# Asana-Fallstudie – Hope for Haiti

> In dieser Fallstudie erfahren Sie, wie Hope for Haiti mit Asana die Transparenz in den Teams, die Verwaltung von Zuschüssen und das Spendererlebnis optimieren konnte, was schließlich zu einer Verbesserung der Lebensqualität von noch mehr Haitianern führt.

Source: https://asana.com/de/case-study/hope-for-haiti

## Hope for Haiti verbessert mit Asana das Leben von vielen Haitianern

Nord-, Mittel- und Südamerika

Kleinunternehmen

Gemeinnützig

- [Tagesordnungen](/templates/for/other/meeting-agenda)

- [Zielverfolgung und OKRs](/product/goals)

- [Programmmanagement](/resources/what-is-program-management)

- [Projektansichten](/features/project-management/project-views)

- [Portfolios](/features/goals-reporting/portfolios)

Haiti, ein karibischer Staat mit einem reichen kulturellen Erbe, der sich mit der Dominikanischen Republik eine Insel teilt, verzeichnet eine lange Geschichte voller Naturkatastrophen. Eine der verheerendsten war ein Erdbeben der Stärke 7,0 im Jahr 2010, dessen Epizentrum etwa 25 Kilometer von der Hauptstadt entfernt lag. [Schätzungen über die Zahl der Todesopfer variieren](https://www.cnn.com/2013/12/12/world/haiti-earthquake-fast-facts/index.html), es wird aber angenommen, dass mehr als 200.000 Menschen ihr Leben verloren. Und im Jahr 2016 fegte [Hurrikan Matthew](https://en.wikipedia.org/wiki/Effects_of_Hurricane_Matthew_in_Haiti) durch das Land und hinterließ über 500 Tote und über eine Million Obdachlose.

[Hope for Haiti](https://hopeforhaiti.com/) ist eine gemeinnützige Organisation, die es sich zum Ziel gesetzt hat, die Lebensqualität der haitianischen Bevölkerung – vor allem der Kinder – zu verbessern. Sie bot vor Ort Hilfe, vor, während und nach diesen Katastrophen. Die Organisation unterstützt von Armut betroffene Haitianer und hilft ihnen, der Armut zu entkommen, indem sie Programme durchführt, die sich auf Bildung, Gesundheitsfürsorge, Infrastruktur, Zugang zu Wasser sowie Darlehen und Zuschüsse für haitianische Geschäfte und Unternehmer konzentrieren.

Skyler Badenoch ist seit drei Jahren CEO von Hope for Haiti, aber seine Liebe für Haiti entdeckte er bereits vor mehr als dreizehn Jahren. Im Jahr 2010 sah er, wie Hope for Haiti auf das Erdbeben reagierte, und packte selbst mit an. Heute führt er ein Team von 65 Personen, das in Haiti und den USA tätig ist. Zehn seiner Teammitglieder arbeiten in den USA und kümmern sich vor allem um Fundraising, Marketing, administrative Unterstützung, Finanzen und die Leitung, während die anderen 55 Personen – allesamt Haitianer und Haitianerinnen – als Ärzte, Krankenschwestern, Lehrende und Administratoren vor Ort in Haiti tätig sind. Die binationale Organisation hat sich den Werten Transparenz, Rechenschaftspflicht und verantwortungsvoller Unternehmensführung verschrieben. Hope for Haiti ist außerdem eine der höchstbewerteten gemeinnützigen Organisationen auf Rating-Plattformen wie Charity Navigator und Guidestar. Dank der Umsetzung von Best Practices zur Verbesserung der Arbeitsweise fördert die Organisation das Vertrauen in Haiti und generell einen menschenfreundlicheren Umgang miteinander.

## Wie Wachstum zu einem Bedürfnis nach Veränderung führte

2007 erreichte Hope for Haiti ein Jahresbudget von einer Million Dollar und arbeitete mit insgesamt vier Mitarbeitern in Haiti. Seither konnte die Mitgliederzahl um das 15-fache erhöht und das Budget vervierfacht werden – und das umfasst noch nicht das Sachspendenprogramm, das auf 11 Millionen Dollar anwuchs (mehr als das 10-fache). Und während sich mit dem Wachstum der Organisation auch ihr Einfluss in Haiti ausweitete, kamen auch neue Herausforderungen auf die Organisation zu: so zum Beispiel Ineffizienz bei der Kommunikation, den Spenderbeziehungen und der Berichterstattung.

Wenn eine Organisation wächst, kommt die Kommunikation oftmals zu kurz. Bei Hope for Haiti haben wir erfahren müssen, wie uns diese Ineffizienzen schaden: Wenn wir nicht wie eine gut geölte Maschine funktionieren, dann können wir nicht so vielen Menschen helfen, wie eigentlich möglich wäre – und es liegt an uns, das zu verbessern.Bei der jüngsten SWOT-Analyse der Organisation – diese wird alle paar Jahre durchgeführt – haben mehrere Personen sowohl die Projekt- als auch die Spenderkommunikation als Bereiche mit Verbesserungspotenzial angegeben. Aus diesem Grund begann sich Skyler nach einer Plattform umzusehen, die Hope for Haiti bei der Kommunikation und Koordination der gesamten Arbeit an einem einzelnen Ort unterstützen konnte.

## Die Suche nach einer Lösung

Dank der Ergebnisse der SWOT-Analyse konnte Skyler schnell vier Bereiche identifizieren, bei denen eine Work-Management-Plattform Engpässe verhindern konnte. Er musste:
- **Prozesse optimieren und automatisieren**, wo immer das möglich war. Beispielsweise bei Katastrophenhilfe, Notfallprotokollen, Förderanträgen und -management und der Berichterstattung.
- **Transparenz verbessern, damit Teamkollegen Einblick**in die gesamte Arbeit der Organisation haben und einander nicht extra nachlaufen müssen, um Updates zu bekommen.
- **Kommunikation zentralisieren, von Teamdiskussionen bis zur Überprüfung der Spenderbeziehungen und der Berichterstattung sollte alles**an einem Ort stattfinden.
- **Projektmanagement sowie die Berichterstattung optimieren**, sodass Projekte reibungslos ablaufen können, der Berichterstattungsprozess einfach ist und Spender der Organisation vertrauen können.

Nachdem er ein anderes, eher kleines Work Management Tool ausprobiert hatte, war Skyler enttäuscht: Es war weder intuitiv noch robust genug, um den Anforderungen seines Teams standzuhalten. Sein Management-Coach, ein*e Kolleg*in, und ein Branchenkollege legten ihm dann Asana ans Herz und Skyler entschied sich, der [kostenlosen Testversion](https://asana.com/pricing) eine Chance zu geben. Er wollte herausfinden, ob die Plattform den Bedürfnissen seiner Organisation gerecht werden konnte.

Aufgrund seiner Recherche war Skyler bewusst, dass er die Unterstützung der Führungsebene benötigte, wenn die Nutzung von Asana erfolgreich sein sollte. Er beschloss, zuerst die wichtigsten Führungskräfte an Bord zu holen und mit Asana vertraut zu machen und die Plattform erst danach in der gesamten Organisation einzuführen. Mit seinem Team begann er, Asana für die [wöchentliche Zielsetzung](https://asana.com/templates/for/operations/team-goals-planning-example) als auch für Meetings zu verwenden. Jeden Montag fügte jedes Mitglied drei berufliche und ein persönliches Ziel zum gemeinsamen Asana-Projekt hinzu. Im Laufe der darauffolgenden Woche überprüften die Teamkollegen den Fortschritt der anderen über [Kommentare](https://asana.com/guide/help/tasks/comments).

Die Verwendung von Asana zur Nachverfolgung dieser wöchentlichen Ziele wurde für das Team schnell Teil des Arbeitsalltags. Sie konnten den Status eines jeden Ziels sehen und gleichzeitig waren diese Aufgaben in die [Tagesordnung der wöchentlichen Meetings](https://asana.com/guide/examples/meetings/meeting-agendas) integriert, was zu einer sofortigen Verbesserung in der [Fähigkeit zur Kommunikation](https://asana.com/guide/team/onboard/move-communications-to-asana) des Teams führte.

Die Kommunikation des Führungsteams hat sich umgehend verbessert, als wir begannen, unsere wöchentlichen Ziele in Asana mitzuverfolgen. Außerdem erhalte ich dadurch eine Momentaufnahme unseres Fortschrittes hinsichtlich der unternehmensweiten Ziele.

## Die Einführung in der gesamten Organisation

Zwar startete Hope for Haiti mit dem kostenlosen Abo von Asana, aber die Organisation merkte schnell, dass sie mit den Funktionen der kostenpflichtigen Versionen noch effektiver arbeiten konnte. Als Asana Mitte März 2020 verkündete, dass es Non-Profit-Organisationen, die bei der medizinischen Forschung und durch Hilfsaktionen im Rahmen von COVID-19 an vorderster Front kämpften, kostenlose [Asana Business-Abos](https://asana.com/business) zur Verfügung stellen würde, stellte Skyler einen Antrag dafür und [erhielt ein kostenloses Business-Abo als Spende von Asana](https://blog.asana.com/2020/06/nonprofit-covid-response/) für die darauffolgenden 12 Monate.

Mit der Unterstützung von Asana Business begann Skyler nach Möglichkeiten zu suchen, die gesamte Arbeit der Organisation auf die Plattform zu verlagern. Ihre größte und wichtigste Initiative – der jährliche Strategieplan – stand ganz oben auf der Liste, und Skyler wandte sich an die [Asana-Berater](https://advisors.asana.com/), um Unterstützung zu erhalten. Unter der Anleitung eines Beraters wandelten Skyler und das Team ihren komplexen Plan mit mehreren Zielen, Strategien und Taktiken in Asana-Projekte um. Jetzt verwendet das Hope for Haiti-Team [Portfolios](https://asana.com/product/portfolios), um die Arbeit am strategischen Plan in der gesamten Organisation und die [Projektzeitpläne](https://asana.com/product/timeline) nachzuverfolgen, um den Fortschritt zu sehen und Statusberichte zu erstellen. Mit Asana als Grundpfeiler der Organisation fühlte sich Skyler darin bestätigt, dass Asana die richtige Lösung für sein Team war.

Dank der Unterstützung eines Asana-Beraters bei der Verlagerung unseres Strategieplans in die Plattform, konnten wir Zeit sparen und ein großes Hindernis unserer organisationsweiten Einführung von Asana umgehen. Außerdem überzeugte es uns davon, dass wir mit Asana die für uns richtige Entscheidung getroffen hatten.

## Die Verwendung von Asana im gesamten Unternehmen

Als Basis für die Arbeit in Asana dienten die wöchentlichen Ziele und die Projekte für den Strategieplan. Dann weiteten Skyler und die Organisation die Nutzung aus und führten weitere Workflows ein. Hier sind einige Beispiele:
- **Förderanträge und -management:**Das in den USA ansässige Team verwendet Asana für die Verwaltung der Fundraising-Initiativen, damit es nicht in letzter Minute noch zu Stress kommt. Außerdem hat das Team die Prozesse für die Sicherung von Fördermitteln und die damit einhergehende Berichterstattung in Asana integriert, nachdem die SWOT-Analyse Ineffizienzen aufgezeigt hatte. Das Team verwendet Asana nun, um [Förderanträge, die Berichterstattung und die erwarteten Fördereinnahmen zu verwalten](https://asana.com/guide/examples/nonprofits/grant-tracking).

Das Management der Fördermittel ist ein ganz wesentlicher Punkt, weil es wirklich schwierig ist, Förderungen zu bekommen. Die Effizienz, mit der wir dank Asana arbeiten können, hat uns zu einer wettbewerbsfähigen Organisation gemacht. Das erlaubt es uns, neue Förderquellen zu erschließen und Zeit einzusparen.
- **Protokoll-Compliance:**Das in Haiti ansässige Team verwendet Asana für alles – von der internen Kommunikation über die [Berichterstattung](https://academy.asana.com/reporting-on-work-in-asana) bis hin zu COVID-19-Protokollen. Bei Notfällen, wie z. B. COVID-19, erstellt das Team mit Asana Protokolle für die Katastrophenhilfe. So gibt es beispielsweise ein ausgefeiltes Verfahren für die Aufnahme und Behandlung von Patienten in der Krankenstation der Organisation, was die Temperaturmessung, eine Station zum Händewaschen, das Verteilen von Masken und weitere Schritte umfasst. Hope for Haiti dokumentiert die Protokolle in einem Asana-Projekt und verwendet sie für die interne Kommunikation. So wird sichergestellt, dass alle Angestellten die nötigen Schritte befolgen.

Als COVID-19 ausbrach, war unsere Organisation die einzige, die für eine derartige Katastrophe gerüstet war. Wir haben Ärzte in unserem Team und Management und Erfahrung mit der Arbeit in Krisensituationen – aber es fehlte uns noch ein Tool wie Asana, um die Abläufe reibungslos zu gestalten.
- **Nachverfolgung von Sachspenden:**Das diesjährige Ziel ist es, die 20-Millionen-Dollar-Marke bei den Spenden zu überschreiten – das ist fast doppelt so viel wie sonst! Zu den Sachspenden zählen Medikamente, Medizinbedarf und Ausrüstung. All das muss nach Haiti geliefert, importiert und an Partnerorganisationen und Menschen in Not verteilt werden. Statt in Excel-Tabellen wird dieser Prozess heute in Asana erfasst und verfolgt.

## Ein besseres Erlebnis für Spender – dank Asana

Mit der Hilfe von Asana Business kann Hope for Haiti jetzt schneller mit Spendern zusammenarbeiten. Vor kurzem wurde die Organisation von der professionellen Tennisspielerin Naomi Osaka für [eine Spende in der Höhe von 25.000 Dollar](https://people.com/sports/naomi-osaka-on-playing-in-the-stay-at-home-slam/) ausgewählt. Die Summe wurde durch ihre Teilnahme an einem Online-Gaming-Turnier aufgebracht, das den Kampf gegen COVID-19 unterstützte. Das Team von Hope for Haiti nutzte Asana, um die Spende abzuwickeln, sicherzustellen, dass die richtigen Unterlagen geschickt wurden, und um keinen einzigen Kontaktpunkt mit dem Team von Naomi Osaka zu übersehen.

Als Hope for Haiti die Spende erhielt, wollte die Organisation der Spenderin natürlich berichten, was damit alles erreicht wurde. Vor Asana hätte dieser Prozess unzählige Dateien und lange E-Mail-Verläufe bedeutet. Aber indem die Verwendung der Spendensumme in Asana nachverfolgt wurde, konnte das Team einen Bericht erstellen und diesen mit Naomi teilen – und das alles innerhalb weniger Wochen.

Ohne Asana wäre es uns nie möglich gewesen, die Berichte zur Spende von Naomi Osaka in so kurzer Zeit zu erstellen.

## Zurück zur Basis

Obwohl sich durch COVID-19 der Fokus von Hope for Haiti verändert hat (und die Situation beispielhaft dafür ist, wie schnell die Organisation dank Asana auf eine Krise reagieren kann), hat es für Skyler und sein Team nach wie vor oberste Priorität, bei den [wichtigsten Vorhaben](https://hopeforhaiti.com/mission/) von Hope for Haiti voranzukommen: einfacherer Zugang zu qualitativer Bildung, Gesundheit, sauberes Trinkwasser, Sachspenden in Form von Medizinprodukten und wirtschaftliche Chancen. Durch die Nutzung von Asana kann sich Skyler darauf verlassen, dass die Wirksamkeit dieser Initiativen dank der neu entdeckten Effizienz und Prozesse nur zunimmt.

Und mit einer erneuerten Abstimmung auf die [Grundwerte](https://hopeforhaiti.com/about/) des Unternehmens und der Art und Weise, wie die Organisation ihre Ziele erreicht, ist Hope for Haiti besser aufgestellt als je zuvor, um seine Ziele weiterhin zu übertreffen. Zum Beispiel wird das Team Asana verwenden, um seine jährliche Spendenaktion [Hike for Haiti](https://hopeforhaiti.com/event/hike-for-haiti-challenge/) zu planen, bei der Menschen aus der ganzen Welt dazu aufgerufen werden, gemeinsam mit Schulkindern in Haiti zu wandern, die jeden Tag einen langen Schulweg zurücklegen müssen. Die Veränderungen, die Skyler und sein Team anstreben, stellen eine große Herausforderung dar, aber sein Team ist besser denn je aufgestellt, um diese Aufgabe zu bestehen und mit Hilfe von Asana einen Mehrwert in ihrem geliebten Haiti zu bewirken.

Für mich als CEO war es schwieig, den Überblick über alles, was in den einzelnen Teams passierte, zu behalten. Mit Asana habe ich nun Einblick in alle Arbeitsvorgänge – seien es Fundraising-Aktivitäten, das Spendermanagement oder der Betrieb vor Ort.

### Bessere Zusammenarbeit und Skalierbarkeit für mehr Wachstum

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Hope for Haiti kann neue Finanzierungsquellen verfolgen und über erwartete Bargeldeinnahmen berichten.

Erhöhte Sichtbarkeit auf die unternehmensweite Arbeit und zentralisierte Kommunikation für eine schnellere Projektabwicklung.

Verbesserte die Spendererfahrung, indem alle Berührungspunkte und Informationen an einem Ort verfolgt wurden.

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