, ihn mit Ihrem Team teilen und wenn nötig anpassen können, während sich etwas ändert.

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Stellen Sie sicher, dass alles und jeder startklar ist

Stellen Sie wichtige Fragen, führen Sie Diskussionen und liefern Sie Statusaktualisierungen, um Ihr Team auf den Starttag vorzubereiten.

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Verknüpfen Sie alles miteinander

Verbinden Sie Asana mit anderen Tools, die Sie für Ihre Mission benötigen, damit sich all Ihre Informationen am selben Ort befinden.

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Behalten Sie das Ziel im Auge

Sehen Sie sich jeden Meilenstein im Kalender an, damit Sie wichtige Termine bis zum Start verfolgen können

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Verfolgen Sie Ihren Fortschritt

Sehen Sie, was nach Plan verläuft und was nicht, damit Sie sicher sein können, dass Sie auf den Starttag vorbereit sind.

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Bleiben Sie immer auf dem Laufenden, egal ob im Büro oder auf dem Mond, stellen Sie einfach sicher, dass Sie über eine Internetverbindung verfügen!

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3, 2, 1… Triebwerke zünden!

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