# Athena-Fallstudie mit Asana

> Erfahren Sie, wie Athena mit Asana den Verwaltungsaufwand reduzieren, Kunden schneller einbinden und die Reaktionszeiten verbessern konnte.

Source: https://asana.com/case-study/athena

## Athena hebt das Delegieren mit Asana auf die nächste Stufe

Durch die Optimierung interner Prozesse konnte Athena die Reaktionszeiten des Helpdesks drastisch von 5 Tagen auf nur 12 Stunden reduzieren, was die Arbeitsmoral der Angestellten erheblich verbesserte. Ihr optimiertes Onboarding-System hat die Kundenakquise beschleunigt und einen reibungsloseren, fehlerfreien Übergang ermöglicht, der die Kundenzufriedenheit erhöht.

Herausforderungen

Fragmentierte Tools: Informationen wurden isoliert gespeichert, da die Abteilungen ein Flickenteppich aus Excel, E-Mail, Mooncamp und sogar Stift und Papier verwendeten.

Fehlender Überblick über das große Ganze: Mit dem alten Ansatz war es für die Führung unmöglich, zu verfolgen, wie viele Projekte gerade liefen, wer für sie verantwortlich war oder wie sie vorankamen.

Fehlausrichtung der Prioritäten: Es gab keine Transparenz darüber, wie sich Projektverzögerungen auf größere strategische Ziele auswirken oder diese behindern würden.

Lösungen

Zentrale Plattform: Asana ist das einzige Tool, in dem alle Informationen für Aufgaben-, Projekt- und Zielmanagement erfasst werden.

Die „Mutter aller Roadmaps“ (MOAR): Die STANDARD Medien AG hat eine zentrale Portfolioansicht erstellt, in der jedes strategische Projekt mehrfach zugeordnet ist, was Transparenz über den Zeitplan und klare Verantwortlichkeiten bietet.

Strenge Governance: Ein Verhaltenskodex verlangt, dass alle funktionsübergreifenden Aufgaben in Asana erstellt werden.

Ergebnisse

Interne E-Mails abgeschafft: Die unternehmensübergreifende Kommunikation wurde vollständig auf Asana und Teams verlagert.

100 % Transparenz für Führungskräfte: Alle Führungskräfte nutzen Asana, um den Fortschritt zu verfolgen und Prioritäten mit nur einem Klick festzulegen.

Schnelle Innovation: Abteilungen wie das Abonnementmanagement haben die Vorteile von Asana-Formularen erkannt und gehören nun zu den innovativsten Teams im Unternehmen.

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Global

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Technologie

Enterprise

- [Projekte](/features/project-management/projects)

- [Formulare](/features/workflow-automation/forms)

### Highlights
- **Kürzere Bearbeitungszeiten:** Die internen Bearbeitungszeiten des Helpdesks wurden von 5 Tagen auf 12 Stunden reduziert, was die Mitarbeiterzufriedenheit verbesserte. 
- **Schnelleres Onboarding von Kunden:** Der Abschluss von Geschäften und das Onboarding neuer Kunden erfolgt schneller und fehlerfrei, was zu zufriedeneren Kunden führt.
- **Keine versäumte Arbeit mehr:**Projekte und Formulare verhindern, dass Aufgaben verloren gehen und Fristen verpasst werden, was eine schnelle Projektfertigstellung ermöglicht. 
- **Reduktion der administrativen Arbeit:**Übermäßige E-Mails, Meetings und Arbeits-Chats werden reduziert, was mehr Zeit für Deep Work schafft. 

[Athena](https://www.athenago.com/) ist der perfekte Service für vielbeschäftigte Führungskräfte, der sie mit hochqualifizierten virtuellen Assistenten zusammenbringt, die Kalender organisieren, Podcasts veröffentlichen, Geburtstage planen und vieles mehr können. Die Mission des Unternehmens ist es, bemerkenswerte Menschen mit fachkundiger Hilfe zu unterstützen, damit sie ein sinnvolleres Leben führen können. 

Das Remote-First-Unternehmen hat Tausende von Kunden auf der ganzen Welt und über 1.500 Mitarbeiter in den Vereinigten Staaten und auf den Philippinen. Als Athena eine schnelle Wachstumsphase durchlief, traten Herausforderungen im Projektmanagement auf. Kritische Aufgaben wurden oft übersehen, da die Arbeit über Tabellen, E-Mails und Chats verwaltet wurde. Dies führte zu Verzögerungen beim Helpdesk-Support, Unstimmigkeiten bei der Vertragserstellung und verschwendeter Zeit, die für das Entschlüsseln von Projektstatus aufgewendet wurde. 

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, führte das Finanzteam Asana ein, um Gehaltsabrechnungsanfragen zu zentralisieren und zu verwalten. Ihre Reaktionszeiten verbesserten sich so schnell, dass Athena Asana unternehmensweit als Work-Management-Lösung einführte. 

### **Entdecken Sie die Vorteile von Asana**

Das Finanzteam entschied sich zunächst für Asana, um Gehaltsabrechnungsanfragen zu Bankgeschäften, Zahlungsterminen und Steuern zu verwalten. Die Verfolgung dieser Anfragen per E-Mail war eine Herausforderung – viele wurden übersehen und das Team war überfordert. 

Die Verwendung von Asana veränderte die Arbeit des Finanzteams wie folgt: 
- Einen klaren Überblick über den Status von Anfragen für eine einfache Nachverfolgung und Priorisierung
- Weniger E-Mails und Chat-Nachrichten, wodurch Zeit für die Bearbeitung von Anfragen frei wurde   
- Workflows optimiert wurden, sodass Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fristen für alle Teammitglieder klar sind

Inspiriert vom Erfolg des Finanzteams setzten sich Maribeth Villon, Mitbegründerin und Head of Administration, und Ben Organ, Director of Engineering, für die unternehmensweite Einführung von Asana ein. 

Unser Finanzteam begann, Asana zur Verwaltung von Gehaltsabrechnungsanfragen zu verwenden, was die Reaktionszeiten verkürzte. Wir haben Asana dann unternehmensweit eingeführt, um das Projektmanagement und die Zusammenarbeit zu verbessern und so eine schnellere Umsetzung zu ermöglichen.

### **Einführung einer neuen Arbeitsweise**

Athenas Selbstverpflichtung zu einer schnelllebigen, lernorientierten Kultur führte zu einer schnellen Implementierung von Asana. Führungskräfte wie Maribeth und Ben führten die Plattform in ihren Teams ein und betonten, wie wichtig es ist, die Arbeit an einem Ort zu verwalten, um die Effizienz zu steigern. Der [Bericht zur Anatomie der Arbeit 2023](https://asana.com/resources/anatomy-of-work) zeigt, dass 62 % des Arbeitstages mit sich wiederholenden Aufgaben verbracht werden, aber durch verbesserte Prozesse können 4,9 Stunden pro Woche eingespart werden. Die Angestellten erkannten, dass Asana die Verwaltung von Aufgaben erleichterte und ihnen half, ihre Arbeit schneller zu erledigen. Die Angestellten, die mit Technologie vertraut sind, fanden es einfach, Asana ohne große formelle Schulung zu nutzen, da das [Asana Help Center](https://help.asana.com/hc/en-us) ihre Fragen beantwortete. 

Wir arbeiten in einem schnellen Tempo. Dank der intuitiven Oberfläche von Asana nahmen alle die Plattform schnell an und begannen, sie für das Work Management zu nutzen.

### **Das Leben mit zentralem Projektmanagement**

Alle Angestellten bei Athena verwenden nun Asana, um ihre Arbeit zu verwalten, vom Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern bis hin zur Produktentwicklung. Jetzt, da ihre Workflows an einem Ort organisiert sind, arbeiten Teams schneller und sind effizienter. 

Hier erhalten Sie einen Einblick, wie Teams bei Athena Asana verwenden:
- **Die Onboarding- und Offboarding-Prozesse für Angestellte**werden mithilfe von Asana-Vorlagen optimiert, sodass kein Schritt vergessen wird. Jeder Aktionspunkt wird erfasst, von der E-Mail-Erstellung bis hin zur Ressourcenzuweisung. Virtuelle Assistenten sind jetzt vom ersten Tag an einsatzbereit, ohne dass es zu technischen oder administrativen Problemen kommt. 
- Die **Vertragserstellung**dauert dank Automatisierung jetzt nur noch halb so lange. Durch eine [HubSpot-Integration](https://asana.com/apps/hubspot) lösen abgeschlossene Geschäfte sofort eine Aufgabe zur Vertragserstellung aus, die dem Athena-Support-Team zugewiesen wird. Vor Asana dauerte die Vertragserstellung 48 Stunden und manchmal wurden Verträge vergessen. Jetzt dauert der Prozess weniger als einen Tag, und ein Vertrag wird nie vergessen. 
- **Interne Support-Anfragen** wurden zunächst ausschließlich in Asana verwaltet, wodurch die Bearbeitungszeiten von 5 Tagen auf unter 12 Stunden reduziert wurden. Kürzlich wurde [Zendesk](https://asana.com/apps/zendesk) eingeführt und in Asana integriert, wodurch der Helpdesk-Support von Athena für Angestellte noch ausgefeilter wurde. 
- **Die Produktentwicklung** wird mithilfe von Kanban-Boards in Asana verwaltet. Für jedes Produkt gibt es ein Board, in dem Fehlerbehebungen und Entwicklungsziele aufgelistet sind. Außerdem gibt es ein Master-Board, das den Status jedes laufenden Tech-Projekts anzeigt. Dies hilft dem Entwicklungsteam, Sprints zu planen, Ressourcen besser zuzuweisen und Projekte schneller zu erledigen. 
- **Die Kunden-Delegierung**wird mit Asana verwaltet. Die Athena-App lässt sich in Asana integrieren, indem neue Aufgaben für virtuelle Assistenten sofort in Asana-Aufgaben umgewandelt werden. Diese Integration stellt sicher, dass Assistent*innen nie wieder eine Anfrage verpassen.  Viele Kunden bevorzugen es auch, Asana direkt mit ihren Virtual Assistants zu nutzen. 

Asana hat es uns ermöglicht, schneller zu reagieren. Wir sind in der Lage, wichtige Fehlerbehebungen und Funktionsanfragen zu priorisieren. Mit einem klaren Überblick über die gesamte Arbeit in der Entwicklung kann ich unsere Kapazität leicht einschätzen und effektiver planen.

### **Effizienzsteigerung mit Asana**

Teams bei Athena werden Asana weiterhin nutzen, um ihre Arbeit zu verwalten und zusammenzuarbeiten, sowohl intern als auch mit Kunden. Führungskräfte wie Maribeth und Ben möchten Workflows weiter optimieren, indem sie [Portfolios](https://asana.com/features/goals-reporting/portfolios) einführen, [Automatisierungen](https://asana.com/features/workflow-automation) verfeinern und [Integrationsverbesserungen](https://asana.com/apps?category=all-apps) erkunden. Es geht darum, Workflows zu beschleunigen und sicherzustellen, dass alle, von Angestellten bis hin zu Kunden, das Beste aus ihrer Arbeit herausholen.

Athena ist ein Premium-Personal-Assistant-Service, der darauf ausgelegt ist, hochrangigen Fachleuten einen „10-fachen Nutzen“ in ihrem Leben zu bieten. Athena ist nach der griechischen Göttin der Weisheit benannt und baut auf einem Jahrzehnt Erfahrung in der Delegation und Produktivitätssteigerung auf. Der Ansatz des Unternehmens basiert auf drei Säulen: Rekrutierung, Schulung und Delegierung. Durch ein strenges Screening von über 500.000 Kandidaten wählt Athena Assistenten auf der Grundlage ihres Potenzials und ihrer Bereitschaft zu langfristigen Beziehungen aus.

### Bei Viessmann beschleunigt Asana die Zukunftsoffensive