MakeSchool akkreditiert Bachelor-Abschlüsse für qualifizierte Entwickler mithilfe von Asana.

Willkommen bei Make School, der ersten Hochschule, die ein akkreditiertes Bachelor-Programm einführt, bei dem Studenten nur dann zahlen, wenn sie einen Job bekommen. Make School ist ein „College, das für das 21. Jahrhundert konzipiert wurde“ und das den Studenten eine Informatikausbildung durch praktische Projekte und Produktentwicklung bietet. Jetzt können sie auch ihren Bachelor-Abschluss erwerben – ein bedeutender Schritt für die Hochschulbildung, die vom Make School-Team und ihrem Partner, der Dominican University of California, auf die Beine gestellt wurde.

Alena Dagneau ist Head of Engineering an der Make School, und ihr Team war für die Entwicklung von Technologien verantwortlich, die zur Umsetzung der neuen Umgebung und des Lehrplans der Studenten nötig waren. Sie mussten die meisten Funktionen von Grund auf neu entwickeln, in enger Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen der Make School und der Dominican Universität.

Um den gesamten Übergang zur Akkreditierung zu managen, wechselten sie von JIRA zu Asana. So waren sie in der Lage, Entwickler-Sprints zu verfolgen und wichtige Beteiligte aus dem gesamten Unternehmen einzubeziehen.

Unzählige Personen waren beteiligt

Die Einführung eines akkreditierten Bachelor-Programms durch eine Inkubationspartnerschaft geht mit einer langen Liste von Richtlinien und Anforderungen einher. Das Entwicklerteam von Alena musste unglaublich viele Details beachten. Es gab wichtige Diskussionen über extreme Fälle und unzählige Tickets, die zwischen Entwicklern, Designern und Projektmanagern hin und her zugewiesen wurden.

Eine weitere Herausforderung bildete die Distanz zwischen den beteiligten Personen, da das Team von Alena über die USA, Brasilien und Kanada verteilt ist, und es war entscheidend, dass nichts übersehen wird.

Die Komplexität war umso höher, durch die Einbindung von Beteiligten aus unterschiedlichen Bereichen der Make School, wie dem Wachstums-, Marketing- und Rechtsteam sowie einer hohen Anzahl an Personen des Fakultäts-, Marketing- und Zulassungs-Teams ihrer Partneruniversität, um sich auf einen gemeinsamen Start vorzubereiten.

„Es hatte das Potenzial, einfach überwältigend zu sein“, sagt Alena, „weil es so viele laufende Vorgänge und Menschen gab, die Fragen beantworten mussten. Eine der größten Herausforderungen meines Teams war es, den Überblick über alle Details zu behalten.“

Die Suche nach einem neuen Projektmanagement-Tool für die Entwicklung

Das Entwicklerteam der Make School verwendete ursprünglich JIRA, das Alena auch in ihren früheren Rollen eingesetzt hatte. Aber sie stand unter dem Druck, zu wechseln. „JIRA ist unhandlich und meine Entwickler haben mich gebeten, eine andere Lösung zu finden“, erinnert sich Alena.

Die Teams für Wachstum und für Geschäftsoptimierung von Make School setzten Asana bereits erfolgreich ein, weshalb es vom Manager von Alena empfohlen wurde. Alena war skeptisch, weil sie es nicht als Tool für Entwickler betrachtet hatte, aber sie recherchierte und beschloss, Asana für nur einen Sprint auszuprobieren.

„Es gibt eine Integration für JIRA und Asana, also war es ziemlich einfach“, sagt sie. „Aus ein paar Wochen wurden ein paar Monate, und es war eine große Erleichterung, eine Last weniger auf unseren Schultern.“

Das Entwicklerteam hat Asana offiziell übernommen, um Sprints durchzuführen und das gesamte Akkreditierungsprojekt zu verwalten. Es erfasste alle Aufgaben, Anforderungen und Diskussionen und gab dem Team die neue Fähigkeit, seine Entwicklungsarbeit in Teams im gesamten Unternehmen zu integrieren.

Wie Make School technische Sprints in Asana durchführt

Alena nutzte ein Projekt im Asana-Board-Layout, um Tickets für den Akkreditierungsprozess anzulegen, und fügte Teammitglieder hinzu, die mitwirken oder die Vorgänge nachverfolgen mussten. Dann erstellte sie für jeden neuen zweiwöchigen Sprint ein neues Projekt und gab ihm einen Namen (wie z.B. „Sprint 29“) und einen Datumsbereich.

Dann fügte sie Tickets aus dem Backlog zum Sprint hinzu. Jedes Ticket stellte eine Funktion dar, die erstellt werden musste, und wurde im Asana-Projekt als Aufgabe abgebildet. Jede Aufgabe hatte Unteraufgaben, die Schritte wie die Gestaltung des Designs und die Implementierung darstellten.

Das Team machte sich an die Arbeit. Die gesamte Aufgabe wurde einem Produktmanager übertragen, der die erste Unteraufgabe übernahm: Wireframes und Spezifikationen erstellen. Als sie fertig waren, checkten sie es ab und ordneten es der nächsten Person zu: dem Designer. Sobald das Design zur Überprüfung bereit war, übergab der Designer die Aufgabe an einen PM oder anderen Beteiligten. Schließlich erreichte die Aufgabe Alena, um die Entwicklung zu prüfen, und sie beauftragte einen Entwickler für die nächste Phase. Und so weiter.

Alenas Team verfolgte Story Points und Actual Story Points in benutzerdefinierten Feldern. Sie fügten auch Follower zum Sprint-Projekt hinzu, wie PMs und andere Projektbeteiligte, die diese Funktion angefordert hatten. Damit konnten diese benachrichtigt werden, wenn die Entwicklung begann oder endete.

„Jetzt, da wir Asana verwenden, können wir problemlos verschiedene Teams einbinden“, sagt Alena. „Wir schätzen die Leichtigkeit, aber auch die Einhörner und Drachen, die herumfliegen, wenn wir Aufgaben erledigen.“

Unterstützung für Mitarbeiter und Teams

Asana macht es dem Team von Alena leicht, individuelle Aufgaben zu verwalten, Backlogs aufzuteilen und zu erledigen, und Fragen zu stellen.

• Meine Aufgaben und bessere Backlogs: Entwickler können die „Meine Aufgaben“-Liste verwenden, um nur das zu sehen, was ihnen zugewiesen wurde. „Meine Entwickler sind davon begeistert“, sagt Alena. „Früher lag der Fokus auf Teamaufgaben auf einem Sprint-Board. Jetzt haben sie eine Ansicht, wo sie nur ihre Aufgaben sehen können.“ Ebenso unterstützt Asana separate Backlogs für verschiedene Teams, im Gegensatz zu einem einzigen Sprint-Board für das gesamte Projekt. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, dass Teams Aufgaben durchsuchen, für die sie nicht verantwortlich sind. Außerdem ist es einfacher, Anfragen neu anzuordnen, sie zu priorisieren und sicherzustellen, dass nichts vergessen wird.

• Inbox: Die Asana-Inbox einer jeden Person zeigt Benachrichtigungen über neue Ereignisse, Diskussionen und Aufgabenzuweisungen. Alena sagt: „Ich habe die Benachrichtigungen an meine E-Mail-Adresse deaktiviert, weil ich darauf vertraue, dass die Inbox von Asana alles enthält, was ich wissen muss. Auf diese Weise bin ich nie überwältigt von dem, was vor sich geht.“

• Diskussionen: Asynchrone Kommunikationsfunktionen helfen dem Remote-Entwickler-Team, Anforderungen und Ideen zu diskutieren, auch wenn sie bisher noch nicht als Ticket angelegt wurden.

„Asana ist optisch sehr ansprechend und es lässt dich toll damit arbeiten“, sagt Alena. „Man kann einfach zwischen den Aufgaben hin und her wechseln und sie per Drag & Drop neu anordnen. Die Benutzeroberfläche ist mühelos zu handhaben und alles wird schnell geladen, so dass es sich leichtgängig anfühlt.“

Ein vollständig akkreditierter Bachelor-Studiengang

42 Sprints und Tausende von Tickets später stellte das Entwicklerteam der Make School erfolgreich die benötigte technische Lösung für das neue, akkreditierte Programm zur Verfügung. Ein Tool zur Erfassung aller Aufgaben, Details und Diskussionen eines riesigen, multidisziplinären Projekts zu haben, half ihnen, unaufhörlich voranzukommen und alle Anforderungen zu erfüllen.

Und was ist mit Alenas ursprünglichem Zögern? „Ich bin jetzt der größte Verfechter von Asana in der Firma“, sagt sie. „Ich nutze es für alles – PPIs, Retrospektiven, Einzelgespräche und Backlogs – und sehe alles an einem Ort. Ich finde es klasse.“

„Meine Entwickler haben mich angefleht, eine andere Lösung zu finden. Ich dachte, warum versuchen wir nicht Asana für einen Sprint? Aus ein paar Wochen wurden ein paar Monate, und es war eine große Erleichterung, eine Last weniger auf unseren Schultern.“- Alena Dagneau, Head of Engineering, Make School