Meliá Hotels International verbindet die Welt #mitAsana

Meliá Hotels International verbindet die Welt #mitAsana
  • Meliá Hotels International verbindet die Welt #mitAsana
  • Hotels weltweit insgesamt
    • 374
  • Hauptsitz
    • Mallorca, Spanien
  • Größe des EMEA IT-Teams
    • 10

WiFi-Verwaltung rund um den Globus

Die Serengeti Plains in Tansania sind acht Fahrstunden von der nächsten Stadt und damit auch von Glasfaser-Internet-Verbindungen entfernt, aber in den Serengeti Lodge Meliá Hotels bekommen Sie immer eine Verbindung über WiFi und können so Ihre Fotos vom Sonnenaufgang direkt von Ihrem Zimmer aus posten.

Meliá Hotels International, mit Sitz in Mallorca, Spanien, betreibt 374 Hotels auf vier Kontinenten. Tomeu Fiol ist IT-Direktor für die Meliá Hotels in der EMEA-Region. Er und sein 10-köpfiges Team sind die treibende Kraft hinter WiFi und allen anderen Technologien in 85 Hotels in Europa, dem Nahen Osten und Afrika. Die Serengeti Lodge ist das neueste Juwel ihrer Krone.

Technologie spielt eine wichtige Rolle für die Meliá Hotels und das Wachstum der Kette. Die Kassenterminals und die Computer der Mitarbeiter für den Check-in sind unentbehrlich, und während ihres Aufenthalts erwarten die Gäste mittlerweile ebenfalls eine hervorragende Konnektivität.

„Ein Hotel ohne gutes, kostenloses WiFi verliert Gäste”, sagt Tomeu. „Und wenn sie keine richtige Webseite und App für direkte Reservierungen haben, können Sie die Provision, die Sie pro Reservierung bezahlen, nicht reduzieren. Eine gut aufgestellte IT spart Geld und unterstützt das geschäftliche Wachstum durch ein besseres Erlebnis für die Gäste, von der Reservierung über den ganzen Aufenthalt hinweg.”

Zum Beispiel bieten die Fernseher in den Zimmern von Meliá den Gästen Zugang zu Shows, Filmen und Dienstleistungen; digitale Schilder in den Hotels werben für Veranstaltungen; die Webseite wirbt für das MeliáRewards-Programm. Sie arbeiten sogar an speziellen Apps und Funktionen wie einem Tablet in den Zimmern, mit dem man Jalousien, Beleuchtung und Klimaanlage steuern kann.

Das Team von Tomeu ist verantwortlich für die Wartung der Systeme in seinen 85 EMEA-Hotels, dazu gehört die Bearbeitung einmaliger Anliegen der Mitarbeiter und zusätzlich die Eröffnung von jährlich fünf bis sieben neuen Hotels in EMEA mit der passenden Technologie. Der Haken? Sie arbeiten aus der Ferne, denn 95% der Meliá Hotels haben keinen IT-Manager vor Ort.

Das Unmögliche möglich machen

Tomeus Team arbeitet dezentral von London, Düsseldorf, München, Madrid, Dubai, Paris, Teneriffa und Mallorca und reist zu den Hotels auf der ganzen Welt. Die größte Herausforderung bei dieser Distanz und Bewegung ist, koordiniert zu bleiben und sowohl zu wissen, woran die einzelnen Teammitglieder arbeiten, als auch den Status von noch offenen Aufgaben zu kennen.

“Egal, ob wir die IT-Infrastruktur für neue Hotels einrichten oder die Systeme in unseren über 85 Hotels in ganz Europa am Laufen halten – mit Asana weiß unser Team in Echtzeit, was vor sich geht und was zu tun ist.”

Die meisten ihrer Projekte sind sehr komplex. Nehmen Sie zum Beispiel die Eröffnung eines neuen Hotels. Dies erfordert eineinhalb Jahre Remote-IT-Design-Arbeit und gipfelt in einer intensiven vier- bis fünfwöchigen Installation auf dem Hotelgelände, bei der 80% der Aufgaben tatsächlich erledigt werden. Als die Serengeti Lodge eröffnet wurde, mussten sie IT-Geräte einfliegen und dann an den abgelegenen Standort fahren, eine Satelliten-Internetverbindung aufbauen (weil sie nicht ihren üblichen Glasfaserzugang hatten), den Energieverbrauch und die Verfügbarkeit von Solarenergie berücksichtigen und ein Trainingsprogramm für das örtliche Hotelpersonal aufsetzen.

„Aufgrund des Standorts, des Landes und der Anzahl der Lieferanten und Teammitglieder, die wir berücksichtigen müssen, handelt es sich um ein sehr komplexes Projekt”, sagt Tomeu.

Teile und herrsche

Tomeu und sein Team verwendeten MS Excel und MS Project für die Nachverfolgung von Aufgaben, und sie druckten Berichte auf Papier aus. Aber das bedeutete, dass sie nicht immer den neuesten Projektstatus sehen konnten. Daher transferierten sie alle Projekte zu Asana, wo sie nun Verantwortlichkeiten zuweisen, den Fortschritt nachverfolgen können und über erledigte Aufgaben sofort informiert werden.

„Ich liebe es, die Dinge nach dem Grundsatz ‚Teile und Herrsche’ anzugehen. Asana hilft uns, jede Aufgabe in jedem Projekt einem Teammitglied zuzuweisen, damit wir es gemeinsam angehen können”, sagt Tomeu. „Es ist ein überaus kollaboratives Tool, das sehr gut für Teams geeignet ist, deren Mitglieder nicht im selben Büro sind. Früher haben wir Microsoft Project verwendet, und der Hauptunterschied besteht darin, dass Asana in Echtzeit verfügbar ist, mobil verwendet werden kann und benutzerfreundlich ist.”

Eröffnung neuer Hotels

Das Team von Tomeu hat jetzt einen auf Vorlagen basierenden Prozess in Asana für die Eröffnung neuer Hotels. Jedes Hotel ist individuell, also passen sie die Vorlage während des Projekts entsprechend an.

Die Vorlage hat drei Abschnitte, die den drei Phasen der Eröffnung eines neuen Hotels entsprechen:

  1. Design und Budget: Dazu gehört, sich mit den Plänen für das Hotel vertraut zu machen und mit dem Geschäftsführer und dem Eigentümer über deren Bedürfnisse zu sprechen. Dann entwerfen sie das WiFi-System, Point-of-Sale Kassenterminals, Tablets und andere Systeme. Es gipfelt im Einholen und Genehmigen von Angeboten und der Bestellung der benötigten Hardware.
  2. Installation: Während dieser Phase reisen Teammitglieder zum Hotel. Sie installieren Hardware und Netzwerke, einschließlich Drucker, Computer, WLAN, Laptops, Kassenterminals und vieles mehr. Dann konfigurieren sie die Server, schulen die Mitarbeiter und gehen live … und das alles innerhalb weniger Wochen.
  3. Nach der Eröffnung: Sie unterstützen das Hotel über einen Zeitraum von zwei bis drei Wochen, um sicherzustellen, dass alles richtig läuft. Schließlich, ein oder zwei Monate nach der Eröffnung, führen sie eine Inspektion durch.

Teammitglieder führen von remote, also per Fernzugriff, Aufgaben aus und aktualisieren ihren Status. „Mit Asana wissen alle unsere Teammitglieder genau, was sie zu jedem Zeitpunkt des Projekts tun müssen”, sagt Tomeu. „Wir haben Klarheit über alle Prozess-Schritte, die wir für Design, Vorbereitung und Eröffnung eines Hotels durchführen müssen.”

Support für das Hotelpersonal

Ein weiteres kompliziertes Thema ist die wachsende Anzahl von Anfragen, die das Tomeu-Team von den Mitarbeitern der 85 offenen Hotels erhält, wie etwa einen Neustart des Servers oder des WiFi. Asana hilft auch hier. „Wir nehmen Anfragen über verschiedene Kanäle an, wie E-Mail, Telefonanrufe und Feedback vor Ort, und dann übertragen wir sie in Asana, um sicherzustellen, dass sie erledigt werden”, sagt Tomeu.

Anfragen gehen in ein Asana-Projekt namens „Demands (Anforderungen)” und sind in verschiedenen Abschnitten basierend auf ihrem Status organisiert: Offen, Analyse, In Arbeit oder Erledigt.

„Es ist einfach, Tags und benutzerdefinierte Felder zu erstellen”, sagt Tomeu, und diese enthalten Informationen über jede Anfrage:

  • Hotel ID
  • Hotel Antragsteller
  • Kosten
  • Betroffenes System
  • Angebots-Status
  • Beauftragter Lieferant

Die Verwendung von Asana als Kontrollzentrum für eingehende Anfragen hilft dem Team, effizient zu bleiben und gibt ihnen einen Überblick über den Status eines Problems und darüber, wer für die Lösung verantwortlich ist.

Mit Meliá Hotels wachsen

Das IT-Team von Tomeu unterstützte im Jahr 2017 die Eröffnung von 6 schönen neuen Hotels und verantwortete die Einführung neuer Systeme in 85 Hotels in der EMEA-Region. Die Kette wächst. „Wir machen große Fortschritte und expandieren als Unternehmen der Hotelbranche”, sagt Tomeu. Meliá hat über seine Systeme einen unternehmensweiten Umsatzanstieg und einen Anstieg der Mitglieder des MeliáRewards-Programms verzeichnet. „Wir sind stolz, ein Teil davon zu sein und zum Wachstum beizutragen.”

Und denken Sie daran: Die Serengeti Lodge ist geöffnet und wartet auf Ihre Reservierung.

Lesen Sie weitere Asana-Erfolgsgeschichten

Asana entdecken

Asana ist der einfachste Weg für Teams, ihre Projekte und Aufgaben zu verfolgen, damit sie Ergebnisse erzielen können.

Marketingkampagne

Marketingkampagne

Produkteinführung

Produkteinführung

Unternehmensziele

Unternehmensziele

Mission zum Mond

Mission zum Mond

Organisieren Sie Ihre Arbeit

Legen Sie konkrete Aufgaben und Meilensteine fest, um Ihrem Team Klarheit über die anfallende Arbeit zu verschaffen.

Organisieren Sie Ihre Arbeit

Helfen Sie Ihrem Team, seine Fristen einzuhalten

Lassen Sie, dank klaren Verantwortlichen und Fälligkeitsdaten, alle Marketing-Mitarbeiter genau wissen, wer für welche Arbeit verantwortlich ist.

Helfen Sie Ihrem Team, seine Fristen einzuhalten

Halten Sie Ihre Fristen ein

Bilden Sie Ihren Kampagnenplan ab, um visuell darzustellen, wie alle Vorgänge zusammenhängen, um potenzielle Probleme zu erkennen und um dafür zu sorgen, dass die Arbeit nach Plan verläuft.

Halten Sie Ihre Fristen ein

Führen Sie Diskussionen, die Taten folgen lassen

Stellen Sie Fragen oder liefern Sie Updates zur aktuellen Arbeit, so dass aus Diskussionen Taten werden.

Führen Sie Diskussionen, die Taten folgen lassen

Hängen Sie Dateien an Ihre Arbeit an

Verknüpfen Sie gemeinsam genutzte Dokumente, Designdateien und Budget-Tabellen miteinander, damit Ihr Team nicht nach Informationen suchen muss.

Hängen Sie Dateien an Ihre Arbeit an

Sehen Sie Ihre Arbeit auf einen Blick

Schauen Sie sich Ihre Arbeit in einem Kalender an, um das richtige Timing und wichtige Termine im Auge zu behalten.

Sehen Sie Ihre Arbeit auf einen Blick

Verfolgen Sie Ihren Fortschritt

Bleiben Sie über den Projektfortschritt auf dem Laufenden und erkennen Sie schnell, wenn etwas nicht nach Plan verläuft.

Verfolgen Sie Ihren Fortschritt

Arbeiten Sie auch unterwegs

Egal, ob Sie sich mit einem externen Anbieter treffen, auf einer Konferenz sind oder sich außerhalb des Büros befinden, bleiben Sie mit dem mobilen Asana in Verbindung.

Arbeiten Sie auch unterwegs

Führen Sie erfolgreiche Programme durch – jedes Mal

Asana unterstützt Marketing-Teams bei der Planung, Verwaltung, Verfolgung und beim Start von Maßnahmen, die Ihre Zielgruppe überzeugen.

Führen Sie erfolgreiche Programme durch – jedes Mal

Bilden Sie jeden Schritt ab

Planen Sie kritische Schritte – von der Entwicklung bis zur Markteinführung – damit alle Beteiligten über den Fahrplan informiert sind.

Bilden Sie jeden Schritt ab

Wissen Sie, wer woran arbeitet

Legen Sie Verantwortliche und Fälligkeitsdaten für jeden Arbeitsvorgang fest, der mit der Markteinführung in Verbindung steht. So können Sie den Produktstart rechtzeitig durchführen.

Wissen Sie, wer woran arbeitet

Starten Sie Kampagnen und Produkte rechtzeitig

Sehen Sie, wie alle Vorgänge Ihres Plans zusammenhängen, damit Sie diese anpassen und zielgerichtet voranbringen können.

Starten Sie Kampagnen und Produkte rechtzeitig

Halten Sie alle auf dem Laufenden

Stellen Sie sicher, dass wichtige Updates und Diskussionen nicht in E-Mail-Verläufen begraben werden, indem Sie sie mit Ihrer Arbeit verknüpfen.

Halten Sie alle auf dem Laufenden

Bewahren Sie Ihre Arbeit an einem Ort auf

Hängen Sie Dateien an Ihr Projekt an, damit jeder weiß, wo die richtigen Informationen zu finden sind.

Bewahren Sie Ihre Arbeit an einem Ort auf

Verfolgen Sie Termine und Meilensteine

Behalten Sie wichtige Termine im Auge, indem Sie sich die Pläne für den Start von Kampagnen und Produkten in einem Kalender anzeigen lassen.

Verfolgen Sie Termine und Meilensteine

Sehen Sie, was nach Plan verläuft und was nicht

Seien Sie stets darüber informiert, wie es mit der Arbeit vorangeht, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind, um Ihre Fristen einzuhalten und Ziele zu erreichen.

Sehen Sie, was nach Plan verläuft und was nicht

Bleiben Sie in Verbindung, wo immer Sie sind

Bleiben Sie mit dem mobilen Asana immer auf dem Laufenden, egal wo Sie sich gerade befinden.

Bleiben Sie in Verbindung, wo immer Sie sind

Auf die Plätze, fertig, los!

Asana unterstützt Produkt-Teams bei der Einhaltung von Fristen, damit sie großartige Produkte auf den Markt bringen können.

Auf die Plätze, fertig, los!

Legen Sie Prioritäten fest

Erstellen Sie Aufgaben für jedes Ziel, damit jeder Einblick in die unternehmensweiten Ziele hat.

Legen Sie Prioritäten fest

Bestimmen Sie die richtige Person

Weisen Sie jedes Ziel der richtigen Person zu, damit jeder weiß, wer verantwortlich ist und an wen man sich mit Fragen wenden kann.

Bestimmen Sie die richtige Person

Erstellen Sie einen Plan, um Ihre Ziele zu erreichen

Sehen Sie, wie jeder Meilenstein, nach und nach, zum Ziel führt. So können Sie sicher sein, dass Sie Ihre Ziele erreichen.

Erstellen Sie einen Plan, um Ihre Ziele zu erreichen

Teilen Sie Infos und informieren Sie über Aktualisierungen

Halten Sie alle Beteiligten über die neuesten Informationen und Fortschritte auf dem Laufenden, während Aktualisierungen und Kommentare direkt mit Ihren Zielen verknüpft sind.

Teilen Sie Infos und informieren Sie über Aktualisierungen

Hängen Sie wichtige Dateien an

Integrieren Sie Asana mit Ihren Filesharing-Tools, um alle wichtigen Dokumente an einem Ort zu behalten.

Hängen Sie wichtige Dateien an

Behalten Sie wichtige Termine im Auge

Schauen Sie sich Ihre Fristen für Maßnahmen und Meilensteine in einem Kalender an, um sicherzugehen, dass der Zeitplan funktioniert.

Behalten Sie wichtige Termine im Auge

Verfolgen Sie den Fortschritt Ihres Unternehmens

Verstehen Sie, welche Ziele auf dem richtigen Weg sind und wo Ihre Aufmerksamkeit benötigt wird, damit Sie Ihre Ziele erreichen.

Verfolgen Sie den Fortschritt Ihres Unternehmens

Bleiben Sie auf dem Laufenden

Mit dem mobilen Asana erhalten Sie immer und überall aktuelle Informationen und können wichtige Entscheidungen treffen.

Bleiben Sie auf dem Laufenden

Erreichen Sie Ihre Ziele

Asana gibt Ihrem Team Einblick in die Ziele Ihres Unternehmens, so dass sich jeder auf das Wesentliche konzentriert.

Erreichen Sie Ihre Ziele

Machen Sie sich bereit für die Mission

Bilden Sie jeden Schritt Ihrer Mission ab, damit Sie nichts vergessen, während Sie das Unmögliche möglich machen.

Machen Sie sich bereit für die Mission

Wissen Sie, wer verantwortlich ist

Weisen Sie klare Verantwortliche für jede Aufgabe zu, damit Ihre Manager, Teamleiter und Mitarbeiter wissen, was sie zu tun haben.

Wissen Sie, wer verantwortlich ist

Bilden Sie jeden Schritt ab

Erstellen Sie einen Startplan, damit Sie Ihren Kurs von Anfang bis Ende verfolgen, ihn mit Ihrem Team teilen und wenn nötig anpassen können, während sich etwas ändert.

Bilden Sie jeden Schritt ab

Stellen Sie sicher, dass alles und jeder startklar ist

Stellen Sie wichtige Fragen, führen Sie Diskussionen und liefern Sie Statusaktualisierungen, um Ihr Team auf den Starttag vorzubereiten.

Stellen Sie sicher, dass alles und jeder startklar ist

Verknüpfen Sie alles miteinander

Verbinden Sie Asana mit anderen Tools, die Sie für Ihre Mission benötigen, damit sich all Ihre Informationen am selben Ort befinden.

Verknüpfen Sie alles miteinander

Behalten Sie das Ziel im Auge

Sehen Sie sich jeden Meilenstein im Kalender an, damit Sie wichtige Termine bis zum Start verfolgen können

Behalten Sie das Ziel im Auge

Verfolgen Sie Ihren Fortschritt

Sehen Sie, was nach Plan verläuft und was nicht, damit Sie sicher sein können, dass Sie auf den Starttag vorbereit sind.

Verfolgen Sie Ihren Fortschritt

Arbeiten Sie von überall

Bleiben Sie immer auf dem Laufenden, egal ob im Büro oder auf dem Mond, stellen Sie einfach sicher, dass Sie über eine Internetverbindung verfügen!

Arbeiten Sie von überall

3, 2, 1… Triebwerke zünden!

Mit Asana kann Ihr Team hohe Ziele setzen und diese auch erreichen. Alles, was dazu nötig ist, ist ein kleiner Schritt….

3, 2, 1… Triebwerke zünden!