성공을 극대화하는 프로젝트 리스크 관리 6단계

프로젝트를 효과적으로 계획하고 관리할 때 프로젝트가 가장 큰 성공을 거둘 수 있습니다. 프로젝트 관리 스킬을 개발하고 확실하게 검증된 프로젝트 관리 완화 전략을 실행하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 하지만 가장 잘 개발된 프로젝트일지라도 리스크가 존재합니다.

프로젝트 리스크를 방지하는 가장 좋은 방법은 리스크에 정면으로 대면하는 것입니다. 리스크 관리 계획을 활용하여 이러한 불확실한 상황에 대비해 사전에 계획을 세우면 프로젝트 팀을 예기치 못한 풍랑 한가운데가 아닌 잔잔한 바다로 이끌 수 있습니다.

리스크 관리 계획을 개발해 본 적이 없다면 이전에 수행했던 프로젝트에서 예상치 못한 리스크로 인해 어려움을 겪은 적이 있을 것입니다. 프로젝트 리스크 관리에 대해 자세히 알아보고 간단한 6단계를 통해 자신만의 리스크 관리 계획을 세워보세요.

프로젝트 리스크 관리 계획이란?

프로젝트 리스크 관리 계획은 아직 발생하지 않은 잠재적 프로젝트 리스크를 식별, 분석하고 이에 대응하는 방법에 대해 상술하는 문서입니다.

프로젝트 리스크 vs 프로젝트 관리의 문제점

• 프로젝트 리스크는 프로젝트 타임라인을 지연되게 하거나 예산을 초과하게 만들거나 어떠한 방식으로든 프로젝트의 성과를 저해하여 프로젝트의 성공에 영향을 미치는 모든 것을 의미합니다.

• 프로젝트의 문제점은 이미 프로젝트의 성공에 영향을 미치고 있는 것을 말합니다. 문제점을 해결하는 것은 선제적 접근 방식보다는 사후에 반응하는 수동적인 접근 방식에 가깝습니다.

효과적인 리스크 관리 계획을 세우면 프로젝트가 진행되는 동안 발생할 수도 있는 잠재적 리스크에 대처하고 이러한 리스크를 완화하여 프로젝트를 예산 내에서 계획대로 진행하고 목표를 달성할 수 있습니다.

프로젝트 리스크 관리를 적용해야 하는 경우

제대로 된 프로젝트 리스크 관리 계획은 리스크가 발생하고 나서 대응하는 것이 아닙니다. 사전에 대처하는 것입니다. 프로젝트 계획을 세우는 단계에서 리스크 관리 계획을 세우는 것이 가장 이상적입니다. 이렇게 하면 리스크와 그에 따른 잠재적 영향을 식별하고 프로젝트를 진행하는 동안 그러한 리스크를 모니터링할 수 있습니다. 예기치 못한 리스크에 무방비로 노출되는 대신 문제가 될 때를 대비하여 리스크를 예의 주시할 수 있습니다.

이미 시작된 프로세스의 프로젝트 리스크에 대처하려면 제약 이론(Theory of Constraints)을 적용하는 것을 고려해 보세요. 제약 이론은 프로젝트나 프로세스에서 가장 취약한 부분을 식별하고 리스크가 미치는 영향에 대응하는 데 도움이 되는 프레임워크입니다.

프로젝트 리스크 관리 6단계

프로젝트 리스크 관리란 잠재적인 리스크를 식별하고, 이에 대비하고 모니터링하는 것입니다. 반드시 모든 프로젝트에서 문제가 발생하는 것은 아니며 모든 것이 순조로운 경우도 있을 수 있습니다. 하지만 사전에 리스크를 평가하고 인시던트를 관리하면 상황에 적절히 대처하고 문제를 빠르게 해결할 수 있어 일정과 예산에 맞춰 모든 프로젝트 목표를 달성할 수 있습니다.

리스크 관리를 시작하려는 단계라면 다음 6단계를 참고하여 프로젝트 리스크 관리 계획을 세워보세요. 다음 프로젝트에 활용할 수 있도록 리스크 관리 계획이 어떤 형태를 띠는지 보여 드리기 위해 Asana의 프로젝트 리스크 계획을 준비했으니 이를 각 단계마다 사용해보세요.

1. 식별하기

리스크를 식별하려면 모든 잠재적 프로젝트 리스크 요인을 하나의 목록으로 모아 프로젝트 리스크 관리 계획을 수립하세요. 리스크 요인은 프로젝트 일정, 예산 또는 성공에 영향을 미칠 수 있는 모든 것을 말합니다.

다음과 같은 다양한 방법으로 리스크 식별 프로세스를 시작할 수 있습니다.

• 프로젝트 관계자에게 물어봅니다. 프로젝트 리스크를 식별하는 최고의 방법은 이해관계자, 경영진, 특정 주제의 전문가에게 묻는 것입니다. 이전에 비슷한 프로젝트를 진행한 적이 있다면 어떤 리스크가 발생했으며 이를 방지하려면 어떻게 해야 하는지 물어보세요. 비슷한 프로젝트를 진행해 본 적이 없더라도 주요 프로젝트 이해관계자와 함께 확인하여 중요한 프로젝트 리스크를 놓치지 않고 파악하세요.

• 프로젝트 팀과 함께 잠재적 리스크를 브레인스토밍합니다. 프로젝트 팀은 프로젝트가 끝날 때까지 프로젝트를 위해 함께 협력하는 사람들로 구성되어 있습니다. 프로젝트를 시작하기 전에 어떤 잠재적 리스크가 예상되는지 물어보세요. 프로젝트와 관련한 중대한 리스크를 식별하기 위해 브레인스토밍 세션을 진행하는 것을 고려해 보세요.

• 가정을 기록하고 승인합니다. 프로젝트 관리 지식 체계(Project Management Body of Knowledge, PMBOK®) 가이드에 따르면 가정(Assumptions)은 프로젝트와 관련하여 사실이 되리라 생각하지만, 실제로 사실임을 보장할 수 없는 모든 것을 의미합니다. 무의식적으로 가정에 기반하여 프로젝트와 관련된 결정을 내리고 있을지도 모릅니다. 가정을 기록하고 검증하지 않고 의사 결정의 기반으로 삼는다면 프로젝트 리스크에 무방비로 노출되게 됩니다. 가정이 실제 사실이 아니라면 프로젝트의 기반이 불안정해져 프로젝트의 성공을 위태롭게 할 수 있습니다.

• 체크리스트를 확인합니다. 팀이나 부서에서 흔히 발생하는 리스크의 체크리스트를 작성했는지 확인하세요. 작성하지 않았다면 향후 프로젝트를 성공적으로 마무리할 수 있도록 준비하기 위해 체크리스트 작성을 시작하세요.

• 리스크 평가 매트릭스를 수행합니다. 리스크 평가 매트릭스는 심각도를 4가지 단계인 매우 심각, 심각, 보통, 경미로 분류합니다. 이를 바탕으로 가장 먼저 대처해야 할 잠재적 리스크가 무엇인지 우선순위를 지정할 수 있습니다. 

중대한 리스크 요인을 파악할 때는 리스크 관리 대장(Risk register)에 리스크 요인을 기재하세요. 이름에서 알 수 있듯이 리스크 관리 대장은 모든 프로젝트 리스크를 기록하기 위한 전용 목록입니다. 리스크 관리 대장은 식별 과정을 통해 발견한 리스크에 관해 다음과 같은 질문에 답할 수 있어야 합니다.

• 이 리스크 요인이 실제로 발생할 가능성은 얼마나 되는가?

• 발생 확률은 어느 정도인가?

• 리스크가 발생할 경우의 영향과 심각함의 정도는 얼마나 되는가?

• 우리 팀의 리스크 대응 계획은 무엇인가?

• 리스크 발생 가능성과 영향을 고려할 때 우선순위는 어떻게 되는가?

• 해당 리스크를 담당하는 사람은 누구인가?

이 단계에서 위의 모든 질문에 대한 답을 찾을 수 없다 해도 걱정하지 마세요. 앞으로 소개할 단계에서 몇 가지 답을 찾을 수 있습니다.

2. 분석하기

식별한 각 리스크의 발생 가능성, 심각도, 대응 계획을 분석하세요. 프로젝트 리스크의 복잡성에 따라 프로젝트 팀이나 주요 이해관계자와 함께 리스크 분석을 수행하는 것을 고려해보세요. 심각도를 판단하려면 리스크가 프로젝트 목표에 어떻게 영향을 미칠지 생각해야 합니다. 예를 들어, 리스크로 인해 타임라인이 지연될지, 예산이 초과될지, 프로젝트 결과물의 효과가 저해될지 등을 고려해야 합니다. 그런 다음, 각 리스크에 대해 대응 계획을 세우세요. 지금은 대응 계획이 반드시 실행 과제일 필요는 없습니다. 그보다는 재빠르게 중심을 잡고 리스크를 해결하기 위해 팀이 해야 할 일이 되어야 합니다.

3. 우선순위 지정하기

리스크의 우선순위를 지정하려면 리스크 관리 대장과 분석을 바탕으로 할 때 발생할 가능성이 가장 높으며 프로젝트의 성공에 악영향을 미칠 가능성이 가장 높은 리스크는 무엇인지 자문해야 합니다. 해결해야 할 가장 중요한 리스크는 발생 가능성과 심각도가 모두 높은 리스크입니다. 모든 잠재적 리스크를 모니터링하고 대응하고 싶겠지만, 가장 주의를 기울이고 자주 확인해야 하는 리스크는 발생 가능성과 심각도가 높은 리스크입니다.

4. 배정하기

이번 단계는 선택 사항이지만, 권장되는 단계입니다. 리스크가 아직 발생하지 않았더라도 미리 리스크 담당자를 배정하면 팀원이 대비할 수 있습니다. 리스크 담당자는 리스크를 모니터링할 뿐만 아니라 리스크 완화 계획을 개발하는 데 핵심적인 역할을 합니다.

5. 모니터링하기

이 단계에 이르면 프로젝트가 시작됩니다. 궁극적인 프로젝트 목표를 향해 원활하게 나아갈 수 있도록 계속 적극적으로 리스크를 모니터링하여 예기치 못한 변수를 피해야 합니다. 이를 위해 다음을 수행하세요.

• 정기적으로 상태 업데이트를 공유하여 프로젝트 팀과 프로젝트 이해관계자가 진행 현황을 파악할 수 있도록 합니다. 리스크 관리는 리스크가 발생하고 나서 대응하는 것이 아니라 사전에 대처하는 것임을 기억하세요.

• 각 리스크 담당자와 비동기식으로 확인합니다. 각 리스크 ‘담당자’는 리스크 요인의 발생 위험을 모니터링해야 합니다. 프로젝트 매니저나 팀 리더는 모든 것이 순조롭게 진행되고 있는지 리스크 담당자와 정기적으로 확인해야 합니다.

• 리스크 관리 대장을 예의 주시하여 업데이트된 내용이 있는지 확인합니다. 리스크의 발생 가능성이 변하거나 리스크 계획이 업데이트되면 이러한 변경 사항을 리스크 관리 대장에 반영해야 합니다. 대부분의 프로젝트 관리 요소와 마찬가지로 리스크 관리 계획은 팀이 프로젝트를 계획대로 진행하기 위해 사용하는 끊임없이 업데이트되는 문서여야 합니다.

협업 또한 리스크 모니터링에 매우 중요합니다. 팀원이 잠재적 문제나 새로운 리스크를 인지하더라도 곧바로 위험을 알릴 수 있는 분위기가 조성되지 않는 경우가 너무나도 많습니다. 팀 협업, 개방성, 솔직함이 장려되는 문화를 조성하는 것이 중요합니다.

6. 대응하기

언제든지 리스크가 실제로 발생하면 대응에 나서야 합니다. 리스크 관리 대장과 리스크 관리 계획이 갖춰져 있으면 훌륭한 비상 대책이 되어 리스크에 효과적으로 대응할 수 있습니다.

리스크 관리가 리스크를 방지하는 데 도움이 되기는 하지만 리스크 방지를 위한 것이 아님을 기억하세요. 그보다 프로젝트 리스크 관리는 리스크에 대비하고 견고한 계획을 마련하여 예기치 못한 리스크에 무방비로 노출되는 일이 없도록 준비하는 것입니다.

Asana의 템플릿 갤러리에서 원하는 템플릿을 고르거나 직접 맞춤형 템플릿을 만들어서 리스크 관리 계획 템플릿을 시작해 보세요. 

프로젝트 리스크 관리의 목표

리스크 관리 계획을 도입하면 팀이 예기치 못한 사건에 대비하는 데 도움이 됩니다. 하지만 사실 모든 프로젝트에 철저한 리스크 관리 계획이 필요한 건 아닙니다. 프로젝트가 비교적 간단하다면 팀원과 간단히 대화하여 잠재적인 리스크에 관해 브레인스토밍하고 이에 대처하기만 하면 됩니다.

범위가 작고 팀원들의 시간을 많이 필요로 하지 않거나 예산이나 업무 가능 인력과 같은 외부 리소스가 필요하지 않은 프로젝트와 이전에 성공적으로 완료했던 프로세스는 리스크 관리 계획이 필요하지 않을 수 있습니다.

여러 부문의 프로젝트 이해관계자가 참여하고 중요한 리소스가 포함된 복잡한 이니셔티브를 진행한다면 프로젝트 리스크 관리 계획을 유용하게 활용할 수 있습니다. 이러한 프로젝트는 팀원들의 시간과 인력을 상당히 투자하거나 대규모 재정적 투자를 계획하는 프로젝트입니다. 리스크 관리 계획을 수립하면 프로젝트 범위 내에서 프로젝트를 진행하여 최종적으로 성공적인 결과를 달성할 수 있습니다.

다음 프로젝트를 계획할 때 프로젝트 리스크 관리를 포함하세요

성공적인 프로젝트에는 훌륭한 계획이 갖춰져 있습니다. 리스크 관리는 계획 수립 프로세스의 초기 단계에서 핵심적인 역할을 합니다. 프로젝트 리스크 관리 전략을 프로젝트 브리프와 같이 초기 단계에 작성되는 프로젝트 계획 수립 문서에 포함하세요. 이렇게 하면 모두가 리스크 관리 계획에 액세스하여 심각한 리스크가 발생하는 경우 적극적으로 대응할 수 있습니다.

프로젝트 계획과 관련하여 더 많은 참고 자료가 필요하시다면 Asana가 목표 추적, 마일스톤 정의, 커뮤니케이션 등 모든 것을 한 곳에서 수행하는 데 어떻게 도움이 되는지 확인해 보세요.