A Givenchy leva a sua visão de luxo para lojas ao redor do mundo com a Asana

Em 1957, o icônico estilista Hubert de Givenchy encomendou uma fragrância para sua querida amiga e musa Audrey Hepburn. Reza a lenda que quando perguntou se poderia lançar o perfume como a primeira fragrância comercial da loja de moda, ela brincou, “Je vous l’interdis!” (“Proíbo você de fazer isso!”). O nome “L’Interdit” ficou, e o produto se tornou um sucesso global com Hepburn como rosto de suas campanhas publicitárias — uma parceria de celebridades inovadora para o seu tempo.

Hoje, a Givenchy permanece como proeminente marca de luxo global, e é subsidiária da LVMH, multinacional francesa sediada em Paris. Ela continua a lançar cosméticos e perfumes ao redor do mundo, e entre as equipes que coordenam e fazem lançamentos está a equipe de produtos, que desenvolve embalagens e fórmulas, e a equipe de experiência do consumidor, que desenvolve o marketing, a marca e a experiência de compra.

Estas duas equipes fundamentais precisam trabalhar em sintonia e interagem com outros departamentos da LVMH, com o financeiro, para cumprir os prazos. Elas também devem seguir a mesma visão abrangente para proporcionar ao comprador uma experiência consistente da marca e dos produtos Givenchy, seja numa loja, no site ou num estande de maquiagem em Paris, Nova York, ou Singapura. Era preciso conseguir coordenar tudo, então a Givenchy criou um novo cargo e adotou a Asana para manter tudo em harmonia.

Um hub central para planejar lançamentos de produtos na Givenchy

A empresa trouxe o líder de planejamento e desenvolvimento da Givenchy em março de 2018 para gerir os lançamentos globais. O líder coordena até 80 projetos simultaneamente para as equipes de Produtos e Experiência do consumidor, desde o conceito até o momento em que produto chega às lojas.

Este é um novo cargo que faz a integração entre as funções, o nexo de todos os esforços para trazer produtos ao mercado. O líder de planejamento e desenvolvimento constrói uma visão completa da marca, dos produtos e serviços. Ele administra os cronogramas de desenvolvimento, supervisiona os trabalhos em andamento e antecipa as necessidades futuras, solucionando problemas com o panorama geral sempre em mente.

Para isso, deve reunir as partes interessadas espalhadas por toda a Givenchy. Ele e sua pequena equipe interagem com 200 pessoas de 19 funções. “Eu trabalho com todos os serviços na LVMH”, explica o líder de planejamento e desenvolvimento, “especialmente com o marketing. Colaboro com a equipe de Experiência do cliente sobre merchandising, ativos digitais, imprensa e educação; com a equipe de Produto sobre embalagens, desenvolvimento, P&D e fórmulas; com a equipe de Finanças sobre prognósticos e definição de preços.”

O novo cargo do líder de planejamento e desenvolvimento marca uma mudança significativa na maneira como a empresa atua. Um de seus principais desafios tem sido aprender a se comunicar de maneira eficaz com as diversas funções na organização, incluindo uma ampla variedade de cargos e gerentes com mais tempo de empresa. Ele também transferiu a gestão de projetos de toda a organização para a Asana.

Passando a fazer a gestão dos projetos na Asana

Antes de a Givenchy implementar a Asana, a equipe de Produto usava um cronograma no Microsoft Project para tentar se manter organizada. Naquela época, a equipe de Experiência do cliente não usava qualquer solução de gestão do trabalho.

Isso dificultava o atendimento dos prazos e a visualização de progresso contínuo. “Não tínhamos como fornecer atualizações, compartilhar e visualizar um calendário unificado para cada lançamento que abrangesse todas as funções”, explica o líder de planejamento e desenvolvimento. Essa falta de coordenação centralizada também dificultou o desenvolvimento de uma experiência do consumidor unificada em todo o material para merchandising, ativos digitais, imprensa e educação.

Com a figura central do líder de planejamento e desenvolvimento implementada, a empresa adotou a Asana como plataforma para reunir e alinhar o trabalho de qualquer pessoa envolvida em um lançamento. Na Asana, foi possível enquadrar em nível macro os mais de 80 projetos simultâneos em andamento.

Realização do lançamento da reformulação do L’Interdit da Givenchy em 2018

Além de proporcionar uma visão de alto nível, a Asana armazena informações completas para o lançamento de produtos, como a renovação da principal fragrância, L’Interdit, em 2018.

Ao fazer o planejamento da experiência do consumidor e dos materiais de lançamento no mercado da L’Interdit, as equipes queriam manter o legado e a elegância da fragrância original, mas com um ar contemporâneo para uma nova geração. A nova cara da fragrância? A sósia de Hepburn, Rooney Mara.

Durante o processo de planejamento, as equipes organizaram uma reunião semanal da força-tarefa que incluía representantes das áreas de comercialização, ativos digitais, imprensa, educação e marketing para compartilhar o progresso, realizar brainstorms e discutir a visão. O líder de planejamento e desenvolvimento e a equipe usaram a Asana para reunir e monitorar todos os prazos que foram discutidos para o lançamento.

Eles também usaram a Asana para armazenar e compartilhar apresentações, relatórios e informações sobre a visão do produto, para que as equipes multidisciplinares pudessem consultá-los a qualquer momento. “É importante que, ao final, todos os participantes tenham colaborado para a mesma visão do produto”, explica o líder de planejamento e desenvolvimento.

Dispor das informações num espaço aberto e acessível como a Asana permite que a equipe elimine e-mails e ligações telefônicas desnecessárias. “Usamos a Asana para evitar discussões sobre os prazos, apresentações e relatórios”, ressalta o líder de planejamento e desenvolvimento. Todos os participantes da força-tarefa essencial e outros (200 colaboradores no total) podem agora acessar a Asana e ver as mesmas atualizações, os mesmos requisitos e os mesmos prazos dos projetos.

O projeto Asana para lançamentos como o do L’Interdit (2018) mostra datas e tarefas relacionadas ao desenvolvimento, formulação, comercialização, ativos digitais, imprensa, animações e ferramentas de treinamento, entre outros.

L’Interdit: lançamento global para o luxo contemporâneo

Foram necessários 18 meses para coordenar e executar o lançamento do novo L’Interdit. Ele foi lançado, sem atrasos, em 2018 para cerca de 120 países em todo o mundo. “Consideramos que o lançamento foi particularmente bem-sucedido”, diz o líder de planejamento e desenvolvimento, “devido à qualidade do produto e à fragrância que se destaca. E estamos particularmente orgulhosos com a experiência do consumidor que concebemos.”

“A Asana é uma ótima solução para a gestão colaborativa de projetos”, continua. “As animações voadoras, como recompensa por concluir as tarefas, a tornam divertida. Todos no marketing têm um unicórnio da Asana colado no notebook.”