Das Open Door Rehabilitation Center verändert Leben #mitAsana

Das Open Door Rehabilitation Center verändert Leben #mitAsana
  • Das Open Door Rehabilitation Center verändert Leben #mitAsana
  • Gründungsjahr
    • 1963 in Sandwich, Illinois
  • Bediente Kunden
    • 130
  • Angestellte
    • 90

Was passiert, wenn man einen Oktopus tätowiert?

Daraus wird Oddo, das freundliche Oktopus-Maskottchen, das für das ausgewogene Leben im Open Door Rehabilitation Center steht. Jeder von Oddos Tentakel ist tätowiert, um einen wichtigen Lebensteil darzustellen, wie zum Beispiel Gesundheit und Fitness, Gemeinschaft, Beziehungen und Selbstbild. Open Door, das Erwachsenen mit Entwicklungsstörungen hilft, versucht, diese Harmonie durch Aktivitäten, Berufsausbildung, Gemeinschaftsunterkünfte und vieles mehr in das Leben seiner Kunden zu bringen.

Das Maskottchen vom Open Door Rehabilitation Center

„Unser Ziel ist es, das Leben eines jeden Kunden so ausgewogen zu gestalten wie das von Oddo“, sagt Rita Potter, Programmdirektorin von Open Door. „Wenn ein Tentakel zu lang ist, wird er nicht richtig schwimmen, genauso wenig wie die Menschen in unserer Gemeinschaft.“

Die in Illinois ansässige Organisation arbeitet mit nur 6 administrativen Mitarbeitern zusammen, die sich das ganze Jahr über Ideen für frische neue Programme ausdenken. Die Aktivitäten für ihre 130 Kunden sind Kunst-Workshops, Golfausflüge, Besuche zu lokalen Messen, Walking-Clubs, einem „Random Acts of Kindness”-Club und mehr. Weil alle Mitarbeiter ihre Ideen und Inspiration einbringen, ist es wichtig, alle im Team einzubeziehen und zu entwickeln. „Wir wollen nicht, dass unsere Organisation langsam und alt ist“, sagt Rita. „Wir sind bestrebt, jung, dynamisch und wandlungsfähig zu sein.“

ODDO und das Open Door-Management-Team

Konzentration auf Arbeit mit großer Wirkung

Ritas Belegschaft ist klein und effizient, weil sie als gemeinnützige Organisation die meisten ihrer begrenzten Ressourcen auf Fallarbeiter konzentrieren, die direkt mit Kunden interagieren. Bei so einem vielbeschäftigten Team ist es schwierig für alle, gleichermaßen informiert zu bleiben. „Wir haben so viele Dinge auf einmal vor sich gehen und unsere Terminpläne sind voll“, erklärt Rita, „also können wir das ganze Team nur einmal im Monat zu einem Treffen zusammenbringen.“

Das macht es schwierig, das Team auf die Arbeit zwischen den monatlichen Meetings abzustimmen, und für Rita, als Führungskraft, ist es problematisch, alles zu überblicken. Zudem müssen die einzelnen Mitarbeiter, durch die begrenzten Ressourcen, ihre Arbeit priorisieren und sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren. Man kann zu Beginn des Tages leicht mit E-Mails und Fragen überfordert zu werden.

Eine Lösung, um ein beschäftigtes Team zu vereinen

Das Team begann nach einem Tool zu suchen, das ihnen hilft, alle ihre Maßnahmen an einem Ort zu verwalten, gemeinsam zielgerichtet zu arbeiten und den Fortschritt in vielen Projekten genauer zu verfolgen. Ihr Technikteam schlug Kollaborationssoftware vor und nachdem sie drei oder vier Plattformen evaluiert hatten, entschieden sie sich für Asana.

Heute nutzt das gesamte Team Asana, um jedes Programm und jede Maßnahme quer über Oddos acht Tentakel zu verfolgen und die Kommunikation zwischen Besprechungen zu verwalten.

„Wir verwenden es für alles“, sagt Rita. „Es ermöglicht uns, mehr als nur einmal pro Monat als Gruppe zu kommunizieren. Wir haben auch E-Mails weitgehend eliminiert, so dass uns Asana ermöglicht, mehr Projekte im Auge zu behalten, ohne E-Mail-Konversationen verfolgen zu müssen. Die eingesparte Zeit ist erstaunlich und ich kann meine täglichen Aufgaben beginnen, ohne zuerst etliche Nachrichten lesen zu müssen.“

Fehlerfreie Projektausführung

Jedes Team widmet sich einem Tentakel von Oddo und wenn ein neues Programm geplant ist, dann legen sie es als Projekt in Asana an.

Zum Beispiel koordiniert das Community-Team die Teilnahme an einem jährlichen Behindertenball. Sie verfolgen alle Details der Planung in Asana, selbst welche Kunden Kleider und Haarschnitte benötigen. Ungefähr zehn Teamkollegen müssen auf dem Laufenden bleiben. Indem sich alles am selben Ort befindet, können alle einfach involviert werden.

Wenn „Behindertenball“ ein Projekt ist, dann gibt es Aufgaben für „Kleider“ und „Haarschnitte“. Unteraufgaben sind die Namen der Kunden, die ein Kleid benötigen. Mit der Funktion „Anhänge“ kann das Team Fotos von den Kleidern teilen und jeder im Team kann sie kommentieren.

Zusammenarbeit verfolgen

Das Open Door-Team nutzt Asana auch, um besser zu kommunizieren und sich effektiver zu organisieren.

  • Verfolgung von Besprechungen: Das Team entwickelt über mehrere Wochen hinweg einen monatlichen Besprechungsplan in Asana. „Wenn jemand einen Tagesordnungspunkt beisteuern möchte, muss er sich keine Haftnotiz schreiben oder eine E-Mail senden“, betont Rita. Sie nutzen Asana auch, um Besprechungsprotokolle festzuhalten.
  • Einzelgespräche: Rita führt mit ihren Mitarbeitern fortwährende Einzelgespräche in Asana. Sie koordinieren Zeitpläne, stellen Fragen, lösen vertrauliche Probleme mit Kollegen und weisen Aufgaben zu, die nicht mit einem bestimmten Projekt zusammenhängen.
  • Fragen an das Management-Team: Mitarbeiter können Fragen an das Management-Team stellen, so dass Rita und Kollegen während der wöchentlichen Management-Besprechung komplexe Fragen angehen können oder solche, die den Input mehrerer Personen gleichzeitig benötigen.
  • Überwachung von Kunden, die zusätzliche Aufmerksamkeit benötigen: Wenn ein Kunde ein spezielles medizinisches Problem oder ein Verhaltensproblem hat, halten die Aufgaben von Asana alle über wichtige Informationen auf dem Laufenden, z. B. über eine Änderung der Medikation oder die Notwendigkeit, einen Spezialisten zu einem bestimmten Termin aufzusuchen.
  • Monatliche Projektprüfungen: Einmal im Monat überprüfen Rita und ein Teamkollege jedes Projekt in Asana, um zu sehen, welche gut oder weniger gut verlaufen. „Ich füge kleine Notizen hinzu, um zu fragen, was los ist und um das Team weiterhin zu motivieren“, sagt Rita.monatlich

Zunehmende Wirkung auf die Gemeinschaft

Heutzutage ist Teamkommunikation mit Asana einfacher und die Projektausführung ist gründlicher. „Asana hat unseren Workflow verändert und uns deutlich effizienter gemacht“, merkt Rita an. „Wir können mehr erreichen.“

„Ich glaube, man kann es sich nicht leisten, nicht in Technologie zu investieren. Leider tendieren Nonprofits dazu, zu denken: ‚Wenn ich für Technologie Geld ausgebe, helfe ich nicht den Leuten, für die ich mich einsetze.‘ Wir müssen das aus den Köpfen der Menschen kriegen! Technologie hat einen riesigen Mehrwert. Wir haben begrenzte Ressourcen und Asana spart uns Zeit und Geld.“

Mit Asana können Mitglieder des Open Door-Verwaltungsteams mehr Programme starten, in ihren Funktionen wachsen und ihre einzigartigen Talente einbringen. „Wir sind wirklich eine gemeinschaftlichere Organisation geworden“, sagt Rita. „Wir konnten die alte Hierarchie und das Gefühl, dass alles genehmigt werden muss, hinter uns lassen. Wir können mehr Menschen einbeziehen und die Führungsverantwortung im gesamten Team fördern.“

Und für Rita, die sich darauf vorbereitet, als Executive Director der Organisation aufzusteigen, ist die Übersicht aus der Perspektive der Geschäftsleitung umso wichtiger. „In der Lage zu sein, alles mitzuverfolgen, ist enorm hilfreich, während wir uns auf diesen Übergang vorbereiten. Es war bereichernd, den Unterschied zu sehen, den wir im Leben von Menschen gemacht haben, seitdem ich bei Open Door bin. Meine Absicht war es, für ein paar Jahre dabei zu sein, bevor ich in meiner Karriere voranschreite. Aber 27 Jahre später bin ich immer noch hier. Mitarbeiter mögen es und wir bleiben.“

Asana hat bei Open Door einiges bewegt. Und wenn Sie diesen speziellen Oktupus tätowieren, erhalten Sie gleichermaßen eine größere Balance im Leben von Personal und Kunden.

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Asana entdecken

Asana ist der einfachste Weg für Teams, ihre Projekte und Aufgaben zu verfolgen, damit sie Ergebnisse erzielen können.

Marketingkampagne

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Produkteinführung

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Unternehmensziele

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Mission zum Mond

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Organisieren Sie Ihre Arbeit

Legen Sie konkrete Aufgaben und Meilensteine fest, um Ihrem Team Klarheit über die anfallende Arbeit zu verschaffen.

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Helfen Sie Ihrem Team, seine Fristen einzuhalten

Lassen Sie, dank klaren Verantwortlichen und Fälligkeitsdaten, alle Marketing-Mitarbeiter genau wissen, wer für welche Arbeit verantwortlich ist.

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Halten Sie Ihre Fristen ein

Bilden Sie Ihren Kampagnenplan ab, um visuell darzustellen, wie alle Vorgänge zusammenhängen, um potenzielle Probleme zu erkennen und um dafür zu sorgen, dass die Arbeit nach Plan verläuft.

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Führen Sie Diskussionen, die Taten folgen lassen

Stellen Sie Fragen oder liefern Sie Updates zur aktuellen Arbeit, so dass aus Diskussionen Taten werden.

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Hängen Sie Dateien an Ihre Arbeit an

Verknüpfen Sie gemeinsam genutzte Dokumente, Designdateien und Budget-Tabellen miteinander, damit Ihr Team nicht nach Informationen suchen muss.

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Sehen Sie Ihre Arbeit auf einen Blick

Schauen Sie sich Ihre Arbeit in einem Kalender an, um das richtige Timing und wichtige Termine im Auge zu behalten.

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Verfolgen Sie Ihren Fortschritt

Bleiben Sie über den Projektfortschritt auf dem Laufenden und erkennen Sie schnell, wenn etwas nicht nach Plan verläuft.

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Arbeiten Sie auch unterwegs

Egal, ob Sie sich mit einem externen Anbieter treffen, auf einer Konferenz sind oder sich außerhalb des Büros befinden, bleiben Sie mit dem mobilen Asana in Verbindung.

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Führen Sie erfolgreiche Programme durch – jedes Mal

Asana unterstützt Marketing-Teams bei der Planung, Verwaltung, Verfolgung und beim Start von Maßnahmen, die Ihre Zielgruppe überzeugen.

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Bilden Sie jeden Schritt ab

Planen Sie kritische Schritte – von der Entwicklung bis zur Markteinführung – damit alle Beteiligten über den Fahrplan informiert sind.

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Wissen Sie, wer woran arbeitet

Legen Sie Verantwortliche und Fälligkeitsdaten für jeden Arbeitsvorgang fest, der mit der Markteinführung in Verbindung steht. So können Sie den Produktstart rechtzeitig durchführen.

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Starten Sie Kampagnen und Produkte rechtzeitig

Sehen Sie, wie alle Vorgänge Ihres Plans zusammenhängen, damit Sie diese anpassen und zielgerichtet voranbringen können.

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Halten Sie alle auf dem Laufenden

Stellen Sie sicher, dass wichtige Updates und Diskussionen nicht in E-Mail-Verläufen begraben werden, indem Sie sie mit Ihrer Arbeit verknüpfen.

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Bewahren Sie Ihre Arbeit an einem Ort auf

Hängen Sie Dateien an Ihr Projekt an, damit jeder weiß, wo die richtigen Informationen zu finden sind.

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Verfolgen Sie Termine und Meilensteine

Behalten Sie wichtige Termine im Auge, indem Sie sich die Pläne für den Start von Kampagnen und Produkten in einem Kalender anzeigen lassen.

Verfolgen Sie Termine und Meilensteine

Sehen Sie, was nach Plan verläuft und was nicht

Seien Sie stets darüber informiert, wie es mit der Arbeit vorangeht, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind, um Ihre Fristen einzuhalten und Ziele zu erreichen.

Sehen Sie, was nach Plan verläuft und was nicht

Bleiben Sie in Verbindung, wo immer Sie sind

Bleiben Sie mit dem mobilen Asana immer auf dem Laufenden, egal wo Sie sich gerade befinden.

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Auf die Plätze, fertig, los!

Asana unterstützt Produkt-Teams bei der Einhaltung von Fristen, damit sie großartige Produkte auf den Markt bringen können.

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Legen Sie Prioritäten fest

Erstellen Sie Aufgaben für jedes Ziel, damit jeder Einblick in die unternehmensweiten Ziele hat.

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Bestimmen Sie die richtige Person

Weisen Sie jedes Ziel der richtigen Person zu, damit jeder weiß, wer verantwortlich ist und an wen man sich mit Fragen wenden kann.

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Erstellen Sie einen Plan, um Ihre Ziele zu erreichen

Sehen Sie, wie jeder Meilenstein, nach und nach, zum Ziel führt. So können Sie sicher sein, dass Sie Ihre Ziele erreichen.

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Teilen Sie Infos und informieren Sie über Aktualisierungen

Halten Sie alle Beteiligten über die neuesten Informationen und Fortschritte auf dem Laufenden, während Aktualisierungen und Kommentare direkt mit Ihren Zielen verknüpft sind.

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Hängen Sie wichtige Dateien an

Integrieren Sie Asana mit Ihren Filesharing-Tools, um alle wichtigen Dokumente an einem Ort zu behalten.

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Behalten Sie wichtige Termine im Auge

Schauen Sie sich Ihre Fristen für Maßnahmen und Meilensteine in einem Kalender an, um sicherzugehen, dass der Zeitplan funktioniert.

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Verfolgen Sie den Fortschritt Ihres Unternehmens

Verstehen Sie, welche Ziele auf dem richtigen Weg sind und wo Ihre Aufmerksamkeit benötigt wird, damit Sie Ihre Ziele erreichen.

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Bleiben Sie auf dem Laufenden

Mit dem mobilen Asana erhalten Sie immer und überall aktuelle Informationen und können wichtige Entscheidungen treffen.

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Erreichen Sie Ihre Ziele

Asana gibt Ihrem Team Einblick in die Ziele Ihres Unternehmens, so dass sich jeder auf das Wesentliche konzentriert.

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Machen Sie sich bereit für die Mission

Bilden Sie jeden Schritt Ihrer Mission ab, damit Sie nichts vergessen, während Sie das Unmögliche möglich machen.

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Wissen Sie, wer verantwortlich ist

Weisen Sie klare Verantwortliche für jede Aufgabe zu, damit Ihre Manager, Teamleiter und Mitarbeiter wissen, was sie zu tun haben.

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Bilden Sie jeden Schritt ab

Erstellen Sie einen Startplan, damit Sie Ihren Kurs von Anfang bis Ende verfolgen, ihn mit Ihrem Team teilen und wenn nötig anpassen können, während sich etwas ändert.

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Stellen Sie sicher, dass alles und jeder startklar ist

Stellen Sie wichtige Fragen, führen Sie Diskussionen und liefern Sie Statusaktualisierungen, um Ihr Team auf den Starttag vorzubereiten.

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Verknüpfen Sie alles miteinander

Verbinden Sie Asana mit anderen Tools, die Sie für Ihre Mission benötigen, damit sich all Ihre Informationen am selben Ort befinden.

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Behalten Sie das Ziel im Auge

Sehen Sie sich jeden Meilenstein im Kalender an, damit Sie wichtige Termine bis zum Start verfolgen können

Behalten Sie das Ziel im Auge

Verfolgen Sie Ihren Fortschritt

Sehen Sie, was nach Plan verläuft und was nicht, damit Sie sicher sein können, dass Sie auf den Starttag vorbereit sind.

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Arbeiten Sie von überall

Bleiben Sie immer auf dem Laufenden, egal ob im Büro oder auf dem Mond, stellen Sie einfach sicher, dass Sie über eine Internetverbindung verfügen!

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3, 2, 1… Triebwerke zünden!

Mit Asana kann Ihr Team hohe Ziele setzen und diese auch erreichen. Alles, was dazu nötig ist, ist ein kleiner Schritt….

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