# D.C. United spart mit Asana 697 Arbeitstage pro Jahr

> Erfahren Sie, wie D.C. United mit Asana die Abläufe an Spieltagen optimiert, die Umsetzung beschleunigt und jedes Team an strategischen Zielen ausrichtet.

Source: https://asana.com/case-study/dc-united

## D.C. United spart mit Asana 697 Arbeitstage pro Jahr

D.C. United is a leading Major League Soccer club in the U.S., committed to uniting sport, building community, and winning championships. Through community initiatives and game-day excellence, the club creates value—on and off the pitch.

Nord-, Mittel- und Südamerika

Mittelständische Unternehmen

Medien und Unterhaltung

- [Eventplanung](/templates/for/marketing/event-planning)

- [Kampagnen-Management](/workflows/campaign-management)

- [Arbeitsanfragen](/templates/for/operations/work-requests)

- [Formulare](/features/workflow-automation/forms)

- [Vorlagen](/features/workflow-automation/project-task-templates)

- [Regeln](/features/workflow-automation/rules)

### **Highlights**

#### Herausforderungen
- Die funktionsübergreifende Zusammenarbeit, insbesondere bei der Umsetzung am Tag der Veröffentlichung und bei abteilungsübergreifenden Vorhaben, wurde durch isolierte Kommunikation und unklare Verantwortlichkeiten behindert.
- Mangelnde Einheitlichkeit zwischen den Geschäfts- und Abteilungsabläufen führte zu ineffizienten Prozessen.
- Die eingeschränkte projekt- und abteilungsübergreifende Transparenz machte es schwierig, den Fortschritt zu verfolgen und sich an den Prioritäten des Unternehmens auszurichten.

#### Lösungen
- Implementierung von Asana als zentralisierte Work-Management-Plattform für alle Business-Abläufe, wodurch Tabellenkalkulationen und fragmentierte E-Mail-Verläufe durch ein einheitliches System ersetzt wurden, das für Klarheit, Verantwortlichkeit und Effizienz sorgt.
- Erstellung standardisierter Vorlagen und automatisierter Workflows für die Durchführung von Spieltagen und für Anfragen der Abteilungen, wodurch veraltete Prozesse modernisiert und gleichzeitig manuelle Tätigkeiten und das ständige Hin- und Herwechseln reduziert wurden.
- Schaffung klarer Verantwortlichkeit und Transparenz durch benutzerdefinierte Formulare und Projektverfolgung, wodurch Doppelarbeit vermieden, Übergaben optimiert und eine schnellere, besser koordinierte Ausführung ermöglicht wurde.

#### Ergebnisse
- **697 Arbeitstage wurden jährlich mit Asana eingespart**, was zu geschätzten Kosteneinsparungen von 195.600 US-Dollar führte
- **Die Zeitersparnis stieg im Vergleich zum Vorjahr um 488 %**, was auf Automatisierung und optimierte Workflows zurückzuführen ist
- **Die Projektabwicklung wurde beschleunigt**, mit weniger Fristüberschreitungen und einer besser planbaren Ausführung
- **100 % der Business-Mitarbeiter nutzen Asana aktiv,** wodurch ein einheitlicher, unternehmensweiter Arbeitsansatz geschaffen wird
- Die Anzahl der**wiederkehrenden Status-Meetings sank um 25 %,** wodurch Hunderte von Stunden für höherwertige Aufgaben frei wurden
- **Die funktionsübergreifende Zusammenarbeit hat deutlich zugenommen, was** die Abstimmung verbessert und das Engagement in allen Teams verstärkt hat

### **Ausgezeichnet mit dem Work Innovation Award, 2025**

D.C. United wurde mit dem Best in Class Work Innovation Award von Asana (Region AMER) ausgezeichnet, da der Verein die Art und Weise, wie Arbeit in allen Bereichen des Vereinsbetriebs erledigt wird, grundlegend verändert hat. Durch den Ersatz von Checklisten in Papierform und fragmentierten E-Mail-Verläufen durch standardisierte, automatisierte Workflows hat der Verein die Zusammenarbeit in einer analogen Branche neu definiert. Das Ergebnis: Hunderte von eingesparten Arbeitstagen, eine drastische Zeitersparnis im Jahresvergleich und eine deutliche Reduzierung wiederkehrender Meetings. Von der Durchführung des Spieltags bis hin zur Erfüllung von Sponsoring-Verpflichtungen arbeitet jetzt jede Abteilung in einem gemeinsamen System – was die Umsetzung beschleunigt, das Engagement vertieft und zu einer agileren, besser aufeinander abgestimmten Organisation führt.

Asana hat die Art und Weise, wie wir arbeiten und in allen Abteilungen von D.C. United und Audi Field zusammenarbeiten, verändert. Wir haben ein neues Maß an interner Ausrichtung, Transparenz und Verantwortlichkeit erlebt, was unsere Produktivität und die funktionsübergreifende Zusammenarbeit in allen Geschäftsbereichen des Vereins direkt verbessert hat.

### **Asana für die Eventplanung**

#### Perfekte Umsetzung am Spieltag – ohne Last-Minute-Chaos

Die Abläufe am Spieltag sind das Herzstück des Fan-Erlebnisses und der Markenpräsenz von D.C. United. Von der Personalbesetzung und Werbeaktionen bis hin zu Ticketing, Initiativen zur Fan-Beteiligung und Sponsoring-Aktivierungen ist eine einwandfreie Umsetzung unerlässlich. Aber vor Asana basierten diese Bemühungen auf unzusammenhängenden E-Mails und Checklisten in Papierform, was das Risiko von übersehenen Details und Problemen in letzter Minute erhöhte.

Um die Umsetzung am Spieltag zu verbessern und strategische Ziele zu erreichen, implementierte D.C. United ein einheitliches, automatisiertes System in Asana. Jedes Detail wird jetzt im Voraus mithilfe von Vorlagen für Ablaufprojekte und automatisierten Workflows geplant, die Risiken frühzeitig erkennen und sicherstellen, dass jedes Team auf einer Linie ist.

#### Vorlagen mit Mehrfachzuordnung erstellen einen vollständigen Ablaufplan
- Jedes Heimspiel wird aus einer standardisierten [Projektvorlage](https://asana.com/features/workflow-automation/project-task-templates) erstellt, die wiederholbare [Aufgaben](https://asana.com/features/project-management/tasks) wie das Programm, Ticket-Links, besondere Veranstaltungen und Aktivierungen sowie kreative Inhalte enthält.
- Innerhalb jedes Spielprojekts wird jeder Aspekt des Spieltagstages – von der Öffnung der Tore bis zur Reinigung nach dem Spiel – geplant, wobei Aufgaben unter anderem für Einrichtungen, Analysen, Ticketverkauf, Unterhaltung, Sicherheit, Marketing und Gästeservice zugewiesen werden.
- Jedes Spielprojekt befindet sich in übergreifenden [Portfolio](https://asana.com/features/goals-reporting/portfolios), das dem Team Transparenz über die gesamte Saison hinweg bietet und sicherstellt, dass nichts übersehen wird.
- Durch die Mehrfachzuordnung werden sich überschneidende Verantwortlichkeiten für alle relevanten Abteilungen sichtbar, wodurch Hindernisse reduziert und Überraschungen in letzter Minute vermieden werden.

#### Automatisierungen reduzieren Risiken und verkürzen Reaktionszeiten
- [Regeln](https://asana.com/features/workflow-automation/rules) kennzeichnen automatisch überfällige oder unerledigte Aufgaben und lösen Echtzeit-Benachrichtigungen aus, bevor Probleme eskalieren.
- Dedizierte [Workflows](https://asana.com/features/workflow-automation) für außergewöhnliche Erlebnisse, wie Halbzeit-Shows oder VIP-Aktivierungen, stellen sicher, dass diese Momente mit hoher Sichtbarkeit nachverfolgt, verantwortungsvoll übernommen und fehlerfrei ausgeführt werden, wobei die Führung bei jedem Schritt auf dem Laufenden gehalten wird.

#### Sponsoring-Aktivitäten sind optimiert und fehlerfrei
- Die Erfüllung von Sponsoring-Verpflichtungen und die Durchführung von Sponsoring-Aktivierungen – wichtige Umsatztreiber mit komplexen Anforderungen – werden von Anfang bis Ende in Asana verwaltet, wodurch sichergestellt wird, dass jedes Ergebnis nachverfolgt wird und nichts übersehen wird.
- Partner reichen Aktivierungsanfragen über [Formulare](https://asana.com/features/workflow-automation/forms) ein, die Aufgaben automatisch an das richtige Team weiterleiten und Genehmigungs-Workflows auslösen.
- Benutzerdefinierte [Vorlagen](https://asana.com/features/workflow-automation/project-task-templates) leiten jede Aktivierung, von Checklisten für den Spieltag bis hin zur Nachverfolgung von VIP-Teilnehmern und zur Logistik, und stellen sicher, dass jeder Schritt in der richtigen Reihenfolge erledigt wird, mit automatisierten Benachrichtigungen für jede Übergabe.
- [Echtzeit-Dashboards](https://asana.com/features/goals-reporting/reporting-dashboards) geben Partnermanagement-Teams und Sponsoren Einblick in Ergebnisse, Zeitpläne und Hindernisse und ermöglichen so eine schnellere Bearbeitung.
- Dieser strukturierte Ansatz hat zu nahezu null verpassten Aktivierungen, einer schnelleren Umsetzung und der Fähigkeit geführt, ein erhöhtes Volumen ohne zusätzlichen Personalaufwand zu bewältigen.

Die unternehmensweite Einführung von Asana hat die Zusammenarbeit bei wichtigen Initiativen wie Spieltagen verbessert. Jetzt hat jede Abteilung einen Überblick darüber, wie ihre Arbeit mit dem großen Ganzen zusammenhängt, was ein erstklassiges Fan-Erlebnis gewährleistet.

### **Asana für Arbeitsanfragen und die Erfassung von Arbeitsvorgängen**

#### Ad-hoc-Anfragen in strukturiertes Handeln umwandeln

Mit dem Wachstum von D.C. United wuchs auch das Volumen – und die Dringlichkeit – der eingehenden Anfragen in allen Teams. Von Grafikdesign und E-Mail-Kampagnen bis hin zu Social-Media-Posts und Event-Support wurde die Arbeit oft separat angefordert, mit wenig Kontext oder Transparenz. Ohne einen standardisierten Prozess zur Erfassung von Arbeitsanfragen sahen sich die Teams mit Doppelarbeit, Verzögerungen und nicht rechtzeitig bereitgestellten Ergebnissen konfrontiert.

Heute unterstützt Asana ein optimiertes Anfragesystem in allen Abteilungen. Standardisierte Formulare sorgen von Anfang an für Klarheit, während automatisierte Workflows für die Kategorisierung und Genehmigung die Arbeit schnell an die richtigen Teams weiterleiten. Die Teams für Marketing, Partnerschaften und gesellschaftliches Engagement verwalten auch Kampagnen- und Content-Kalender direkt in Asana, was die Abstimmung der Prioritäten für hochkarätige Veranstaltungen und einmalige Werbeaktionen erleichtert.

#### Formulare sorgen von Anfang an für Klarheit
- Abteilungsspezifische [Formulare](https://asana.com/features/workflow-automation/forms) erfassen wichtige Kontextinformationen im Voraus, reduzieren das Hin und Her und ermöglichen eine schnellere Abwicklung.
- Aus erledigten [Formularen](https://asana.com/features/workflow-automation/forms) werden automatisch Aufgaben generiert und die richtigen Teams benachrichtigt, sodass keine Anfrage übersehen wird.
- Kampagnen, die mit unternehmensweiten Initiativen verknüpft sind – wie groß angelegte Match-Events – werden in Asana geplant, wobei die Transparenz über Abteilungen hinweg gewährleistet ist.
- Mit [Dashboards](https://asana.com/features/goals-reporting/reporting-dashboards) kann jede Abteilung sehen, wie ihre Arbeit zu größeren Markeninitiativen beiträgt, was die Koordination und Verantwortlichkeit verbessert.

Ein herausragendes Beispiel dafür, wie Asana unser Unternehmen verändert hat, ist die Optimierung unseres Prozesses für Marketing-Anfragen. Zuvor wurden Aufgaben wie Grafikdesign, E-Mail-Kampagnen und Social-Media-Beiträge separat angefordert, was aufgrund unklarer Verantwortlichkeiten oft mehrere Nachfragen erforderte. Mit Asana zentralisieren wir diese Anfragen in einem einzigen Workflow, der automatisch alle relevanten Beteiligten markiert, wodurch Transparenz geschaffen und die Bearbeitungszeit erheblich verkürzt wird.

### **Fazit**

#### Die Entwicklung eines Plans für skalierbaren Erfolg

D.C. United führt seine Abläufe nicht nur mit Asana durch – sie definieren sie neu. Während sich die Akzeptanz in allen Abteilungen vertieft, stellen sie sich eine Zukunft vor, in der Portfolios und strategische Frameworks dazu beitragen, die individuelle Arbeit auf die unternehmensweiten Ziele auszurichten, was jedem Angestellten eine klarere Richtung, Echtzeit-Transparenz und ein stärkeres Gefühl der Verantwortlichkeit gibt. Durch die weitere Skalierung des Einsatzes von Asana legt D.C. United den Grundstein für ein agileres, besser ausgerichtetes und verantwortungsbewussteres Unternehmen – bereit, auf dem Spielfeld und im gesamten Business zu gewinnen.

Letztendlich hat Asana nicht nur unser endgültiges Arbeitsergebnis verbessert – es hat uns auch geholfen, besser zu verstehen, was wir tun, warum wir es tun und was wir gemeinsam erreichen können, wenn wir aufeinander abgestimmt sind.

### Bessere Zusammenarbeit und Skalierbarkeit für mehr Wachstum

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D.C. United machte sich daran, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Abläufe an Spieltagen zu optimieren. Mit Asana als zentraler Plattform arbeitet jede Abteilung jetzt auf Basis einer gemeinsamen Informationsquelle. Das Ergebnis: schnellere Entscheidungsfindung, klarere Verantwortlichkeit und stärkere Ausrichtung auf die Unternehmensziele.

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