Sophos hat mit Asana den Durchblick

Die Marketingabteilung von Sophos ist so groß, global und vernetzt, dass sie einen metaphorischen Empfang brauchen, nur um ihre eigenen Kollegen zu begrüßen, die interne Unterstützung benötigen.

Sophos ist ein Cybersicherheitsunternehmen mit Sitz in Großbritannien und über 3.000 Mitarbeitern in 119 Ländern. Die Marketingabteilung ist in die üblichen Teams aufgeteilt, wie z.B. Produktmarketing, Field-Marketing für Programme und Events, Marketing Operations und Corporate Marketing.

Das Corporate Marketing stellt die Markenkonsistenz von Sophos sicher und bestimmt dessen Richtung. Dawn Jensen, Senior Global Programs Manager im Team, beschreibt die Team-Rolle als „die Haupt-Markenbotschafter von Sophos. Wir gestalten die Marke und den Ton und sorgen dafür, dass alle aus dem gleichen Gesangbuch singen.“

Alles, was die Marke Sophos betrifft, muss vom Corporate Marketing bearbeitet werden. Sie kümmern sich um alle Anfragen für Web- und Markenressourcen, Werbematerialien und UX-Design. Wie schnell sie eingehende Anfragen bearbeiten, unterstützt andere Teams entweder oder verlangsamt deren Arbeit.

Dawn übernahm die Rolle des „Corporate Marketing Concierge“, um Anfragen zu verwalten und Ressourcen einzubeziehen. Sobald das Team anfing, Asana zum Erfassen und Sortieren von Anfragen zu verwenden, erhielt es einen sofortigen Überblick über Art und Umfang der empfangenen Anfragen. Dies hilft ihnen, ihre Marketingkollegen besser zu unterstützen und gibt dem Management viele Details, um das Corporate Marketing in die richtige Richtung zu lenken.

Die Black Box

Früher ließ die Art und Weise, wie das Corporate Marketing Anfragen verarbeitete, jeden im Unklaren darüber, was vor sich ging. Ein Marketing-Mitglied übermittelte eine Anfrage, indem er eine E-Mail an eine allgemeine E-Mail-Adresse sendete.

„Das war langsam und unzuverlässig. Manchmal hat wochenlang niemand reagiert“, sagt Dawn. „Und dann plötzlich hat man das angeforderte Material erhalten. Dieser Prozess war kein bisschen transparent und dauerte viel länger, als er sollte.“

Steigerung der Markenpräsenz mit Asana

Das Corporate Marketing entschied sich für die Einrichtung eines „Front Desk“ mit Asana, um dem Team zu helfen, besser mit anderen Abteilungen zusammenzuarbeiten.

Sie ersetzten die allgemeine E-Mail-Adresse durch Asana und eine Formularintegration. Jetzt füllt ein Marketingmitglied ein Formular aus, das die Anfrage an ein Projekt in Asana weiterleitet, und jede Formularübermittlung wird in eine Aufgabe im Projekt umgewandelt. Corporate Marketing verarbeitet die Anfrage, während die Person, die das Web- oder die Markenmaterial angefordert hat, den Status nachverfolgt.

„Klärung und Kommunikation haben sich umgehend verbessert“, sagt Dawn. „Unser Field-Marketing-Team war erfreut über die Rückmeldungen und die neue Transparenz in Hinblick auf Anfragen.“

Nach diesen positiven Ergebnissen überarbeiteten sie das Formular, um detailliertere Fragen zu stellen. Das half dem Corporate Marketing, ein Projekt besser zu erfassen und Klarheit in alle Aspekte der Marketinganfrage zu bringen.

Das Corporate Marketing bedient seine internen Kunden nun besser und sie erledigen viel mehr Anfragen. „Nun haben die Mitarbeiter eine Möglichkeit, schneller um Hilfe zu bitten“, sagt Dawn.

Leitung des Corporate Marketing

Asana hilft dem Corporate Marketing auch, sich als Abteilung zu verbessern.

Mit ihrer E-Mail-Lösung gab es keine Möglichkeit, Daten zu sammeln. Das machte es schwierig für das Management, das Volumen der Anfragen zu beurteilen. „Es war schwer für uns, ein Team aufzubauen, ohne zu wissen, wie wir sie beschäftigen würden“, sagt sie. „Wir wussten nicht, welche Art von Workflows verwendet werden und woran gearbeitet wird.“

Asana gibt dem Management des Corporate Marketing die Möglichkeit, Ressourcen besser zu planen und die Prozesse des Teams besser zu verstehen. Sie können Anfragen auch nach Größe unterteilen. „Asana hat jedem die Möglichkeit gegeben, die Routine-Arbeit, wie eine einfache Tippfehler-Korrektur, von komplizierteren Arbeitsvorgängen zu trennen“, sagt sie.

Asana hilft auch bei der Quantifizierung von Daten für das höhere Management. Dawn bemerkt: „Mit Asana können wir sehen, dass in sechs Monaten fast 11.000 Aufgaben zugewiesen wurden – das ist eine riesen Sache! Mit diesen Daten können wir Muster und auftretende Probleme identifizieren, die zusätzliche Ressourcen, neue Prozesse oder längere Durchlaufzeiten erfordern könnten.“

Aufdeckung und Verbesserung von Ineffizienzen

Corporate Marketing kann Asana auch verwenden, um doppelte Arbeit zu entdecken und eine ganzheitliche Lösung zu implementieren oder Teams bei der Zusammenarbeit zu unterstützen.

Einmal hatte Dawn's Chef das Gefühl, dass Corporate Marketing viele Anfragen nach Signaturdateien erhielt – speziell nach Bildern am unteren Rand von Mitarbeiter-E-Mails. „Mit Asana konnten wir eine Suche durchführen, um herauszufinden, wie viele es waren... und es waren viele.“, sagt Dawn. Dies half ihnen, eine Standardversion für alle zu erstellen und die Markenkonsistenz zu verbessern.

Da Sophos weltweit tätig ist, wiederholt sich die Arbeit oft in verschiedenen Ländern. So veranstalten sie beispielsweise jedes Jahr eine Partnerkonferenz in 12 Städten, von Kyoto bis Dubrovnik – ein jährlicher Auftakt, um den Partnern zu zeigen, was im kommenden Jahr auf dem Fahrplan von Sophos steht.

In diesem Jahr nutzte Sophos Asana, um die Pläne der Konferenzorganisatoren in einem Projekt zusammenzufassen und ihnen einen Einblick in die Arbeit der Planer anderer Städte zu geben. „Wir haben den Ort jeder Konferenzveranstaltung mit einem benutzerdefinierten Feld verfolgt“, sagt Dawn. „Jeder Standort hatte ähnliche Anforderungen. Anstatt zwischen mehreren Projekten in Asana hin und her wechseln zu müssen, konnten wir also ein Projekt verwenden und alle Standorte darin auflisten.“

Sie arbeiteten auch mit einer Eventmanagement-Firma zusammen und nutzten ein benutzerdefiniertes Feld in Asana, um die verschiedenen Phasen der Arbeit darzustellen – von der Erstellung über die Genehmigung bis hin zur Produktion. Auf diese Weise hatte jeder Einblick in den Fortschritt.

Mit benutzerdefinierten Feldern und einem Ort, an dem alle Aufgaben erfasst werden, half Asana Sophos, konsistente Arbeitsvorgänge im Eventplanungsprozess zu identifizieren und einen Standard für Teams auf der ganzen Welt, sowohl intern als auch extern, zu schaffen.

Ein Empfangsschalter für ein organisierteres Team

Durch die neu gewonnene Transparenz im Anfragen-Prozess für Marketingmaterial ist das Corporate Marketing heute ein starker Partner für das Field-Marketing-Team, das Marketingmaterialien schnell, konsistent und transparent zur Verfügung gestellt bekommt.

„Ich finde es toll, dass Corporate Marketing und Field Marketing bei Sophos enge Partner sind“, sagt Dawn. Das System funktioniert so gut, dass es erweitert wird, um die Anfragen der IT- und HR-Teams zu erfüllen.

Weitere Daten geben dem Corporate-Marketing-Team von Sophos auch neue Möglichkeiten, die Zukunft des Unternehmens zu gestalten, die Ressourcen-Bereitstellung zu optimieren und effizienter zu werden. Das Team ist auf vier Kontinenten tätig, aber noch nie war es so vereint. Ein einladender Empfang unterstützt nicht nur ihre Partner – sondern auch sie selbst.

„Klärung und Kommunikation haben sich umgehend verbessert. Unser Field-Marketing-Team war sehr über die neue Transparenz im Anfragenprozess erfreut.“
—Dawn Jensen, Senior Global Programs Manager, Sophos