Das Open Door Rehabilitation Center verändert Leben #mitAsana

Was passiert, wenn man einen Oktopus tätowiert?

Daraus wird Oddo, das freundliche Oktopus-Maskottchen, das für das ausgewogene Leben im Open Door Rehabilitation Center steht. Jeder von Oddos Tentakel ist tätowiert, um einen wichtigen Lebensteil darzustellen, wie zum Beispiel Gesundheit und Fitness, Gemeinschaft, Beziehungen und Selbstbild. Open Door, das Erwachsenen mit Entwicklungsstörungen hilft, versucht, diese Harmonie durch Aktivitäten, Berufsausbildung, Gemeinschaftsunterkünfte und vieles mehr in das Leben seiner Kunden zu bringen.

„Unser Ziel ist es, das Leben eines jeden Kunden so ausgewogen zu gestalten wie das von Oddo“, sagt Rita Potter, Programmdirektorin von Open Door. „Wenn ein Tentakel zu lang ist, wird er nicht richtig schwimmen, genauso wenig wie die Menschen in unserer Gemeinschaft.“

Die in Illinois ansässige Organisation arbeitet mit nur 6 administrativen Mitarbeitern zusammen, die sich das ganze Jahr über Ideen für frische neue Programme ausdenken. Die Aktivitäten für ihre 130 Kunden sind Kunst-Workshops, Golfausflüge, Besuche zu lokalen Messen, Walking-Clubs, einem „Random Acts of Kindness“-Club und mehr. Weil alle Mitarbeiter ihre Ideen und Inspiration einbringen, ist es wichtig, alle im Team einzubeziehen und zu entwickeln. „Wir wollen nicht, dass unsere Organisation langsam und alt ist“, sagt Rita. „Wir sind bestrebt, jung, dynamisch und wandlungsfähig zu sein.“

Konzentration auf Arbeit mit großer Wirkung

Ritas Belegschaft ist klein und effizient, weil sie als gemeinnützige Organisation die meisten ihrer begrenzten Ressourcen auf Fallarbeiter konzentrieren, die direkt mit Kunden interagieren. Bei so einem vielbeschäftigten Team ist es schwierig für alle, gleichermaßen informiert zu bleiben. „Wir haben so viele Dinge auf einmal vor sich gehen und unsere Terminpläne sind voll“, erklärt Rita, „also können wir das ganze Team nur einmal im Monat zu einem Treffen zusammenbringen.“

Das macht es schwierig, das Team auf die Arbeit zwischen den monatlichen Meetings abzustimmen, und für Rita, als Führungskraft, ist es problematisch, alles zu überblicken. Zudem müssen die einzelnen Mitarbeiter, durch die begrenzten Ressourcen, ihre Arbeit priorisieren und sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren. Man kann zu Beginn des Tages leicht mit E-Mails und Fragen überfordert zu werden.

Eine Lösung, um ein beschäftigtes Team zu vereinen

Das Team begann nach einem Tool zu suchen, das ihnen hilft, alle ihre Maßnahmen an einem Ort zu verwalten, gemeinsam zielgerichtet zu arbeiten und den Fortschritt in vielen Projekten genauer zu verfolgen. Ihr Technikteam schlug Kollaborationssoftware vor und nachdem sie drei oder vier Plattformen evaluiert hatten, entschieden sie sich für Asana.

Heute nutzt das gesamte Team Asana, um jedes Programm und jede Maßnahme quer über Oddos acht Tentakel zu verfolgen und die Kommunikation zwischen Meetings zu verwalten.

„Wir verwenden es für alles“, sagt Rita. „Es ermöglicht uns, mehr als nur einmal pro Monat als Gruppe zu kommunizieren. Wir haben auch E-Mails weitgehend eliminiert, so dass uns Asana ermöglicht, mehr Projekte im Auge zu behalten, ohne E-Mail-Konversationen verfolgen zu müssen. Die eingesparte Zeit ist erstaunlich und ich kann meine täglichen Aufgaben beginnen, ohne zuerst etliche Nachrichten lesen zu müssen.“

Fehlerfreie Projektausführung

Jedes Team widmet sich einem Tentakel von Oddo und wenn ein neues Programm geplant ist, dann legen sie es als Projekt in Asana an.

Zum Beispiel koordiniert das Community-Team die Teilnahme an einem jährlichen Behindertenball. Sie verfolgen alle Details der Planung in Asana, selbst welche Kunden Kleider und Haarschnitte benötigen. Ungefähr zehn Teamkollegen müssen auf dem Laufenden bleiben. Indem sich alles am selben Ort befindet, können alle einfach involviert werden.

Wenn „Behindertenball“ ein Projekt ist, dann gibt es Aufgaben für „Kleider“ und „Haarschnitte“. Unteraufgaben sind die Namen der Kunden, die ein Kleid benötigen. Mit der Funktion „Anhänge“ kann das Team Fotos von den Kleidern teilen und jeder im Team kann sie kommentieren.

Zusammenarbeit verfolgen

Das Open Door-Team nutzt Asana auch, um besser zu kommunizieren und sich effektiver zu organisieren.

• Erfassung von Meetings: Das Team entwickelt über mehrere Wochen hinweg eine monatliche Tagesordnung in Asana. „Wenn jemand einen Tagesordnungspunkt beisteuern möchte, muss er sich keine Haftnotiz schreiben oder eine E-Mail senden“, betont Rita. Sie nutzen Asana auch, um Meetingprotokolle festzuhalten.
• Einzelgespräche: Rita führt mit ihren Mitarbeitern fortwährende Einzelgespräche in Asana. Sie koordinieren Zeitpläne, stellen Fragen, lösen vertrauliche Probleme mit Kollegen und weisen Aufgaben zu, die nicht mit einem bestimmten Projekt zusammenhängen.
• Fragen an das Management-Team: Mitarbeiter können Fragen an das Management-Team stellen, so dass Rita und Kollegen während des wöchentlichen Management-Meetings komplexe Fragen angehen können oder solche, die den Input mehrerer Personen gleichzeitig benötigen.
• Überwachung von Kunden, die zusätzliche Aufmerksamkeit benötigen: Wenn ein Kunde ein spezielles medizinisches Problem oder ein Verhaltensproblem hat, halten die Aufgaben von Asana alle über wichtige Informationen auf dem Laufenden, z. B. über eine Änderung der Medikation oder die Notwendigkeit, einen Spezialisten zu einem bestimmten Termin aufzusuchen.
• Monatliche Projektprüfungen: Einmal im Monat überprüfen Rita und ein Teamkollege jedes Projekt in Asana, um zu sehen, welche gut oder weniger gut verlaufen. „Ich füge kleine Notizen hinzu, um zu fragen, was los ist und um das Team weiterhin zu motivieren“, sagt Rita.monatlich

Zunehmende Wirkung auf die Gemeinschaft

Heutzutage ist Teamkommunikation mit Asana einfacher und die Projektausführung ist gründlicher. „Asana hat unseren Workflow verändert und uns deutlich effizienter gemacht“, merkt Rita an. „Wir können mehr erreichen.“

„Ich glaube, man kann es sich nicht leisten, nicht in Technologie zu investieren. Leider tendieren Nonprofits dazu, zu denken: ‚Wenn ich für Technologie Geld ausgebe, helfe ich nicht den Leuten, für die ich mich einsetze.‘ Wir müssen das aus den Köpfen der Menschen kriegen! Technologie hat einen riesigen Mehrwert. Wir haben begrenzte Ressourcen und Asana spart uns Zeit und Geld.“

Mit Asana können Mitglieder des Open Door-Verwaltungsteams mehr Programme starten, in ihren Funktionen wachsen und ihre einzigartigen Talente einbringen. „Wir sind wirklich eine gemeinschaftlichere Organisation geworden“, sagt Rita. „Wir konnten die alte Hierarchie und das Gefühl, dass alles genehmigt werden muss, hinter uns lassen. Wir können mehr Menschen einbeziehen und die Führungsverantwortung im gesamten Team fördern.“

Und für Rita, die sich darauf vorbereitet, als Executive Director der Organisation aufzusteigen, ist die Übersicht aus der Perspektive der Geschäftsleitung umso wichtiger. „In der Lage zu sein, alles mitzuverfolgen, ist enorm hilfreich, während wir uns auf diesen Übergang vorbereiten. Es war bereichernd, den Unterschied zu sehen, den wir im Leben von Menschen gemacht haben, seitdem ich bei Open Door bin. Meine Absicht war es, für ein paar Jahre dabei zu sein, bevor ich in meiner Karriere voranschreite. Aber 27 Jahre später bin ich immer noch hier. Mitarbeiter mögen es und wir bleiben.“

Asana hat bei Open Door einiges bewegt. Und wenn Sie diesen speziellen Oktupus tätowieren, erhalten Sie gleichermaßen eine größere Balance im Leben von Personal und Kunden.